Política de uso de IA en la empresa: modelo y pautas

Tu equipo ya usa inteligencia artificial, lo sepas o no. Alguien en administración le pide a ChatGPT que redacte un recordatorio de pago, alguien en ventas pega una cotización en Gemini para que suene mejor y alguien en recursos humanos resume un legajo con Copilot. Una política de uso de IA en la empresa no está para frenar eso. Está para que se haga rápido y sin que los datos de tus clientes terminen donde no deben.

Esta guía explica qué tiene que decir esa política, por qué cada punto, en qué se apoya en la normativa uruguaya y cómo se pone en marcha. El modelo está más abajo, listo para copiar en un documento de tu empresa y adaptar. Al final vas a encontrar también qué contestar cuando un cliente grande te manda su cuestionario de seguridad y pregunta, entre otras cosas, cómo usás la IA.

Por qué tu empresa necesita una política de uso de IA

Ninguna ley uruguaya le pide a una pyme una «política de IA» con ese nombre. Lo que sí piden la Ley 18.331 y sus decretos son cosas que una política resuelve de una sola vez.

La primera es la seguridad. El artículo 10 de la Ley 18.331 obliga al responsable a adoptar las medidas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos, y dice para qué: evitar su adulteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado, y detectar desviaciones de información, intencionales o no, vengan de la acción humana o del medio técnico. Un trabajador que pega una planilla de clientes en un chat es exactamente una desviación de origen humano. Una regla escrita sobre qué se pega y qué no es, a nuestro juicio, la medida más directa para evitarla.

La segunda es la reserva. El artículo 11 obliga a quienes, por su relación laboral u otra, acceden a datos de una base, a guardar estricto secreto profesional sobre ellos, con remisión expresa al artículo 302 del Código Penal, y esa obligación sigue después de terminada la relación. Alcanza a la administrativa que contesta correos y al pasante que arma reportes. Una política firmada por cada persona es la manera más simple de dejar constancia de que ese deber se conoce.

La tercera es la responsabilidad proactiva. Desde la Ley 19.670, el artículo 12 de la Ley 18.331 pide adoptar medidas técnicas y organizativas y demostrar su efectiva implementación. El Decreto 64/020 lo baja a tierra (artículo 5): las medidas se documentan, se revisan periódicamente y se evalúan, y la documentación tiene que estar disponible si la URCDP la pide. También pide privacidad por defecto: que sólo se traten los datos necesarios para cada fin, incluida su comunicación (artículo 9). Una política escrita, fechada y firmada es documentación que podés mostrar.

Y hay una cuarta pieza, de contexto. La Ley 20.212 (artículo 74) encargó a AGESIC una estrategia nacional de datos e inteligencia artificial que incorpora los principios de la Ley 18.331, y que prevé recomendaciones para las entidades del sector privado. Hoy no hay obligaciones específicas de IA para una pyme, pero el rumbo es claro: la IA se va a mirar con los ojos de la protección de datos. El panorama completo está en inteligencia artificial y protección de datos.

Política de uso de IA: modelo para copiar

Está pensado para un estudio jurídico o un estudio contable, una agencia, una inmobiliaria o una empresa de menos de cincuenta personas. Cambiá lo que va entre corchetes y borrá lo que no corresponda. Una regla que nadie va a cumplir es mejor no escribirla, porque le quita fuerza a las demás.

POLÍTICA DE USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
[Razón social] · versión [1] · [fecha]

1. HERRAMIENTAS AUTORIZADAS
Sólo estas, con la cuenta de la empresa:
· [herramienta], aprobada el [fecha].
Ninguna cuenta personal para asuntos de trabajo.
Una herramienta nueva sólo entra si la aprueba
[nombre y cargo], y se agrega a esta lista con
su fecha.

2. DATOS QUE NUNCA SE PEGAN
En ninguna herramienta de IA, esté o no en la lista:
· nombres, cédula de identidad, RUT, correos,
  celulares ni direcciones de clientes, proveedores
  o trabajadores;
· números de cuenta, datos de tarjetas ni estados
  de cuenta;
· datos de salud, afiliación sindical, religión u
  opiniones políticas, aunque no lleven nombre;
· contraseñas ni claves de acceso a sistemas, como
  las de los servicios en línea de la DGI o del BPS.

3. ANTES DE PEGAR
Todo texto con datos de personas se pega con esos
datos tapados, cambiados por etiquetas como
[PERSONA_1] o [CORREO_1]. Si no se pueden tapar,
el texto no se pega.

4. REVISIÓN HUMANA
Lo que escriba la IA lo lee completo y lo verifica
quien lo firme o lo mande. La IA no decide sobre
contrataciones, despidos, sanciones, créditos ni
cobranzas.

5. SI ALGO SALE MAL
Responsable: [nombre e interno].
Si un dato del punto 2 llega a una herramienta por
error, se le avisa el mismo día, antes de borrar nada.

6. REVISIÓN DE ESTA POLÍTICA
Cada [doce] meses y siempre que entre una herramienta
nueva, cambien las condiciones de una aprobada o
cambie la normativa.

Leí esta política, la voy a cumplir y voy a guardar
reserva sobre los datos personales que trate en la
empresa, también después de dejar de trabajar en ella.
Nombre, fecha y firma: ___________________________

La última frase no es adorno. Repite la idea del artículo 11 de la Ley 18.331: un secreto que no termina cuando la persona deja de trabajar con esos datos. Y la firma con fecha es lo que después vas a poder mostrar si te lo pregunta una aseguradora, un cliente o la URCDP.

Lo de abajo explica cada punto, para que sepas qué cambiar y qué no al adaptarlo.

Herramientas autorizadas: una lista corta y la cuenta de la empresa

El punto 1 es una lista cerrada: lo que no está, no se usa. Parece rígido, pero te ahorra discutir todas las semanas si la extensión que encontró alguien sirve o no. Se decide una vez, se anota con su fecha y se revisa cuando algo cambia.

La cuenta importa tanto como la herramienta. Con una cuenta personal, las condiciones las acepta el trabajador, el historial se va con él y, según el plan, lo que escribe puede usarse para entrenar el modelo. Con la cuenta de la empresa sabés qué condiciones aceptaste y quién tiene acceso. Antes de aprobar una herramienta, revisá qué hace con los datos en el plan que vas a contratar y guardá la versión de las condiciones que aceptaste. Con Claude, ChatGPT o Gemini, lo que pasa con tus conversaciones cambia bastante entre el plan gratuito y el de empresa; en el caso de Anthropic lo detallamos en qué hace Claude con tus datos.

La diferencia también tiene peso legal. Si el proveedor trata los datos por cuenta de tu empresa, funciona como encargado del tratamiento, y la Ley 18.331 le prohíbe usarlos para un fin distinto del contrato o cederlos (artículo 30). Si el trabajador usa una cuenta personal cuyas condiciones permiten al proveedor usar las conversaciones para sus propios fines, lo que hay se parece más a una comunicación de datos a un tercero, que en general necesita el consentimiento del titular (artículo 17).

Un detalle que pocos esperan: en los planes de empresa, el administrador del espacio de trabajo suele poder ver las conversaciones. No es malo, es control, pero tu equipo tiene que saberlo antes de empezar. Si la herramienta guarda un registro que alguien de la empresa puede leer, ponelo por escrito en la política, con reglas generales e iguales para todos, y no revises a escondidas. Si vas a revisar el uso de la herramienta, consultalo antes con tu asesor laboral. En Copilot con cuenta de trabajo pasa algo parecido: la conservación de las conversaciones la fija tu organización.

Otra cosa que conviene definir es qué pasa con los archivos. Subir un PDF o un Excel entero a un chat es pegar todo lo que tiene adentro, incluidas las propiedades del archivo y los comentarios. Si tu equipo trabaja así, agregá una línea al punto 1 o al 3, y contales qué pasa al subir documentos a ChatGPT. Con las fotos pasa lo mismo: una foto subida a un chat es un archivo más, con todo lo que se ve en ella.

Qué datos no se pegan nunca: una lista que se entienda sin pensar

El punto 2 nombra datos concretos y no categorías abstractas, porque «información confidencial» se interpreta y «cédula de identidad» no. En un cierre de mes nadie se detiene a clasificar campos: mira la lista y sabe.

La lista sigue la idea de la Ley 18.331: dato personal es información de cualquier tipo referida a personas determinadas o determinables (artículo 4). Esa última palabra importa. Un número de cédula sin nombre al lado sigue señalando a una persona, y lo mismo un RUT o un número de socio.

El tercer renglón del punto 2 va aparte porque son datos sensibles, que la ley protege con más fuerza: sólo se tratan con consentimiento expreso y escrito, salvo que una ley lo autorice (artículo 18). Por eso el modelo pide no pegarlos ni siquiera sin nombre: un diagnóstico con la edad, el barrio y la fecha de la consulta puede alcanzar para reconocer a alguien. Qué entra en esa categoría, con ejemplos, está en datos sensibles según la Ley 18.331.

Ajustá la lista a tu rubro. En un estudio contable la encabezarían las claves de los servicios en línea de la DGI y del BPS, los estados de cuenta y los estados contables de los clientes. En recursos humanos, los recibos de sueldo, los certificados médicos y la afiliación sindical, como contamos en la guía de IA para recursos humanos. En una inmobiliaria, la copia de la cédula de los inquilinos y de sus garantes, y los recibos de sueldo que se piden para alquilar.

Si querés una lista más larga, con el porqué de cada dato, la armamos en qué datos no compartir con ChatGPT.

Uso responsable de IA generativa: tapar antes de pegar

Una política que sólo prohíbe invita a saltársela en silencio. El punto 3 da la salida: casi cualquier consulta funciona igual con los datos cambiados por etiquetas. Para redactar un recordatorio de pago, la IA necesita el mes de la factura y el tono, no el nombre del cliente. Es lo que el Decreto 64/020 llama minimización y seudonimización entre las medidas de privacidad por diseño (artículo 8). Las diferencias entre las técnicas las explicamos en anonimización de datos personales.

Hacerlo a mano sirve para un correo, pero no para veinte por día. Para eso hicimos Nonimo, una app para Windows y Mac que trabaja antes de que el texto llegue al chat. Cambia por etiquetas los nombres, los correos, los celulares y teléfonos con el +598, las direcciones, el pasaporte y el número de historia clínica. Seleccionás el texto, presionás una tecla y pegás en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot. Cuando copiás la respuesta y presionás la misma tecla, los datos vuelven a su lugar. Tu texto se tapa en tu computadora; a Nonimo no le llega.

Así queda un pedido típico de recursos humanos. Antes:

Trabajadora: Adriana Viera Machado
Correo: cliente@example.com
Teléfono: +598 2900 0000
Pidió licencia por estudio en diciembre y quiere saber cuántos días le corresponden.

Y lo que le llega al chat después de la tecla:

Trabajadora: [PERSONA_1]
Correo: [CORREO_1]
Teléfono: [TELEFONO_1]
Pidió licencia por estudio en diciembre y quiere saber cuántos días le corresponden.

Lo ves todo: cada dato tapado se marca en pantalla y se deshace con un clic. Si un dato queda a la vista (por ejemplo, la cédula o el RUT), seleccionalo y hacé clic en Tapar. Lo mismo con un número de cuenta: si tu consulta lo lleva, tapalo antes de pegar, y por eso el punto 2 del modelo lo nombra igual.

Con esto, el punto 3 deja de depender de la memoria de cada persona. Y si lo que hay que procesar es un archivo completo, nuestras herramientas web tapan los datos de un PDF, un Word o un Excel y te devuelven el documento listo.

Revisión humana: quien firma, revisa

El punto 4 tiene dos partes. La primera es de calidad: la IA se equivoca con aplomo, inventa artículos de leyes, redondea cifras y confunde fechas. Quien firma un documento responde por él, lo haya escrito una persona o un chat. La regla es simple: lo que sale con tu firma o con el logo de la empresa lo leyó entero alguien de la empresa.

La segunda es de trato a las personas. Una decisión sobre un despido, una sanción o un crédito afecta a alguien con nombre y apellido. Un sistema que ordena currículums o evalúa desempeño puede arrastrar sesgos que nadie ve si nadie revisa. El artículo 16 de la Ley 18.331 da a toda persona el derecho a no quedar sometida a una decisión con efectos jurídicos significativos basada en un tratamiento automatizado que evalúe su rendimiento laboral, crédito, fiabilidad o conducta, y a conocer los criterios y el programa usados. Y el Decreto 64/020 pide una evaluación de impacto previa cuando el tratamiento implica crear perfiles (artículo 6). Por eso el modelo deja esas decisiones en manos de una persona: la IA puede ordenar información y proponer un borrador, pero no decide.

Si un dato sale por error

El punto 5 pide un nombre y un interno, no un comité. En una empresa chica, el primer aviso tiene que ir a alguien que esté en la oficina ese día.

«Antes de borrar nada» está ahí a propósito. La reacción natural es borrar la conversación y hacer como si nada. Pero primero hay que anotar qué salió, en qué herramienta, a qué hora y a quién afecta, porque eso es lo que vas a necesitar si después tenés que explicarlo a un cliente o a tu aseguradora. Recién después se borra, sabiendo que borrar el historial no siempre lo saca de inmediato de los servidores del proveedor. Qué guarda OpenAI y por cuánto tiempo lo contamos en ¿es seguro ChatGPT?.

Ese registro tiene además un destino legal. El Decreto 64/020 pide iniciar dentro de las 24 horas los procedimientos para minimizar el impacto de un incidente (artículo 3) y comunicar las vulneraciones a la URCDP en un máximo de 72 horas de conocidas (artículo 4). Qué hacer paso a paso lo explicamos en qué hacer ante una filtración de datos personales.

La política y las reglas internas de trabajo

Acá hay un punto que conviene tener claro, porque es lo primero que va a preguntar quien lleva recursos humanos: ¿puedo imponer esta política?

La forma natural de hacerlo es incorporarla a las reglas internas que ya tenga la empresa, como un reglamento interno o un manual de procedimientos, o entregarla como una comunicación escrita que cada persona firma. A nuestro juicio, la regla de qué se pega en una IA encaja sin forzar nada, porque es una instrucción sobre cómo se trabaja con información de la empresa. Si hay un convenio colectivo o un sindicato en la empresa, revisá con tu asesor laboral si corresponde comunicarla o conversarla antes.

Las sanciones tienen límites y deben ser proporcionadas. Una observación por un descuido no es lo mismo que subir a sabiendas la base de clientes a una herramienta no autorizada: lo segundo puede tener consecuencias mucho más serias, pero eso se analiza caso a caso. Para que una sanción se sostenga, ayuda mucho que la regla estuviera escrita, firmada y explicada antes. Y ante una sanción concreta, consultá a tu asesor laboral: esta guía no reemplaza ese consejo.

La URCDP recuerda entre las obligaciones de las empresas la capacitación de los empleados en lo vinculado al tratamiento de datos personales. Una reunión corta para explicar la política, con su hoja de asistencia, sirve para las dos cosas.

Qué responder al cuestionario de seguridad de un cliente

Si tu empresa presta servicios a una empresa grande, un banco o una aseguradora, tarde o temprano te llega un cuestionario de seguridad de la información. Desde hace un tiempo casi todos traen preguntas sobre inteligencia artificial. No son preguntas de examen: lo que quieren saber es si los datos que te pasan pueden terminar en un chat sin control.

Las preguntas cambian de un cuestionario a otro, pero suelen girar alrededor de estas, y estas son las respuestas que podés dar si aplicaste la política de esta guía. Adaptalas a lo que de verdad hacés.

¿Su organización tiene una política sobre el uso de herramientas de IA generativa? Sí. Política de uso de inteligencia artificial, versión [1] del [fecha], firmada por todo el personal que trata datos de clientes. Podemos mandarla junto con este cuestionario.

¿Qué herramientas de IA están autorizadas y con qué tipo de cuenta? Sólo [herramienta], con cuenta de empresa administrada por [cargo]. Las cuentas personales están prohibidas para tareas de trabajo.

¿Se ingresan datos personales o confidenciales del cliente en herramientas de IA? No de forma identificable. Los nombres, números de documento, correos, celulares y direcciones se tapan en la computadora de cada persona antes de pegar, con una herramienta y, donde la herramienta no llega, a mano, y se reemplazan por etiquetas. Los datos sensibles y los bancarios no se pegan.

¿Cómo se asegura que eso se cumpla? Con una herramienta instalada en los equipos de quienes trabajan con datos de clientes, que tapa esos datos en el momento de pegar, y con la firma de la política por cada persona. [Si corresponde: la extensión del navegador la instala el área de informática por política.]

¿Quién revisa los resultados generados por IA? La persona que firma o manda el documento lo lee completo y lo verifica. La IA no toma decisiones sobre personas.

¿Tienen un procedimiento ante incidentes que involucren IA? Sí. Responsable designado [cargo], aviso interno el mismo día, registro de qué dato salió, en qué herramienta y a quién afecta, evaluación de la comunicación a la URCDP dentro de las 72 horas del Decreto 64/020, y aviso al cliente en el plazo que fije nuestro contrato con él.

¿Los datos salen del Uruguay? Los proveedores de IA aprobados procesan la información fuera del Uruguay. Por eso los datos personales del cliente no se pegan en forma identificable: lo que llega al proveedor es el texto con etiquetas.

¿Con qué frecuencia se revisa la política? Una vez al año y cada vez que se incorpora una herramienta, cambian las condiciones de una aprobada o cambia la normativa. Última revisión: [fecha].

Dos consejos que valen para todo el cuestionario. El primero: no contestes «sí» a algo que no podés mostrar. Mejor un «todavía no, va a estar lista el [fecha]» que una afirmación que se cae al primer pedido de respaldo. El segundo: guardá la versión que mandaste. Si el año que viene te llega el mismo cuestionario, vas a querer contestar igual o explicar qué cambió.

Las solicitudes de seguro de ciberseguridad hacen preguntas parecidas, y lo que respondas ahí puede pesar el día que tengas un siniestro. Lo contamos en el seguro de ciberseguridad cuando la fuga es por IA.

Cómo ponerla en marcha en un mes

1. Elegí las herramientas. Una o dos, con cuenta de empresa. Leé sus condiciones de privacidad antes de aprobarlas y anotá la fecha en que lo hiciste.
2. Ajustá la lista del punto 2 a los documentos de tu rubro. Un corredor de seguros, por ejemplo, va a agregar la póliza y la denuncia de siniestro.
3. Instalá lo necesario para tapar en las computadoras de quienes trabajan con datos de clientes, para que el punto 3 se cumpla sin esfuerzo. Si son muchos, el área de informática puede instalar la extensión del navegador por política.
4. Decidí dónde vive la política: en el reglamento interno, en el manual de procedimientos o en una comunicación firmada.
5. Explicala en una reunión corta, con ejemplos reales de tu oficina y los datos ya tapados. Diez minutos con un caso concreto valen más que el documento entero leído en voz alta.
6. Juntá las firmas y guardalas con la versión y la fecha. Esa hoja es el respaldo que te piden en el cuestionario de un cliente o en la solicitud de un seguro, y es parte de la documentación que la URCDP puede pedir.

Si tu empresa presta servicios profesionales, la política tiene una pieza gemela hacia afuera: la cláusula de IA en el contrato de servicios profesionales, que le cuenta al cliente cómo trabajás con la IA. Si sos abogado, la política es también la forma de cuidar el secreto profesional al usar inteligencia artificial.

Si sos contador, el mismo criterio sirve para el estudio contable, con las claves de la DGI y del BPS y los estados de cuenta al principio de la lista. Y si trabajás en una intendencia, el modelo te sirve de base, pero tu marco suma las reglas propias del sector público, empezando por la obligación de las entidades públicas de designar un delegado de protección de datos (Decreto 64/020, artículo 10).

Lo que la política no hace sola

Una política es una hoja. Lo que la vuelve real es que la gente sepa cumplirla sin pensar. Por eso el punto 3 es el corazón del modelo: si tapar los datos cuesta una tecla, la regla se cumple; si cuesta cinco minutos de edición a mano, la regla se cumple el primer día y después no.

Tampoco reemplaza el criterio. Va a haber textos que, aun sin nombres, cuentan demasiado: un conflicto único en una localidad chica, una cifra que salió en la prensa, una combinación de edad, cargo y fecha que alcanza para saber de quién se habla. Ahí la pregunta que tiene que hacerse cada persona es simple: ¿alguien que conozca el caso lo reconocería leyendo esto? Si la respuesta es sí, se cambian también esos detalles.

Y no reemplaza la revisión. Cada año, o cuando una herramienta cambie sus condiciones, sentate media hora con la política, revisá qué se cumplió y qué no, y corregí lo que haga falta. Una política que se revisa es una política que se usa. Más en la página de seguridad.

Fuentes

Consultadas el 24 de octubre de 2026 en IMPO y gub.uy.

• Ley 18.331, de Protección de Datos Personales, Documento Actualizado. Texto en IMPO. Artículos 4, 10, 11, 12, 16, 17, 18 y 30.
• Decreto 64/020. Texto en IMPO. Artículos 3 a 6, 8, 9 y 10.
• Ley 20.212, artículo 74. Texto en IMPO.
• Código Penal, artículo 302. Texto en IMPO.
• Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales: obligaciones de la ley.

Lo de arriba resume la normativa uruguaya y no reemplaza la opinión de un abogado sobre tu caso concreto.