Anonimizá tu Excel: sacá los datos antes de subirlo a la IA

Anonimizar datos en Excel antes de subir el archivo a una IA es el paso que más se saltea, y es justo el archivo que más gente junta: los sueldos del mes, toda la cartera de clientes, todos los propietarios de un edificio. Con la herramienta de esta página subís el .xlsx y en segundos lo descargás con los datos personales cambiados por etiquetas, y con los montos intactos para que la IA pueda trabajar con ellos.

Funciona con planillas de sueldos, listados de clientes, cobranzas, gastos comunes, bases de interesados y estados de cuenta exportados. No guardamos tu archivo. Te lo devolvemos como el mismo Excel, en TXT o listo para copiar. Si el sistema te entrega la exportación en CSV, hay una herramienta para el CSV y el texto.

Cómo anonimizar datos en Excel, paso a paso

1. Prepará una copia del libro

Trabajá siempre sobre una copia. Antes de subirla, mostrá las hojas, filas y columnas ocultas, y preguntate qué necesita la IA para tu pregunta. Si querés saber cuánto debe cada propietario de gastos comunes, le alcanzan la unidad y el saldo: las demás columnas sobran, y lo que sobra se elimina de la copia, no se vuelve a ocultar. Para decidir columna por columna sirve la lista de datos que no conviene compartir con una IA.

Las columnas que conviene eliminar casi siempre: la cédula, el RUT, la cuenta bancaria, el número de pasaporte, la fecha de nacimiento si no hace a la pregunta, y la de observaciones, donde cada uno escribió lo que quiso.

2. Subí el Excel

Arrastrá el .xlsx a la herramienta o elegilo con el botón.

Si el libro es un .xls viejo, abrilo en Excel y guardalo como .xlsx antes de subirlo. Si es un .xlsm con macros, la copia que descargás va sin ellas.

3. Revisá lo que se tapó

La herramienta cambia cada dato personal del libro, como un nombre, un correo, un celular o una dirección, por una etiqueta que dice qué había, y te lo muestra marcado para que lo revises.

Los montos, las fechas de pago, los conceptos y los totales quedan como están. Y cada persona conserva su número en todo el libro: si un propietario aparece en la cuota de noviembre y en la de diciembre, en las dos es la misma etiqueta. Así la IA puede sumar, comparar o detectar atrasos por persona sin saber quién es.

Cada dato tapado se deshace con un clic. Revisá siempre la columna de nombres: para eso está el botón Tapar columna, en el encabezado de cada columna, que la tapa entera de una vez. En la lista de lo que se tapó también podés desmarcar un tipo de dato para dejarlo a la vista, o abrirlo y elegir uno por uno. Y si en una fila suelta un dato quedó a la vista, seleccionalo y hacé clic en Tapar.

4. Descargá el mismo Excel

Descargá el mismo archivo con los datos ya tapados, bajalo en TXT o copialo para pegarlo en tu IA. El libro conserva sus hojas, sus columnas y sus cifras. Los gráficos se mantienen, y los datos que los alimentan van tapados. Si el original traía macros, la copia va sin ellas. Si traía partes que no se pueden tapar, como tablas dinámicas o comentarios, la copia sale sin algunas de ellas, y la herramienta te lo avisa debajo de la descarga. Si el informe va a un tercero exportado en PDF, ponerle una marca de agua al PDF deja claro para quién es la copia.

Antes de compartirlo, revisalo. Un Excel tiene una trampa que un contrato no tiene: cada fila es una persona. Si sacás el nombre pero dejás el cargo, la sucursal y la fecha de ingreso, en una empresa de veinte personas cualquiera sabe de quién se trata. Y si el listado trae certificaciones médicas o diagnósticos, son datos sensibles que conviene sacar a mano.

Así queda una planilla de gastos comunes

Un informe de saldos pendientes de una administración de edificios, con datos de ejemplo:

Propietario	Correo	Teléfono	Unidad	Saldo gastos comunes	Vencimiento
Graciela Olivera Cardozo	cliente@example.com	+598 99 000 000	Apto. 101	4.850,00	10/11/2026
Rubén de León Pereyra	pagos@example.com	+598 2900 0000	Apto. 302	2.925,50	10/11/2026
Graciela Olivera Cardozo	cliente@example.com	+598 99 000 000	Apto. 101	1.400,00	10/12/2026

Después de pasar por la herramienta:

Propietario	Correo	Teléfono	Unidad	Saldo gastos comunes	Vencimiento
[PERSONA_1]	[CORREO_1]	[TELEFONO_1]	Apto. 101	4.850,00	10/11/2026
[PERSONA_2]	[CORREO_2]	[TELEFONO_2]	Apto. 302	2.925,50	10/11/2026
[PERSONA_1]	[CORREO_1]	[TELEFONO_1]	Apto. 101	1.400,00	10/12/2026

Datos de ejemplo: los nombres son inventados, los teléfonos son de ceros y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

Fijate en la primera y la tercera fila: la misma propietaria sale con la misma etiqueta, así que la IA puede sumar sus dos cuotas sin saber quién es. Ahora le podés pedir que redacte un recordatorio de pago para cada fila, que calcule el total vencido o que ordene a los propietarios por saldo, y la respuesta te llega con las mismas etiquetas. Vos sabés quién es cada uno.

Y una cosa más: la columna Unidad quedó como estaba. En un edificio de doce apartamentos, «Apto. 101» identifica a una familia tan bien como su apellido. Si la IA no necesita la unidad para tu pregunta, eliminala de la copia; si la necesita, cambiala por un código.

La cédula y el RUT en Excel

Casi todo Excel uruguayo trae una columna de cédula, y muchos, una de RUT: la del proveedor en una planilla de pagos, la del cliente en una de facturación. Para la mayoría de las preguntas no hacen falta, así que lo más simple es eliminarlas de la copia antes de subirla. Si necesitás un identificador por persona, usá la etiqueta que pone la herramienta en la columna del nombre, o un código propio como los de la sección de fórmulas más abajo. Y si una columna así se queda, revisá el resultado: si un dato queda a la vista (por ejemplo, la cédula o el RUT), seleccionalo y hacé clic en Tapar, o usá Tapar columna.

Un detalle que conviene saber: si la cédula está escrita sin puntos ni guion, Excel la trata como un número, y una fórmula o un formato mal puesto la puede mostrar redondeada o con decimales. Si la vas a usar para cruzar dos hojas antes de eliminarla, dale formato de texto a esa columna primero. Por qué no conviene que el número circule lo explicamos en qué pueden hacer con tu número de cédula.

Ocultar datos en Excel no es lo mismo que taparlos

Mucha gente busca «ocultar datos en Excel» y encuentra cómo ocultar una columna o darle formato a una celda para que no se vea. Sirve para imprimir una hoja más limpia o para trabajar más cómodo, pero no saca nada del archivo. Un .xlsx es un paquete con varios archivos adentro: uno dice qué hojas tiene el libro y cuáles están ocultas, cada hoja vive en su propio archivo, las notas van aparte. Excel te muestra una parte. El resto sigue en el archivo que subís, y la IA lo lee entero. Si exportás la hoja a PDF, pasa algo parecido con el autor y el programa que quedan en el archivo: lo vemos en cómo quitar los metadatos de un PDF.

lo que parece oculto	qué hace Excel	¿lo lee otro programa?
Una columna oculta	deja de mostrarla	sí, con todos sus valores
Una hoja oculta	saca su pestaña	sí, completa
Una celda con formato ;;;	la pinta en blanco	sí, el valor sigue adentro
Una celda con letra blanca	la hace invisible en pantalla	sí, igual que las demás
Una nota en una celda	muestra sólo un indicador	sí, con el nombre de quien la escribió
Un filtro aplicado	esconde las filas que no cumplen	sí, todas las filas

Por eso el primer paso es mostrarlo todo y borrar lo que sobra, antes de subir nada. Con un PDF tachado en negro pasa lo mismo: lo que la pantalla esconde sigue en el archivo, como contamos en cómo censurar un PDF de verdad.

Cómo mostrar todo lo oculto de un libro

En una copia, antes de subirla (los nombres de menú son los de Excel en español):

1. Hojas ocultas: clic derecho en cualquier pestaña y Mostrar. Si la opción está gris, no hay hojas ocultas.
2. Filas y columnas ocultas: seleccioná toda la hoja con el triángulo de la esquina, clic derecho en el encabezado de una columna y Mostrar. Después lo mismo con las filas.
3. Filtros: en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, Borrar, para que se vean todas las filas.
4. Notas y comentarios: en Revisar, mostrá todas las notas y los comentarios, y eliminá los que no hagan falta. En un Word que acompaña al libro, lo mismo vale para el control de cambios.
5. Nombres definidos: en Fórmulas, Administrador de nombres. A veces un rango con nombre apunta a una hoja que ya borraste o a otro libro.

Hay un atajo que revisa casi todo eso de una vez: el Inspector de documento. En Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento, Excel busca comentarios, propiedades con el autor, hojas ocultas, filas y columnas ocultas y contenido invisible, y te ofrece quitarlos. Usalo sólo en la copia: Quitar todo en filas y columnas ocultas las borra, no las muestra, y lo que quita puede no volver con Deshacer. En PowerPoint, el mismo inspector sirve para quitar las notas del orador de una presentación.

Si después de mostrar todo aparece una hoja con la base completa de clientes que nadie recordaba, eliminala antes de subir el libro.

Anonimizar nombres en Excel a mano, con fórmulas

Si el libro no puede salir de tu computadora, Excel mismo te deja cambiar los nombres por códigos. Lleva unos minutos y conviene hacerlo siempre igual:

1. Trabajá en una copia y mostrá todo lo oculto, como en el paso 1.
2. Armá una hoja de equivalencias. Copiá la columna de nombres a una hoja nueva, quitá los duplicados (Datos, Quitar duplicados) y al lado escribí un código para cada uno, por ejemplo con la fórmula =“CLIENTE_“&FILA()-1 arrastrada hacia abajo.
3. Reemplazá en la hoja principal. En una columna nueva, usá BUSCARV (o BUSCARX en las versiones nuevas) para traer el código de cada nombre desde la hoja de equivalencias. El separador de los argumentos depende de la configuración regional de tu computadora: con coma decimal, que es lo habitual en Uruguay, Excel usa punto y coma, =BUSCARV(A2;Equivalencias!A:B;2;FALSO). Si te marca error, tu configuración usa coma: cambiá los punto y coma por comas. Después copiá esa columna y pegala como valores (Pegado especial, Valores), para que no quede la fórmula apuntando a los nombres.
4. Borrá las columnas originales de nombre, cédula, RUT, correo, celular y dirección.
5. Sacá la hoja de equivalencias del libro. Movela a otro archivo que no sale de tu computadora. Si queda en el mismo libro, aunque la ocultes, viaja con él.

Al final tenés lo mismo que hace la herramienta, con la diferencia de que vos guardás la tabla para volver a poner los nombres. Es más trabajo, y es fácil olvidarse de una columna de observaciones o de una hoja que nadie miraba, así que repasá la lista de lo oculto antes de mandar el archivo.

Si el libro está en Google Sheets

La herramienta trabaja con archivos .xlsx. Desde Google Sheets, en Archivo, Descargar, elegí Microsoft Excel (.xlsx), y subí ese archivo. Lo que descargues ya tapado lo podés volver a abrir en Sheets si preferís. Tené en cuenta que una planilla compartida con «cualquier persona que tenga el vínculo» la puede abrir cualquiera que reciba ese enlace: para compartirla sin datos, compartí la copia tapada.

Recibos de sueldo, el BPS y la mutualista: lo que hay que mirar

Algunas cosas son propias de cómo se arman los Excel en Uruguay:

• La cédula y el RUT. Los sistemas de sueldos y de facturación electrónica los exportan de mil formas: la cédula con puntos y guion o como número sin puntos, el RUT del proveedor en una columna aparte. Si la IA no los necesita, eliminá esas columnas o cambialas por un código.
• Los aportes y las retenciones. Las columnas de aportes al BPS, FONASA o IRPF no identifican solas, pero dicen mucho de una persona: el aporte al FONASA, por ejemplo, cambia según la situación familiar de cada uno. Si la IA no las necesita, sacalas.
• La mutualista. Muchas planillas de personal traen a qué mutualista está afiliado cada trabajador. Junto con una certificación médica, lleva directo a la salud. Si no hace falta, fuera.
• La cuenta del banco. Es común en las planillas de pago de sueldos y en las que se suben a la banca de empresas. Si la IA no la necesita, eliminá esa columna.
• Los montos. En Uruguay se escriben con punto de miles y coma decimal: 4.850,00. La herramienta no toca los montos, así que salen igual que entraron.

El caso más delicado es el Excel de sueldos, del que salen los recibos de sueldo de cada trabajador. Para preguntarle a la IA cómo calcular un aguinaldo, un salario vacacional o una licencia no gozada, no hacen falta ni el nombre ni la cédula: alcanzan las fechas, el salario y los conceptos. Si el libro trae certificaciones médicas, tené presente que la Ley 18.331 cuenta los datos que revelan la salud entre los datos sensibles. Cómo usar IA en el área de personas sin exponer a nadie lo vemos en la guía de IA para recursos humanos.

Para qué se usa en el estudio contable, en recursos humanos o en la inmobiliaria

• Estudios contables que le piden a la IA que concilie, clasifique o explique movimientos de varios clientes a la vez, o que arme el resumen mensual de vencimientos de la DGI y el BPS. Lo contamos en IA para estudios contables.
• Recursos humanos, con la planilla que lleva nombre, cédula, correo y celular de cada persona, y que se sube a un chat para calcular la licencia, el aguinaldo o una liquidación de egreso.
• Médicos y policlínicas con la agenda o los cobros de sus pacientes en un Excel, con nombre, correo y mutualista.
• Inmobiliarias y administraciones de edificios con cobros de alquileres, gastos comunes o seguimientos de interesados. Lo contamos en IA para inmobiliarias.
• Corredores de seguros con la cartera de renovaciones del mes, con el nombre, la póliza y el vencimiento de cada asegurado.
• Intendencias y municipios con listados de beneficiarios de un programa o de solicitudes de vecinos, que quieren analizarlos sin exponer a nadie. Lo contamos en IA en las intendencias.

Si lo que vas a compartir es el contrato o la carta que acompaña al Excel, usá la herramienta para tapar datos en Word.

Qué pedirle a la IA con el Excel anonimizado

El Excel tapado sirve para casi todo lo que se le pide a una IA con una planilla, porque lo que importa son los números y la estructura, no quién es cada fila:

• Calcular: el total vencido, el promedio por cliente, los días de atraso de cada fila.
• Ordenar y agrupar: por saldo, por mes, por sucursal.
• Detectar: pagos duplicados, montos fuera de lo normal, filas incompletas.
• Escribir: un recordatorio de pago por fila, un resumen para el dueño, una explicación de una diferencia.
• Armar fórmulas: pedirle que te escriba la fórmula que necesitás, explicándole las columnas.

Para lo último ni siquiera hace falta subir el archivo: alcanza con describirle las columnas. Es la forma más segura de usar IA con Excel, porque no viaja ningún dato.

Una base de clientes sin datos personales: qué columnas necesita la IA

La forma más segura de anonimizar datos en Excel es no subir lo que no hace falta. Antes de tapar, mirá qué le vas a preguntar a la IA y quedate sólo con las columnas que necesita para contestar:

la pregunta	lo que necesita	lo que sobra
¿Cuánto debe cada propietario?	un identificador por fila y el saldo	correo, celular, cédula, cuenta
¿Qué clientes pagan tarde?	identificador, fecha de vencimiento y fecha de pago	dirección, cédula, observaciones
¿Cuántos días de licencia le quedan a cada trabajador?	identificador, fecha de ingreso y días tomados	cédula, mutualista, aportes, dirección
¿Qué productos se venden más por mes?	producto, fecha y monto	todo lo del cliente
Redactá un recordatorio de pago	identificador, monto y vencimiento	todo lo demás

El identificador puede ser la etiqueta que pone la herramienta, [PERSONA_1], o un código que armes vos. Lo que no hace falta casi nunca es el nombre real.

Los errores más comunes

• Ocultar en vez de borrar. La columna oculta viaja entera.
• Olvidarse de las otras hojas. El libro de cobranzas trae una hoja «Base» con todos los datos de los clientes.
• Dejar la columna de observaciones. Es donde aparecen el nombre del garante, un celular escrito a mano o el motivo de un atraso.
• Subir el original en vez de la copia. Ponele a la copia un nombre que lo diga, como «cobranzas-tapado.xlsx».

Anonimizar no siempre alcanza: el problema de las filas

La palabra anonimizar promete más de lo que una herramienta puede dar sola. Tapar el nombre, el correo y el celular de una fila es cambiar un dato por otro: la persona sigue ahí, con otro nombre, y quien tenga el archivo original la puede volver a unir.

La Ley 18.331 define en su artículo 4 el dato personal como la información de cualquier tipo referida a personas físicas o jurídicas determinadas o determinables. La palabra que importa es «determinables»: una fila sin nombre sigue siendo un dato personal si, con lo que queda, se puede llegar a la persona. Lo que hace la herramienta, con etiquetas que vos podés volver a cambiar por los nombres, es una seudonimización: el texto que circula no dice quién es, pero vos lo sabés. Para que un dato deje de ser personal de verdad, nadie tiene que poder saber de quién es, ni siquiera cruzándolo con otra información. En un Excel, eso pide más que tapar las columnas de identidad: pide mirar las combinaciones, como cargo más sucursal más fecha de ingreso, o barrio más edad más profesión.

La diferencia y cómo se hace en la práctica la contamos en anonimización de datos personales.

Para el uso de todos los días, como pedirle a una IA que redacte recordatorios o sume saldos, tapar las columnas de identidad y sacar las que sobran es lo razonable. Para publicar una base o entregarla a un tercero que no tiene por qué saber nada, hace falta ir más allá. Qué más implica la ley para quien usa IA en el trabajo lo resumimos en inteligencia artificial y protección de datos.

Si el Excel ya llegó a la IA

Si ya subiste el libro con los datos a la vista, borrá la conversación y revisá qué guarda el servicio. Si el archivo tenía datos de muchos clientes o trabajadores, puede tratarse de una filtración: mirá a quién llegó, por qué canal y qué datos traía, antes de decidir a quién avisar. Los pasos están en qué hacer ante una filtración de datos personales.

Lo que hace la herramienta con tu libro

No guardamos tu archivo, y no necesitás cuenta.

La herramienta sirve para un libro suelto. Si trabajás con Excel todos los días, la app de Nonimo lo hace en tu computadora con una tecla y te devuelve tus datos reales en la respuesta de la IA. Tu texto se tapa en tu computadora; a Nonimo no le llega.