IA en la escribanía: cómo usarla sin exponer datos

La inteligencia artificial para escribanos casi no aparece en lo que se publica en Uruguay. Se escribe mucho de IA para abogados y casi nada de la escribanía. Pero en muchas escribanías de Montevideo y del interior alguien ya le pide a ChatGPT que revise la redacción de un poder, que compare dos versiones de una promesa de compraventa o que prepare la respuesta a un cliente que pregunta qué papeles traer para vender un apartamento.

Esta guía explica qué datos maneja una escribanía, qué reglas uruguayas se aplican a esos datos y cómo usar la IA sin que el nombre, la cédula o el domicilio de los otorgantes terminen en el servidor de un tercero. Lo que no pudimos verificar en la norma, no lo afirmamos.

Inteligencia artificial para escribanos: lo que ya se hace en la escribanía

Los usos más comunes de la IA en una escribanía, según lo que vemos en oficinas que trabajan con documentos parecidos, son estos:

• Revisar la redacción de promesas de compraventa, poderes, contratos de alquiler y acuerdos antes de llevarlos a escritura o de certificar las firmas.
• Comparar versiones de un borrador que el abogado o la inmobiliaria de una de las partes modificó.
• Resumir antecedentes largos: una cadena de títulos con varias transmisiones, los estatutos de una sociedad, una sucesión con varios herederos.
• Responder consultas frecuentes: qué traer para un poder, qué se necesita para una certificación de firmas, qué documentación pide una compraventa.
• Ordenar el trabajo interno: listas de pendientes, modelos de texto, instructivos para quien atiende la entrada.

Los dos últimos casi nunca llevan datos personales. Los tres primeros, casi siempre. Y ahí está todo el tema de esta guía.

El escribano público y el Reglamento Notarial: lo que dice la norma sobre los datos

En Uruguay, el ejercicio de la función notarial está regulado en detalle por el Reglamento Notarial, aprobado por la Acordada 7.533 de la Suprema Corte de Justicia, del 22 de octubre de 2004, y modificado después por otras acordadas. Para el tema de esta guía importan tres ideas de ese reglamento.

La primera son los registros. Las escrituras públicas que se otorgan ante el escribano quedan asentadas, por orden de fecha, en su Protocolo, que es uno de los Registros Notariales que lleva.

La segunda es la reserva. Los Registros Notariales son, en general, reservados: el Reglamento limita quiénes pueden examinarlos, y en esa lista están el Poder Judicial en los casos previstos, las partes con sus causahabientes y apoderados, y la Caja Notarial. Un proveedor de IA no está entre ellos. Y la conservación e integridad de los Registros mientras están en poder del escribano es responsabilidad suya.

La tercera es el contenido de la escritura. La comparecencia identifica a cada otorgante con nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, domicilio y número de cédula de identidad y, según el caso, con el RUT, las nupcias y el nombre del cónyuge. Es decir: casi todo lo que identifica a una persona, en pocas líneas. Si la cédula se copia a mano, conviene comprobar su dígito verificador: una cifra mal copiada en una escritura da trabajo después.

Una precisión sobre la fuente: leímos el texto del Reglamento tal como se publicó en el Diario Oficial en 2004, y acordadas posteriores modificaron algunos de sus artículos. Por eso acá lo resumimos sin citar números de artículo; antes de citarlo en un escrito, conviene confirmar la redacción vigente.

A eso se suman dos normas generales. El artículo 302 del Código Penal castiga a quien, sin justa causa, revela secretos que conoció en razón de su profesión, cuando eso causa perjuicio. Y la Ley 18.331 de protección de datos personales alcanza a la escribanía como a cualquier oficina que guarda datos de personas: le pide medidas de seguridad y confidencialidad (artículo 10) y obliga a quienes acceden a esos datos a guardar reserva (artículo 11). Desde el Decreto 64/020, una vulneración de seguridad que afecte datos personales se comunica a la URCDP dentro de las 72 horas.

¿Qué tiene que ver todo esto con la IA? Que pegar un borrador con los datos de los otorgantes en un chat externo es poner esa información en el servidor de un tercero, fuera del control de la escribanía. Con los datos tapados antes de pegar, a la herramienta sólo llega el texto jurídico.

Una precisión honesta: no encontramos ningún pronunciamiento de la Asociación de Escribanos del Uruguay ni de la Suprema Corte de Justicia sobre el uso de la IA en la función notarial. Lo que sigue es criterio práctico, no una regla gremial.

Escritura pública con ChatGPT: qué quitar antes de pegar

Una escritura pública o su borrador reúne en pocas líneas casi todo lo que identifica a una persona: nombre completo, número de cédula, estado civil, nupcias, domicilio y, según el acto, el padrón del inmueble, el precio, la forma de pago y hasta la cuenta bancaria. Cada tipo de documento tiene su punto delicado:

• Poderes. El nombre y la cédula del poderdante y del apoderado, el domicilio y las facultades. Las facultades son lo que interesa revisar con la IA; los nombres no aportan nada a esa revisión.
• Promesas de compraventa y compraventas. Promitente vendedor y promitente comprador, cónyuges que intervienen, el inmueble con su padrón, el precio, la seña y el préstamo hipotecario. El precio y la forma de pago, en especial, cuentan mucho de la economía de una familia.
• Testamentos. Acá no hay discusión: la IA no debería ver nunca un testamento con datos reales. Si hace falta ayuda con una cláusula, se escribe en abstracto.
• Sociedades. Socios, aportes, cargos y, a veces, el domicilio particular de los directores.
• Sucesiones. Nombres de herederos, parentescos, fechas de fallecimiento, bienes del acervo.
• Certificaciones de firmas y actas. El contenido muchas veces es un conflicto: una deuda, un reclamo, una intimación. Es información que la persona no querría ver circulando.

La regla práctica es la misma para todos: la IA necesita el texto jurídico, no la identidad de las personas. Una cláusula de facultades se revisa igual con [PERSONA_1] que con el nombre real. Y si al legajo se agrega un certificado médico, como pasa en algunos poderes de personas mayores, el dato de salud pide aún más cuidado: lo contamos en historia clínica e IA.

Así queda una promesa de compraventa con los datos tapados

Para esto hicimos Nonimo, una app para Windows y Mac que trabaja en la computadora antes de que el texto llegue al chat. Cambia por etiquetas los datos personales, como nombres, correos, celulares y teléfonos con el +598, direcciones o el número de pasaporte, y los marca en pantalla para revisarlos.

Este es el texto que alguien de la escribanía quiere pegar:

Promitente vendedora: Graciela Olivera Cardozo
Promitente compradora: Martina Acosta Rivero
Dirección: Calle Inexistente 0, Montevideo
Correo: cliente@example.com

Pedido: revisar esta cláusula de la promesa de compraventa e indicar si queda claro qué pasa si la compradora no consigue el préstamo hipotecario.

Y esto es lo que le llega al chat después de presionar la tecla, tal como sale de Nonimo:

Promitente vendedora: [PERSONA_1]
Promitente compradora: [PERSONA_2]
Dirección: [DIRECCION_1]
Correo: [CORREO_1]

Pedido: revisar esta cláusula de la promesa de compraventa e indicar si queda claro qué pasa si la compradora no consigue el préstamo hipotecario.

Datos de ejemplo: los nombres son inventados, la calle no existe y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

La IA puede revisar la condición del préstamo con la misma calidad. Cuando se copia la respuesta y se presiona la misma tecla, los nombres y la dirección vuelven a su lugar. El texto se tapa en la computadora; a Nonimo no le llega.

Hay datos que en una escribanía aparecen seguido y que conviene revisar con atención: el número de padrón, la matrícula de un vehículo, un número de cuenta en la cláusula de pago, la cédula de un otorgante escrita en medio de un párrafo. Si alguno queda a la vista, se selecciona y se tapa con un clic, o mejor todavía, no se pega: para revisar la redacción de una cláusula de pago no hace falta el número de cuenta.

Paso a paso antes de pegar

1. Decidir qué parte hace falta. Casi nunca se necesita la escritura entera: alcanza con la cláusula o el párrafo que se quiere revisar.
2. Dejar que Nonimo tape a las partes. Poderdante, promitente vendedor, comprador, apoderado: sus nombres salen como etiquetas y se ven marcados antes de pegar.
3. Revisar lo que queda. Un nombre suelto dentro de una cláusula, un padrón, una cuenta, un número de documento. Si hace falta, se tapa con un clic o se cambia a mano por una etiqueta propia.
4. Preguntar por lo jurídico. «¿Falta alguna facultad?», «¿esta cláusula es coherente con la anterior?», «redactar una versión más clara».
5. Volver a poner los datos en la computadora y leer el resultado entero antes de que llegue al Protocolo. Quien da fe es el escribano, no el chat.

Si el documento llega como un PDF o un Word completo, la guía para tapar datos en un documento Word explica cómo hacerlo con el archivo entero.

Escribanía digital y firma electrónica

Una buena parte del trabajo notarial ya pasa por medios electrónicos, y la ley lo reconoce. La Ley 18.600 de documento electrónico y firma electrónica admite la validez y eficacia jurídica del documento y la firma electrónica, y aclara que no altera las normas sobre fe pública (artículo 1). La firma electrónica avanzada tiene la misma validez y eficacia que la firma autógrafa en documentos públicos o privados con firmas certificadas (artículo 6), y la ley autoriza su uso en la función notarial según la reglamentación de la Suprema Corte de Justicia (artículo 7).

Lo que esto significa en la práctica: la escribanía digital no es una idea a futuro, es parte del día a día. Y cuanto más trabajo pasa por la computadora, más fácil es que un documento termine en un chat de IA. La firma electrónica protege la autenticidad del documento; no protege lo que alguien copia de ese documento y pega en otro lado. Para eso sirve tapar los datos antes de pegar.

Una regla para todo lo digital: la IA puede ayudar con la redacción de un borrador, pero no interviene en la firma, ni en el control de identidad de los otorgantes, ni en la autorización del documento. Eso es fe pública y la ejerce el escribano.

Los documentos que llegan por correo

Una parte grande del trabajo de una escribanía empieza con un correo: el abogado de una parte manda el borrador en Word, el cliente manda la foto de su cédula, el banco manda las condiciones del préstamo, la inmobiliaria manda la promesa firmada. Si esos archivos se suben tal cual a un chat de IA para resumirlos, todo lo que tienen adentro viaja con ellos: los comentarios del colega, las versiones anteriores guardadas en el control de cambios, las propiedades del archivo con el nombre del autor.

Antes de subir un archivo, conviene revisar qué trae. Para el control de cambios, la guía para quitar el control de cambios en Word lo explica paso a paso.

Y en general, antes de subir cualquier documento a un chat, vale la pena leer qué pasa al subir documentos a ChatGPT.

Lo inscripto es público; el legajo, no

Hay una confusión frecuente que conviene despejar antes de usar la IA. Muchos actos que pasan por la escribanía terminan inscriptos en la Dirección General de Registros, cuya función, según su propio portal, es la publicidad de los actos y negocios jurídicos. Que una compraventa esté inscripta no convierte en público todo lo que la escribanía juntó para llegar a ella.

El legajo de una operación tiene mucho más que lo que se inscribe: las copias de las cédulas, los correos con el cliente, el borrador con las condiciones del préstamo, la constancia de dónde salió el dinero de la seña, las notas de la reunión en la que se discutió el precio. Nada de eso se publica, y los Registros Notariales, como vimos, son reservados por el propio Reglamento.

Por eso el razonamiento «total, después va al Registro» no sirve para justificar que un borrador con todos los datos pase por un chat. Lo que la IA necesita es la redacción de la cláusula, no la vida económica de la familia que compra.

La copia de la cédula y los documentos de identidad

La escribanía pide y guarda copias de cédulas todo el tiempo, y además controla la identidad de los otorgantes. Ese archivo de copias es probablemente lo más sensible que tiene la oficina después de los Registros. Una copia de la cédula no debería pasar nunca por un chat de IA: no hay nada que la IA pueda hacer con ella que justifique el riesgo.

Cuando la copia sí tiene que viajar, por ejemplo al banco que otorga el préstamo de una compraventa, conviene mandarla por el canal que indique el banco y con una leyenda que diga para qué trámite es y en qué fecha se entregó. Cómo hacerlo está en marca de agua en la cédula.

Si un cliente pregunta cómo mandar la copia de su cédula con cuidado, la guía de qué datos tapar en la cédula le sirve tal cual.

El uso más seguro: responder consultas frecuentes

Hay un uso de la IA en la escribanía que casi no tiene riesgo y ahorra mucho tiempo: preparar las respuestas a las consultas que llegan todos los días por correo, por la web o por mensaje. Qué documentación traer para vender un apartamento, qué necesita un poder para tramitar en el exterior, cómo se inicia una sucesión, qué es una certificación de firmas y cuándo conviene.

Son textos generales, sin datos de ninguna persona. La IA ayuda a redactarlos con claridad y en un tono amable, y la escribanía los revisa una vez y los reutiliza. Dos cuidados: que alguien de la escribanía verifique cada requisito antes de publicarlo, porque la IA mezcla con facilidad requisitos de otros países (en especial, de Argentina y de España), y que las respuestas no incluyan aranceles ni montos que después cambian.

Cuando la consulta deja de ser general y el cliente cuenta su caso, con su nombre y el de su familia, vuelve la regla de siempre: los datos se tapan antes de pegar.

Software para escribanías con IA: preguntas para el proveedor

Si un proveedor de software para escribanías ofrece funciones de IA, estas preguntas ayudan a entender qué pasa con los datos:

• ¿El texto de los borradores y escrituras sale de la escribanía? ¿A qué servidor va y en qué país está?
• ¿El proveedor de IA que usan guarda los textos? ¿Por cuánto tiempo? ¿Los usa para entrenar sus modelos?
• ¿Quién de su empresa puede ver lo que procesa la escribanía?
• ¿Qué pasa con los datos si la escribanía deja de usar el servicio?
• Si hay un incidente de seguridad, ¿en cuánto tiempo avisan?

La última pregunta importa porque, si la vulneración afecta datos personales, el Decreto 64/020 fija 72 horas para comunicarla a la URCDP. Si el incidente ocurre en el proveedor y la escribanía se entera una semana después, el plazo ya pasó. Qué hacer paso a paso está en la guía de filtración de datos personales.

Cuando el cliente pregunta si la escribanía usa IA

Cada vez más clientes, sobre todo empresas, bancos y estudios jurídicos, preguntan cómo trabajan sus proveedores con la IA. La respuesta más simple y fácil de sostener es esta: «Usamos IA para revisar la redacción, y antes de usarla cambiamos los datos de las personas por etiquetas en nuestras computadoras. A la herramienta no le llegan nombres, documentos de identidad ni domicilios».

Si la escribanía quiere dejarlo por escrito, una política interna de una página resuelve el tema. Hay un modelo para copiar en política de uso de IA en empresas.

Abogados, inmobiliarias y contadores: los vecinos de oficio

La escribanía trabaja todos los días con los mismos documentos que manejan los estudios jurídicos, las inmobiliarias y los estudios contables. Cuando el abogado de una parte prepara el borrador con ChatGPT y lo manda, los datos ya pasaron por un chat antes de llegar a la oficina. No es responsabilidad de la escribanía, pero conviene saberlo.

Lo que les pide a los abogados su propio deber de secreto está en secreto profesional del abogado e IA.

Y para quienes preparan la parte comercial de una compraventa o un alquiler, hay una página para inmobiliarias.

Lo que no conviene hacer nunca

• Pegar un testamento, una sucesión o un divorcio con los datos reales de las personas.
• Subir a un chat el escaneo de una cédula, un certificado registral completo o un título con todos sus datos.
• Usar la IA con la cuenta personal de alguien del personal: el historial se va con esa persona cuando deja la escribanía.
• Llevar al Protocolo un texto que escribió la IA sin que nadie lo haya leído entero.
• Confiar en la IA para controlar la identidad de alguien o la autenticidad de un documento. Eso es fe pública, y no se delega.

Cuánto tiempo ahorra, de verdad

Depende del volumen de la escribanía y del tipo de actos. Lo que se ahorra no es la parte jurídica: la responsabilidad de lo que se autoriza sigue siendo del escribano. Lo que se ahorra son las tareas que rodean a lo jurídico: redactar con claridad, comparar versiones, resumir antecedentes largos, contestar consultas repetidas. En una oficina con mucho movimiento de poderes, promesas y compraventas, eso suma horas a la semana.

Tapar los datos a mano antes de cada consulta se come buena parte de ese ahorro. Por eso tiene sentido que sea automático: si lleva una tecla, el personal lo hace siempre; si lleva cinco minutos, lo hace los primeros días y después no.

Una política para la escribanía, y Nonimo

Una escribanía que usa IA necesita tres cosas, en este orden: una regla escrita sobre qué se pega y qué no, una forma de tapar los datos que no dependa de la memoria de cada persona y una revisión humana de todo lo que llegue al Protocolo. Nonimo resuelve la segunda en las computadoras del personal: se selecciona, se presiona una tecla y se pega. Cada dato tapado se marca en pantalla y se deshace con un clic. Si hay muchas computadoras, el área de informática puede instalar la extensión de navegador por política. Lo básico sobre cómo cuidamos la información está en nuestra página de seguridad.

Para probarlo en la escribanía, los planes están en precios.

Lo de arriba resume normas uruguayas y no reemplaza la opinión de un abogado o de un colega especializado sobre un caso concreto.