Ocultar datos en Word: nombres, CURP, RFC y correos

Ocultar datos en Word antes de mandarlo o de pegarlo en una IA es más que cambiar el nombre que ves en la primera página. Un contrato, una carta al cliente o un expediente de nómina repiten el mismo nombre en el cuerpo, en las firmas y en las cláusulas, y basta que se te pase una vez para que el documento ya no sirva. Con la herramienta de esta página subes el .docx y en segundos lo tienes con los datos personales cambiados por marcadores, listo para revisar.

Funciona con contratos de arrendamiento, cartas, dictámenes, escritos, cotizaciones y currículums. El documento se procesa en nuestro servidor y no se guarda nada. Te lo devolvemos como un Word nuevo, en TXT o listo para copiar. Si lo que tienes es un RTF o un documento de LibreOffice, usa la herramienta para ODT, RTF y TXT.

Cómo ocultar datos en un Word, paso a paso

1. Prepara una copia

Antes de subirlo, abre una copia del documento, acepta todos los cambios y borra los comentarios. Un cambio sin aceptar guarda el texto borrado dentro del archivo, y cada comentario lleva el nombre de quien lo escribió. Los botones exactos están en cómo quitar el control de cambios en Word.

2. Sube el Word

Arrastra el .docx a la herramienta o elígelo con el botón. Se procesa en nuestro servidor y, en cuanto te devolvemos el resultado, se descarta: no guardamos ni el archivo ni su texto.

3. Revisa lo que se cambió

La herramienta lee el texto del documento y cambia cada dato personal por un marcador que dice qué había. Cambia:

• nombres de personas;
• la CURP y el RFC;
• correos electrónicos;
• la fecha de nacimiento y el domicilio cuando van con su rótulo, por ejemplo detrás de «Domicilio:» o de «Fecha de nacimiento:».

Cada persona conserva su número en todo el documento: si Nuria Solé Domènech aparece en la cláusula primera y en la firma, las dos veces sale como [PERSONA_1]. Así el texto se sigue entendiendo, y una IA puede revisar una cláusula sin saber de quién es. Sirve igual para un poder o una compraventa, aunque el folio real y el número de escritura se cambian a mano, como explicamos en los datos que se quitan de un poder notarial.

En la lista de lo encontrado puedes desmarcar un tipo de dato para dejarlo a la vista, o abrirlo y elegir uno por uno. También puedes dar clic en el documento.

4. Descarga o copia

Descarga un Word nuevo con el texto ya cambiado, bájalo en TXT o cópialo para pegarlo en tu IA. El Word que descargas no es el original retocado: está escrito a partir del texto con marcadores, así que debajo no queda nada que recuperar. No conserva el diseño, los estilos ni el logotipo del encabezado.

Antes de compartirlo, léelo completo. La herramienta encuentra los datos de la lista de arriba, pero quien conoce el expediente sabe si algo más señala a alguien: un puesto único, un número de contrato, una dirección escrita sin rótulo. Tampoco quita un diagnóstico o una afiliación sindical, que son datos personales sensibles y conviene quitar a mano.

Así sale un contrato de arrendamiento

Un borrador de contrato de una inmobiliaria, con datos inventados:

ANTES
Contrato de arrendamiento de casa habitación
Arrendataria: Nuria Solé Domènech
Fecha de nacimiento: 30 de febrero de 1984
Correo: nuria.sole@example.com
Domicilio: Calle Ejemplo 00, Col. Inexistente, C.P. 00000
Renta mensual: $18,500.00, pagadera los primeros cinco días de cada mes.

DESPUÉS
Contrato de arrendamiento de casa habitación
Arrendataria: [PERSONA_1]
Fecha de nacimiento: [FECHA_NAC_1]
Correo: [CORREO_1]
Domicilio: [DIRECCION_1]
Renta mensual: $18,500.00, pagadera los primeros cinco días de cada mes.

Datos inventados: el 30 de febrero no existe, example.com es un dominio reservado para ejemplos y el código postal 00000 no está asignado.

La renta y el plazo se quedan como están, porque no identifican a nadie y son justo lo que le vas a preguntar a la IA. Lo que se va es lo que dice quién es la arrendataria. El criterio completo, dato por dato, está en qué datos ocultar antes de usar la IA.

Lo que un Word guarda aunque no se vea

Un .docx no es una hoja: es un paquete con varios archivos dentro. El cuerpo va en uno, los comentarios en otro, el encabezado y las notas al pie en otros. Word junta todo y te enseña una página, pero lo que decide no enseñar sigue en el archivo que mandas.

Por eso fallan los trucos de siempre:

truco	qué hace	¿oculta el dato?
Letra blanca o diminuta	cambia cómo se ve el texto	no: el texto sigue ahí
Recuadro negro encima	dibuja una forma sobre la página	no: se copia por debajo
Ocultar las marcas de revisión	deja de mostrar los cambios	no: siguen en el archivo
Cambiar el dato por un marcador	quita el dato y deja una etiqueta	sí

La herramienta hace lo último. Pasa lo mismo con un PDF tachado en negro, y lo contamos en cómo testar un PDF de verdad.

Un caso aparte son los objetos incrustados, como una hoja de Excel pegada dentro del Word. Pasan a la copia tal cual, sin cambiar, y la herramienta te lo avisa. Si esa hoja lleva nombres, sácala y pásala por la herramienta para ocultar datos en Excel.

Para qué se usa en el despacho, la contaduría o la inmobiliaria

• Despachos de abogados que quieren que una IA revise una cláusula o resuma un escrito sin mandarle los nombres de las partes. Para ellos hay una página propia.
• Despachos contables que redactan con IA el correo al cliente sobre su declaración anual o un requerimiento del SAT. Lo contamos en IA para despachos contables.
• Recursos humanos y nómina, con cartas de oferta, constancias laborales y finiquitos que llevan nombre, CURP y RFC de cada persona.
• Consultorios y clínicas que piden a la IA la carta a la aseguradora o el presupuesto de una cirugía sin el nombre del paciente. Lo explicamos en cómo usar la IA en el consultorio sin exponer al paciente.
• Inmobiliarias que comparten un contrato de renta como modelo sin los datos del inquilino anterior. Su página es IA para inmobiliarias.
• Currículums que se mandan a un comité o se pegan en un chat para filtrar candidatos, sin la CURP, el RFC ni el domicilio.

Si el mismo expediente trae una presentación para la junta, hay también una herramienta para PowerPoint.

Por qué conviene quitar la CURP y el RFC

Ninguno de los dos es secreto, pero los dos dicen mucho: la CURP lleva tu fecha de nacimiento, tu sexo y tu estado de nacimiento, y el RFC repite buena parte de eso. Juntos con un nombre identifican a una persona sin margen de duda. Lo explicamos en qué pueden hacer con tu CURP o tu RFC.

Si en tu empresa se usan chats de IA con documentos de clientes, la ley que aplica a esos datos es la LFPDPPP, y lo que pide para la IA lo resumimos en la LFPDPPP y la inteligencia artificial.

Si el Word ya llegó a la IA

Si ya pegaste el contrato completo en un chat, ocultar los datos ahora no lo saca de allí. Lo que sí puedes hacer es borrar esa conversación y revisar qué guarda el servicio, como explicamos en cómo borrar el historial de ChatGPT. Para la siguiente vez, el orden es este: primero se cambian los datos, después se pega.

Lo que hace la herramienta con tu documento

El Word se procesa en nuestro servidor, se cambian los datos y se te devuelve. En cuanto te devolvemos el resultado, se descarta: no guardamos ni el documento ni su texto, y no necesitas cuenta. Cómo lo hacemos lo explicamos en nuestra página de seguridad.

La herramienta sirve para un documento suelto. Si trabajas con Word todos los días, la app de Nonimo lo hace en tu computadora con una tecla, conserva el formato del original y te devuelve tus datos reales en la respuesta de la IA. Sirve igual en la ventanilla de un ayuntamiento, como contamos en Nonimo para ayuntamientos y servidores públicos.