Cómo quitar metadatos de un PDF o un Word antes de mandarlo
· Escrito y mantenido por Nonimo
Un contrato en Word puede salir de tu computadora con más información de la que se ve en la página. El nombre de quien lo redactó, el de la firma, la plantilla de la que salió y, si alguien llenó el título para encontrarlo después, el nombre del cliente. Si lleva fotos tomadas con el celular, cada una puede decir con qué teléfono se tomó, a qué hora y dónde.
Eso son los metadatos. No salen al imprimir, pero viajan con el archivo cuando lo mandas por correo, lo subes a un portal o lo arrastras a ChatGPT. Aquí va cómo quitarlos en Word, en un PDF y en las fotos del celular, con los pasos de las ayudas oficiales de Microsoft, Adobe y Apple.
Qué son los metadatos de un documento
Son datos sobre el documento que van guardados dentro del archivo. Microsoft lo explica en su ayuda: las propiedades incluyen el autor, el asunto y el título, y también datos que Word llena solo, como quién lo guardó por última vez y la fecha de creación. Según las funciones que se hayan usado, puede haber además encabezados de correo, listas de distribución o el nombre de la plantilla.
Casi nadie escribe esos datos a mano. Word toma el autor del nombre de usuario de Office, así que un documento que nadie tocó a propósito ya lleva el nombre de quien lo creó. Y si el escrito nació de un machote que empezó otro abogado, el archivo lo arrastra. Pasa igual con el proyecto de escritura que va y viene entre la notaría y el despacho; qué quitarle a su texto antes de un chat lo cuenta la guía de IA para notarías.
Piensa en un caso de todos los días. Una contadora de un despacho en Guadalajara prepara en Word la conciliación de un cliente, la exporta a PDF y la manda al banco. En las propiedades del PDF puede ir el nombre de la contadora, la razón social del despacho y un título con el nombre del cliente y el año. Nada de eso está en la página, y todo llega al banco.
Cómo quitar metadatos en Word con el Inspector de documento
Word trae la herramienta y Microsoft la describe paso a paso. Se llama Inspector de documento y Microsoft recomienda encarecidamente usarla sobre una copia, porque lo que quita no siempre se puede recuperar:
- Guarda una copia. Archivo, Guardar como, y otro nombre de archivo.
- Abre el Inspector. En la copia, Archivo, Información, Comprobar si hay problemas e Inspeccionar documento.
- Elige qué revisar. Marca las casillas de lo que quieres inspeccionar, como Propiedades del documento e información personal.
- Inspecciona. Da clic en Inspeccionar y revisa los resultados.
- Quita. Quitar todo junto a cada tipo que quieras eliminar y luego Volver a inspeccionar o Cerrar.
El inspector de propiedades busca los campos de las pestañas Resumen, Estadísticas y Personalizar, los encabezados de correo, las listas de distribución, el nombre de usuario y el nombre de la plantilla, entre otros. El mismo Inspector revisa comentarios, revisiones y texto oculto, pero Microsoft avisa que no detecta la letra blanca sobre fondo blanco. Las revisiones conviene aceptarlas o rechazarlas antes, como explicamos en cómo quitar el control de cambios en Word.
PowerPoint trae el mismo Inspector, que además quita las notas del orador, y lo usamos en la guía para ocultar datos de una presentación.
Hay una cosa que el Inspector no arregla: lo que está escrito en el documento. Si la plantilla del despacho pone el nombre del abogado en el encabezado de cada página, quitar la propiedad no lo borra de ahí. El Inspector puede quitar los encabezados completos, pero no cambia un nombre dentro de ellos. Eso se revisa a ojo, igual que el cuerpo del escrito, y en un despacho de abogados suele ser donde más se repite.
Cómo quitar metadatos de un PDF
Un PDF exportado desde Word hereda parte de sus propiedades: autor, título y a veces el asunto. Por eso el orden que funciona es limpiar el Word con el Inspector, exportar después y revisar el PDF que sale antes de mandarlo. Lo mismo vale para el oficio de un ayuntamiento, como contamos en ChatGPT para el oficio de un trámite municipal.
Si el PDF ya existe y tienes Acrobat, Adobe describe dos caminos:
- Vaciar las propiedades. Abre Propiedades del documento (en Windows desde el Menú, en Mac desde Archivo), borra o cambia los campos, revisa también los metadatos adicionales, da clic en Aceptar y guarda. Adobe aclara que hay que ser el dueño del PDF y que algunos permisos del archivo pueden impedirlo.
- Quitar la información oculta. En la herramienta de redacción de Acrobat, después de aplicar lo que marcaste, el último paso quita lo que no se ve en el archivo, como comentarios, metadatos o capas ocultas, y guarda un archivo nuevo. Según el tutorial de Adobe, actualizado el 3 de mayo de 2026, esto sólo está en Acrobat Pro, Premium y Studio.
Que el resultado sea un archivo nuevo importa. El formato PDF permite guardar los cambios agregándolos al final del archivo, y en ese caso la versión anterior, con el autor que acabas de borrar, puede seguir dentro. Por eso, después de vaciar las propiedades, conviene usar Guardar como con otro nombre en vez de sólo guardar.
Las fotos del celular: cámara, hora y ubicación
Las fotos guardan dentro de la imagen la marca y el modelo del teléfono, la fecha y la hora y, si la ubicación estaba activada, las coordenadas del lugar. Cuando esa foto se pega en un Word o en un PDF, puede entrar con todo eso, y vaciar las propiedades del documento no toca los datos de la imagen.
En iPhone, Apple explica cómo compartir una foto sin ubicación: en Fotos eliges la imagen, abres la hoja de compartir, tocas Opciones y desactivas Ubicación. Arriba del botón aparece «Ubicación no incluida». Para que las fotos nuevas no la guarden, ve a Configuración, Privacidad y seguridad, Localización, Cámara, y elige Nunca.
En Android depende del fabricante, pero la opción suele estar en la configuración de la app de la cámara. Google advierte en su ayuda de Google Fotos que la ubicación que registró la cámara no se puede quitar desde ahí, y que una foto descargada y mandada por correo conserva la ubicación original. Lo práctico es limpiar la foto antes de meterla al documento, no después. Si va a un chat de IA, revisa también qué guarda ChatGPT de las imágenes.
Mandar el PDF sin metadatos y sin datos personales
Quitar los metadatos no quita lo que está escrito. El cuerpo del contrato sigue llevando el nombre del cliente, su RFC y su correo. Si el documento va a salir del despacho, o lo vas a subir a un chat de IA para que lo revise, también hay que cambiar esos datos.
Para eso está Censurar PDF en línea, la herramienta de PDF de Nonimo. Subes el PDF, se procesa en nuestro servidor sin guardar nada y te lo devolvemos con los nombres, la CURP, el RFC y los correos cambiados por marcadores como [PERSONA_1].
Si lo que tienes es un Word, guárdalo antes como PDF o súbelo tal cual a la herramienta de Word. Lo que descargas es un archivo nuevo, en PDF, Word o TXT; revisa sus propiedades como con cualquier otro antes de mandarlo.
En una contaduría pasa con las conciliaciones, las declaraciones de trabajo y los estados de cuenta que se comparten con terceros. Lo que se puede automatizar ahí, sin exponer los datos de los clientes, lo contamos en la página para despachos contables.
Antes de enviarlo: la revisión de dos minutos
La revisión se hace sobre el archivo que vas a mandar, no sobre el que tenías abierto:
- Propiedades. En Word, Archivo, Información; en Acrobat, Propiedades del documento. Si sale el autor, la firma o un cliente, vuelve a limpiar.
- Fotos. Si el documento lleva fotos del celular, cámbialas por copias sin ubicación antes de exportar.
- Nombre del archivo. Un archivo que se llama «Contrato» más el nombre de tu cliente lo dice antes de abrirse. Renómbralo.
- Cuerpo. Nombres, RFC, CURP y correos siguen ahí hasta que los cambies.
El nombre de quien redactó el documento también es un dato personal, igual que su correo de trabajo. Qué pide la ley mexicana cuando esos datos van a una herramienta de IA lo explicamos en la LFPDPPP y la inteligencia artificial.
Fuentes consultadas
- Microsoft, «Quitar datos ocultos e información personal mediante la inspección de documentos, presentaciones o libros» (ayuda en español, consultada el 13 de octubre de 2026; la página no muestra fecha de actualización): los pasos del Inspector, qué busca el inspector de propiedades, la recomendación de usarlo sobre una copia y el aviso del texto blanco. support.microsoft.com.
- Adobe, tutorial «Quitar información confidencial» (actualizado el 3 de mayo de 2026, consultado el 13 de octubre de 2026): el paso final que quita información oculta y guarda un archivo nuevo, en Acrobat Pro, Premium y Studio. experienceleague.adobe.com.
- Adobe, «How to remove metadata from a PDF» (consultada el 13 de octubre de 2026, sin fecha): Propiedades del documento, metadatos adicionales y el requisito de ser dueño del PDF. adobe.com.
- Apple, Guía de Seguridad personal, compartir fotos sin metadatos de ubicación (septiembre de 2026, consultada el 13 de octubre de 2026). support.apple.com.
- Google, ayuda de Google Fotos sobre la ubicación de las fotos (consultada el 13 de octubre de 2026, sin fecha). support.google.com.
Nonimo es el software que hace esto en tu propia computadora: oculta nombres, CURP y RFC antes de que el texto llegue a ChatGPT. Sin cuenta, y la app lo hace sin que los datos de tus clientes salgan de tu computadora.
Preguntas frecuentes
¿Cómo quitar los metadatos de un PDF?
En Acrobat se abre Propiedades del documento, se borran los campos de autor, título, asunto y palabras clave, se revisan los metadatos adicionales y se guarda. Con Acrobat Pro, Premium o Studio, la herramienta de redacción tiene un paso final que quita la información oculta, como metadatos, comentarios o capas, y guarda un archivo nuevo. Lo más seguro es limpiar el Word antes de exportarlo y revisar el PDF que sale.
¿Qué metadatos guarda un archivo de Word?
Según la ayuda de Microsoft, el autor, el título, el asunto y datos que Word llena solo, como quién guardó el documento por última vez y la fecha de creación. Puede guardar también el nombre de la plantilla, encabezados de correo y listas de distribución. En un despacho, eso suele ser el nombre del abogado, el de la firma y, si alguien llenó el título, el del cliente.
¿El Inspector de documento borra todo lo oculto?
No todo. Microsoft avisa que no detecta el texto que se escondió de otra forma, por ejemplo letra blanca sobre fondo blanco. Tampoco cambia lo que está escrito en el cuerpo, como el nombre del cliente en una cláusula. Y recomienda usarlo sobre una copia, porque lo que quita no siempre se puede recuperar. Después de pasarlo, conviene abrir las propiedades del archivo y revisarlas.
¿Una foto del celular puede decir dónde se tomó?
Sí, si el celular guardaba la ubicación al tomarla. Esos datos van dentro de la imagen y pueden viajar con ella cuando la pegas en un Word o en un PDF. En iPhone, al compartir, Apple permite desactivar Ubicación en Opciones. Para que las fotos nuevas no la guarden, se cambia el permiso de ubicación de la app Cámara.
¿Cómo mando un PDF sin metadatos y sin datos personales?
Con la herramienta de PDF de Nonimo: subes el PDF, se procesa en nuestro servidor sin guardar nada y te lo devolvemos con los nombres, la CURP, el RFC y los correos cambiados por marcadores. Si tu documento es un Word, guárdalo antes como PDF. Lo que descargas es un archivo nuevo, en PDF, Word o TXT. Antes de mandarlo, abre sus propiedades y revisa que no salga nada de más.
¿El nombre del autor de un archivo es un dato personal?
Sí. Identifica a una persona, igual que su correo de trabajo, aunque esté en una casilla que nadie abre. Y si el título o una propiedad nombran al cliente, es un dato del cliente. Por eso, antes de mandar un documento a alguien de fuera o de subirlo a un chat de IA, conviene que salga sin propiedades que nadie necesita.