Anonimiza tu Word: quita los datos antes de subirlo a la IA

Anonimizar un Word antes de enviarlo o de pegarlo en Copilot o en otra IA es más que cambiar el nombre que ves en la primera página. Un contrato de arrendamiento, una carta de preaviso en borrador o un informe para un cliente repiten el mismo nombre en el encabezado, en las cláusulas y en la firma, y basta que se te pase una vez para que el documento ya no sirva. Con la herramienta de esta página subes el .docx y en segundos lo tienes con los datos personales cambiados por etiquetas, listo para revisar.

Funciona con contratos, escritos, informes, cartas, cotizaciones y currículums. No guardamos tu documento. Te lo devolvemos como un Word nuevo, en TXT o listo para copiar. Si lo que tienes es un RTF o un documento de LibreOffice, usa la herramienta para texto, CSV, ODT y RTF.

Cómo tapar datos en un Word, paso a paso

1. Prepara una copia

Antes de subirlo, abre una copia del documento, acepta todos los cambios y elimina los comentarios. Un cambio sin aceptar guarda el texto borrado dentro del archivo, y cada comentario lleva el nombre de quien lo escribió. Los botones exactos están en cómo quitar el control de cambios en Word.

Aprovecha para mirar el encabezado y el pie de página. Es donde muchos estudios ponen el nombre del cliente, el número de expediente o el correo de quien redactó, y donde menos se mira.

2. Sube el Word

Arrastra el .docx a la herramienta o elígelo con el botón. No guardamos ni el archivo ni su texto.

Si tu documento es un .doc antiguo, ábrelo en Word y guárdalo como .docx antes de subirlo.

3. Revisa lo que se tapó

La herramienta cambia cada dato personal del documento, como un nombre, un correo, un celular o una dirección, por una etiqueta que dice qué había, y te lo muestra marcado para que lo revises.

Cada persona conserva su número en todo el documento: si la arrendataria aparece en la introducción y en la firma, las dos veces sale como [PERSONA_2]. Así el texto se sigue entendiendo, y una IA puede revisar una cláusula sin saber de quién es.

En la lista de lo que se tapó puedes desmarcar un tipo de dato para dejarlo a la vista, o abrirlo y elegir uno por uno. También puedes hacer clic en el documento. Y si ves algo que debería ir tapado, selecciónalo y haz clic en Tapar.

4. Descarga o copia

Descarga un Word nuevo con el texto ya tapado, descárgalo en TXT o cópialo para pegarlo en tu IA. El Word que descargas no es el original retocado: está escrito a partir del texto con etiquetas, así que debajo no queda nada que recuperar. No conserva el diseño, los estilos ni el membrete del encabezado.

Revísalo antes de compartirlo: cada dato tapado se marca en pantalla y se deshace con un clic. Quien conoce el caso sabe si algo más apunta a alguien, como un cargo único, un número de historia clínica, un diagnóstico o una afiliación sindical; si es así, selecciónalo y haz clic en Tapar.

Así queda un contrato de arrendamiento

Un borrador de contrato de una inmobiliaria, con datos de ejemplo:

ANTES
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
Arrendador: Renzo Alarcón Bocanegra
Arrendataria: Lucía Fernanda Saldarriaga Pinedo
Fiador solidario: Óscar Chang Sialer
Domicilio del inmueble: Av. Inexistente 000, Lima
Correo de la arrendataria: nombre@example.com
Celular: +51 900 000 000
La renta se pagará dentro de los cinco primeros días de cada mes. El contrato dura un año y se renueva en forma automática.
Firma de la arrendataria: Lucía Fernanda Saldarriaga Pinedo

DESPUÉS
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO
Arrendador: [PERSONA_1]
Arrendataria: [PERSONA_2]
Fiador solidario: Óscar Chang Sialer
Domicilio del inmueble: [DIRECCION_1]
Correo de la arrendataria: [CORREO_1]
Celular: [TELEFONO_1]
La renta se pagará dentro de los cinco primeros días de cada mes. El contrato dura un año y se renueva en forma automática.
Firma de la arrendataria: [PERSONA_2]

Datos de ejemplo: el celular es de ceros, la avenida no existe, los nombres son inventados y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

Tres cosas para mirar. El nombre de la firma sale con la misma etiqueta que el del inicio, porque es la misma persona. El plazo y la fecha de pago quedan como estaban, porque no identifican a nadie y son justo lo que le vas a preguntar a la IA. Y el fiador solidario quedó a la vista. Es el caso típico de lo que se revisa antes de compartir: selecciona el nombre y haz clic en Tapar.

Lo que falta en el ejemplo es tan importante como lo que está. Un contrato real trae el DNI de cada parte, a veces el RUC del arrendador y, en la cláusula del pago, su número de cuenta o su CCI. Revísalos en el resultado y, si siguen a la vista, tápalos con el botón Tapar (la app de Nonimo tapa también el DNI y el RUC). El criterio completo, dato por dato, está en qué datos no compartir con ChatGPT y otras IA.

Anonimizar un documento Word: por qué los trucos de siempre fallan

Un .docx no es una hoja: es un paquete con varios archivos adentro. El cuerpo va en uno, los comentarios en otro, el encabezado, el pie y las notas al pie en otros. Word junta todo y te muestra una página, pero lo que decide no mostrar sigue en el archivo que envías. Una IA lee el archivo, no la pantalla. Con una presentación pasa lo mismo, como contamos en la guía para quitar notas de un PowerPoint.

truco	qué hace	¿tapa el dato?
Letra blanca o diminuta	cambia cómo se ve el texto	no: el texto sigue ahí
Recuadro negro encima	dibuja una figura sobre la página	no: se copia por debajo
Resaltado negro	pinta el fondo del texto	no: se copia igual
Texto oculto (formato de fuente)	deja de mostrarlo en pantalla	no: sigue en el archivo
Ocultar las marcas de revisión	deja de mostrar los cambios	no: siguen en el archivo
Cambiar el dato por una etiqueta	saca el dato y deja una etiqueta	sí

La herramienta hace lo último. Con un PDF tachado en negro pasa lo mismo, y lo contamos en cómo censurar un PDF de verdad.

Anonimizar los comentarios de Word

Los comentarios son el escondite más común en un documento que pasó por varias manos. Cada uno guarda el nombre de quien lo escribió, la fecha y, muchas veces, un dato que no debía estar en el texto: «confirmar con la señora X», «el cliente dice que su celular cambió». Si el documento va a salir, hay dos caminos: eliminar todos los comentarios de la copia (lo más simple) o, si alguien necesita leerlos, copiarlos a un texto aparte y pasarlos por la herramienta. Lo que no sirve es ocultarlos: siguen en el archivo.

Lo que guarda el archivo además del texto

Hay tres lugares que se olvidan seguido:

• Las propiedades del documento. En Archivo, Información, Word guarda el autor, la organización y a veces un título con el nombre del cliente. El Word que descargas de la herramienta es nuevo y no las lleva, pero si envías el original, pasa antes el Inspector de documento. El mismo problema en un PDF lo vemos en cómo quitar los metadatos de un PDF.
• Los campos y las referencias. Un contrato hecho con combinación de correspondencia puede tener vínculos al Excel de donde salieron los datos.
• Los objetos incrustados. Una hoja de Excel pegada dentro del Word es un archivo aparte. Si lleva nombres o montos de clientes, sácala y pásala por la herramienta para anonimizar datos en Excel, o bórrala del documento y escribe a mano la cifra que necesitas.

Buscar y reemplazar no basta

El atajo de siempre es Reemplazar (Ctrl+L en Word en español): buscar el apellido y cambiarlo por «X». Sirve para un dato que conoces, pero falla por tres lados. Primero, solo encuentra lo que buscas: si el contrato menciona al fiador que no tenías en mente, sigue ahí. Segundo, no encuentra las variantes: «Saldarriaga», «SALDARRIAGA», el apellido con una tilde de más, o el nombre partido entre dos líneas. Y tercero, no mira los comentarios, el encabezado ni los cuadros de texto si no le dices que lo haga.

La herramienta no busca un nombre que tú le das: revisa el documento entero y te muestra marcado cada dato personal que tapa. Igual conviene revisar el resultado, pero partes de un documento ya tapado en vez de uno en blanco.

Quitar datos personales de un Word a mano

Hay documentos que, por política del estudio o por pedido del cliente, no pueden salir de la computadora ni siquiera para taparlos. En ese caso, Word mismo tiene lo necesario, aunque toma más tiempo. Los nombres de menú son los de Word en español, en Windows:

1. Trabaja en una copia. Archivo, Guardar como, con un nombre que lo diga, como «contrato-tapado.docx».
2. Acepta los cambios y elimina los comentarios. En la pestaña Revisar, Aceptar, «Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento». Después, en Revisar, Eliminar, «Eliminar todos los comentarios del documento».
3. Pasa el Inspector de documento. Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento. Deja marcadas las casillas «Comentarios, revisiones y versiones», «Propiedades del documento e información personal», «Encabezados, pies de página y marcas de agua» y «Texto oculto», haz clic en Inspeccionar y luego en Quitar todo en cada fila que lo ofrezca. Ojo: quitar los encabezados los borra enteros, también el membrete.
4. Busca los datos con forma fija. Con Buscar (Ctrl+B en Word en español), buscar «@» te lleva a cada correo, buscar «+51» a cada celular, y buscar «DNI» o «RUC» a cada uno de esos números.
5. Reemplaza cada nombre por una etiqueta propia, como «ARRENDATARIA» o «FIADOR», y usa siempre la misma para la misma persona. En Reemplazar, el botón Más deja buscar sin distinguir mayúsculas.
6. Mira el encabezado, el pie, las notas al pie y los cuadros de texto, que Buscar no siempre recorre.
7. Guarda y comprueba. Selecciona todo, cópialo en el Bloc de notas y busca cada apellido.

En Word para Mac no hay Inspector de documento. Ahí, en Revisar, Proteger documento, marca «Quitar información personal de este archivo al guardar», y acepta los cambios y elimina los comentarios desde la misma pestaña Revisar.

Guardar el Word como PDF al final no tapa nada por sí solo: si el dato estaba en el Word, va a estar en el PDF. Tampoco una marca de agua en el PDF: dice para quién es la copia, pero no saca ningún dato. Y si es algo que te toca seguido, la app de Nonimo hace todo esto en tu computadora.

Descargarlo en Word o TXT: cuál conviene

La herramienta te da tres salidas, y cada una sirve para algo distinto:

• Word nuevo. Para seguir trabajando el texto en Word: corregirlo, agregar cláusulas, enviarlo como borrador. No trae el diseño del original, así que no es el documento para firmar.
• TXT. Para pegarlo en una IA, en un sistema o en un correo sin arrastrar formato. Es la salida más liviana y la más fácil de revisar.
• Copiar. Para lo inmediato: lo pegas en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot y listo.

Si lo que necesitas es el mismo archivo con su formato, con el membrete y los estilos, y con los datos tapados, eso lo hace la app de Nonimo en tu computadora.

Qué pedirle a la IA con el Word ya tapado

Un documento tapado no pierde lo que importa para trabajar. La IA no necesita saber quién es [PERSONA_1] para decirte si una cláusula de resolución es clara, si falta el plazo de preaviso o si una cláusula contradice a otra. Algunos pedidos que funcionan igual de bien con etiquetas:

• Revisar la redacción de una cláusula o de un escrito entero, con cambios sugeridos.
• Resumir un contrato largo en diez puntos para enviárselo al cliente.
• Comparar dos versiones de un mismo contrato y listar las diferencias.
• Redactar la respuesta a una carta notarial o a un requerimiento, a partir de lo que dice el documento.
• Armar una lista de control de lo que falta firmar o adjuntar.

La respuesta te llega con las mismas etiquetas. Si le pediste un correo para [PERSONA_2], el correo dice «Estimada [PERSONA_2]». Volver a poner el nombre es cosa de buscar y reemplazar en tu borrador final, que ya no sale de tu computadora. La app de Nonimo hace ese paso sola: tapa al pegar y devuelve los datos al copiar la respuesta.

Un consejo práctico: si el documento tiene varias personas, dile a la IA quién es quién por su rol, sin nombres. «[PERSONA_1] es el arrendador y [PERSONA_2] es la arrendataria» basta para que las respuestas tengan sentido.

Las personas que aparecen sin que las busques

En un Word casi nunca hay una sola persona. El titular es fácil de ver, porque está al inicio. Las demás aparecen en medio del texto y son las que más se escapan:

• En un contrato de arrendamiento: el fiador, su cónyuge, el administrador del edificio, el corredor inmobiliario.
• En un escrito judicial: los testigos, el perito, el abogado de la otra parte, los hijos que se nombran en una demanda de alimentos.
• En un documento de personal: el contacto de emergencia, los derechohabientes, el médico que firmó un descanso médico.
• En un correo reenviado y pegado en el Word: la firma de cada persona de la cadena, con su celular y su cargo.

La herramienta da a cada persona que tapa su propia etiqueta: [PERSONA_1], [PERSONA_2], [PERSONA_3]. Al revisar el resultado, cuenta cuántas etiquetas distintas hay y pregúntate si coincide con el número de personas que sabes que aparecen. Si falta alguna, búscala.

Los datos de los niños merecen un cuidado extra. Una demanda de alimentos o un informe del colegio suele nombrar a niños con su edad y su colegio, y esa combinación los identifica aunque se tape el apellido. Si la IA no necesita la edad ni el colegio para tu pregunta, sácalos.

Anonimizar el DNI en un Word: por qué conviene aunque no sea secreto

El número de DNI no es una clave: aparece en contratos, en boletas de pago y en cualquier solicitud. Pero junto con el nombre identifica a una persona sin margen de duda, y es el dato que más se pide para contratar servicios, hacer trámites o intentar una suplantación. Por qué no conviene que circule lo explicamos en qué pueden hacer con tu número de DNI. En la herramienta de esta página, revisa que haya salido tapado y, si no, tápalo con el botón Tapar; la app de Nonimo lo tapa solo, igual que el RUC.

Lo que pide la ley cuando el Word tiene datos de clientes

Si el documento es de un cliente o de un trabajador de tu empresa, sus datos están protegidos por la Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales. Su artículo 17 obliga al titular del banco de datos, al encargado y a quienes intervengan en cualquier parte del tratamiento a guardar confidencialidad sobre esos datos, y esa obligación sigue aun después de terminada la relación. Su artículo 7, el principio de proporcionalidad, pide que el tratamiento sea adecuado, relevante y no excesivo para su finalidad.

Para un estudio de abogados hay una razón más que la ley de datos: lo que el cliente le cuenta está cubierto por el secreto profesional que exige el Código de Ética del Abogado. Lo contamos en secreto profesional del abogado e IA.

Pegar el contrato completo en un chat de IA es, en los hechos, enviarle esos datos a un tercero, y casi nunca es proporcional a lo que se le pregunta. Tapar antes es la forma más simple de cumplir con todo a la vez.

Revísalo antes de enviarlo: cada dato tapado se marca en pantalla y se deshace con un clic. Si algo más tiene que salir tapado, selecciónalo en el resultado y haz clic en Tapar, o bórralo de la copia antes de subirla. Y si lo que tienes que enviar es la copia del DNI de un cliente, la guía de qué datos tapar del DNI explica cómo hacerlo a mano y con la app. Y si esa copia tiene que salir, ponle antes una marca de agua al DNI que diga para quién es.

Para qué se usa en el estudio, la inmobiliaria o la clínica

• Estudios de abogados que quieren que una IA revise una cláusula, resuma un escrito o proponga una contestación sin enviarle los nombres de las partes.
• Contadores que redactan con IA el correo al cliente sobre una notificación de SUNAT o un fraccionamiento.
• Inmobiliarias que comparten un contrato de arrendamiento como modelo sin los datos del inquilino anterior. Tienen su propia página: usar la IA en una inmobiliaria.
• Clínicas y consultorios que piden a la IA la carta a la EPS o el presupuesto de una cirugía sin el nombre del paciente.
• Notarías que trabajan un borrador de escritura pública o de poder con IA, con los datos de los otorgantes tapados antes.
• Corredores de seguros que redactan el aviso de un siniestro con los datos del asegurado.
• Recursos humanos, con cartas, contratos y memorandos que nombran a cada trabajador. Lo vemos uso por uso en IA para recursos humanos.

Y si trabajas con clientes que te piden por contrato no usar IA con su información, o que te lo permiten con condiciones, eso se escribe en la cláusula de IA del contrato de locación de servicios.

Si el Word ya llegó a la IA

Si ya pegaste el contrato completo en un chat, tapar los datos ahora no lo saca de ahí. Lo que sí puedes hacer es borrar esa conversación y revisar qué guarda el servicio. Para la próxima, el orden es este: primero se tapan los datos, después se pega. Qué guarda ChatGPT de un archivo subido lo contamos en la guía sobre subir documentos a ChatGPT.

Si lo que salió fue un documento con datos de muchos clientes, puede ser una filtración de datos personales, y conviene seguir los pasos de esa guía: saber qué salió, a quién y cómo avisar.

Lo que hace la herramienta con tu documento

No guardamos tu documento, y no necesitas cuenta.

La herramienta sirve para un documento suelto. Si trabajas con Word todos los días, la app de Nonimo lo hace en tu computadora con una tecla, conserva el formato del original, tapa también el DNI y el RUC y te devuelve tus datos reales en la respuesta de la IA.