Anonimiza tu Excel: quita los datos antes de subirlo a la IA

Anonimizar datos en Excel antes de subir el archivo a una IA es el paso que más se salta, y es justo el archivo que más gente reúne: toda la planilla del mes, toda la cartera de clientes, todos los propietarios de un edificio. Con la herramienta de esta página subes el .xlsx y en segundos lo descargas con los datos personales cambiados por etiquetas, y con los montos intactos para que la IA pueda trabajar con ellos.

Funciona con planillas de remuneraciones, listados de clientes, cobranzas, cuotas de mantenimiento, bases de interesados y estados de cuenta exportados. No guardamos tu archivo. Te lo devolvemos como el mismo Excel, en TXT o listo para copiar. Si el sistema te entrega la exportación en CSV, hay una herramienta para el CSV y el texto.

Cómo anonimizar datos en Excel, paso a paso

1. Prepara una copia del libro

Trabaja siempre sobre una copia. Antes de subirla, muestra las hojas, filas y columnas ocultas, y pregúntate qué necesita la IA para tu pregunta. Si quieres saber cuánto debe cada propietario del edificio, le bastan el nombre y el saldo: las demás columnas sobran, y lo que sobra se elimina de la copia, no se vuelve a ocultar. Para decidir columna por columna sirve la lista de datos que no conviene compartir con una IA.

Las columnas que conviene eliminar casi siempre: el DNI, el RUC, la cuenta bancaria o el CCI, el número de pasaporte, la fecha de nacimiento si no hace a la pregunta, y la de observaciones, donde cada uno escribió lo que quiso.

2. Sube el Excel

Arrastra el .xlsx a la herramienta o elígelo con el botón. No guardamos ni el archivo ni su contenido.

Si el libro es un .xls antiguo, ábrelo en Excel y guárdalo como .xlsx antes de subirlo. Si es un .xlsm con macros, la copia que descargas va sin ellas.

3. Revisa lo que se tapó

La herramienta cambia cada dato personal del libro, como un nombre, un correo, un celular o una dirección, por una etiqueta que dice qué había, y te lo muestra marcado para que lo revises.

Los montos, las fechas de pago, los conceptos y los totales quedan como están. Y cada persona conserva su número en todo el libro: si un cliente aparece en la cuota de noviembre y en la de diciembre, en las dos es la misma etiqueta. Así la IA puede sumar, comparar o detectar atrasos por persona sin saber quién es.

Cada dato tapado se deshace con un clic. Revisa siempre la columna de nombres: para eso está el botón Tapar columna, en el encabezado de cada columna, que la tapa entera de una vez. En la lista de lo que se tapó también puedes desmarcar un tipo de dato para dejarlo a la vista, o abrirlo y elegir uno por uno. Y si en una fila suelta un dato quedó a la vista, selecciónalo y haz clic en Tapar.

4. Descarga el mismo Excel

Descarga el mismo archivo con los datos ya tapados, descárgalo en TXT o cópialo para pegarlo en tu IA. El libro conserva sus hojas, sus columnas y sus cifras. Los gráficos se mantienen, y los datos que los alimentan van tapados. Si el original traía macros, la copia va sin ellas. Si traía partes que no se pueden tapar, como tablas dinámicas o comentarios, la copia sale sin algunas de ellas, y la herramienta te lo avisa debajo de la descarga. Si el reporte va a un tercero exportado en PDF, ponerle una marca de agua al PDF deja claro para quién es la copia.

Antes de compartirlo, revísalo. Un Excel tiene una trampa que un contrato no tiene: cada fila es una persona. Si sacas el nombre pero dejas el cargo, la sede y la fecha de ingreso, en una empresa de veinte personas cualquiera sabe de quién se trata. Y si el listado trae descansos médicos o diagnósticos, son datos sensibles que conviene sacar a mano.

Así queda una hoja de cobranzas

Un reporte de cuotas pendientes, con datos de ejemplo:

Nombre	Correo	Teléfono	Monto adeudado	Vencimiento
Raúl Vílchez Seminario	cliente@example.com	+51 900 000 000	1,850.00	10/11/2026
Giovanna Tsuchiya Morales	pagos@example.com	+51 900 000 001	925.50	15/11/2026
Raúl Vílchez Seminario	cliente@example.com	+51 900 000 000	400.00	10/12/2026

Después de pasar por la herramienta:

Nombre	Correo	Teléfono	Monto adeudado	Vencimiento
[PERSONA_1]	[CORREO_1]	[TELEFONO_1]	1,850.00	10/11/2026
[PERSONA_2]	[CORREO_2]	[TELEFONO_2]	925.50	15/11/2026
[PERSONA_1]	[CORREO_1]	[TELEFONO_1]	400.00	10/12/2026

Datos de ejemplo: los nombres son inventados, los celulares son de ceros y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

Fíjate en la primera y la tercera fila: el mismo cliente sale con la misma etiqueta, así que la IA puede sumar sus dos cuotas sin saber quién es. Ahora puedes pedirle que redacte un recordatorio de pago para cada fila, que calcule el total vencido o que ordene a los clientes por saldo, y la respuesta te llega con las mismas etiquetas. Tú sabes quién es cada uno.

Anonimizar el DNI en Excel

Casi todo Excel peruano trae una columna de DNI, y muchos, una de RUC. Para la mayoría de las preguntas no hacen falta, así que lo más simple es eliminarlas de la copia antes de subirla. Si necesitas un identificador por persona, usa la etiqueta que pone la herramienta en la columna del nombre, o un código propio como los de la sección de fórmulas más abajo. La app de Nonimo, en tu computadora, tapa también el DNI y el RUC, en Excel y en cualquier texto, y te los muestra marcados para que los revises.

Un detalle que conviene saber: Excel trata el DNI como número si la celda no tiene formato de texto, y se come el cero inicial de los DNI que empiezan por cero. Si vas a usar el DNI para cruzar dos hojas antes de eliminarlo, dale formato de texto a esa columna primero. Por qué no conviene que el número circule lo explicamos en qué pueden hacer con tu número de DNI.

Ocultar datos en Excel no es lo mismo que taparlos

Mucha gente busca «ocultar datos en Excel» y encuentra cómo ocultar una columna o darle formato a una celda para que no se vea. Sirve para imprimir una hoja más limpia o para trabajar más cómodo, pero no saca nada del archivo. Un .xlsx es un paquete con varios archivos adentro: uno dice qué hojas tiene el libro y cuáles están ocultas, cada hoja vive en su propio archivo, las notas van aparte. Excel te muestra una parte. El resto sigue en el archivo que subes, y la IA lo lee entero. Si exportas la hoja a PDF, pasa algo parecido con el autor y el programa que quedan en el archivo: lo vemos en cómo quitar los metadatos de un PDF.

lo que parece oculto	qué hace Excel	¿lo lee otro programa?
Una columna oculta	deja de mostrarla	sí, con todos sus valores
Una hoja oculta	saca su pestaña	sí, completa
Una celda con formato ;;;	la pinta en blanco	sí, el valor sigue adentro
Una celda con letra blanca	la hace invisible en pantalla	sí, igual que las demás
Una nota en una celda	muestra solo un indicador	sí, con el nombre de quien la escribió
Un filtro aplicado	esconde las filas que no cumplen	sí, todas las filas

Por eso el primer paso es mostrarlo todo y borrar lo que sobra, antes de subir nada. Con un PDF tachado en negro pasa lo mismo: lo que la pantalla esconde sigue en el archivo, como contamos en cómo censurar un PDF de verdad.

Cómo mostrar todo lo oculto de un libro

En una copia, antes de subirla (los nombres de menú son los de Excel en español):

1. Hojas ocultas: clic derecho en cualquier pestaña y Mostrar. Si la opción está gris, no hay hojas ocultas.
2. Filas y columnas ocultas: selecciona toda la hoja con el triángulo de la esquina, clic derecho en el encabezado de una columna y Mostrar. Después lo mismo con las filas.
3. Filtros: en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, Borrar, para que se vean todas las filas.
4. Notas y comentarios: en Revisar, Notas, Mostrar todas las notas, y elimina las que no hagan falta. En un Word que acompaña al libro, lo mismo vale para el control de cambios.
5. Nombres definidos: en Fórmulas, Administrador de nombres. A veces un rango con nombre apunta a una hoja que ya borraste o a otro libro.

Hay un atajo que revisa casi todo eso de una vez: el Inspector de documento. En Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento, Excel busca comentarios, propiedades con el autor, hojas ocultas, filas y columnas ocultas y contenido invisible, y te ofrece quitarlos. Úsalo solo en la copia: «Quitar todo» en filas y columnas ocultas las borra, no las muestra. En PowerPoint, el mismo inspector sirve para quitar las notas del orador de una presentación.

Si después de mostrar todo aparece una hoja con la base completa de clientes que nadie recordaba, elimínala antes de subir el libro.

Anonimizar nombres en Excel a mano, con fórmulas

Si el libro no puede salir de tu computadora, Excel mismo te deja cambiar los nombres por códigos. Toma unos minutos y conviene hacerlo siempre igual:

1. Trabaja en una copia y muestra todo lo oculto, como en el paso 1.
2. Arma una hoja de equivalencias. Copia la columna de nombres a una hoja nueva, quita los duplicados (Datos, Quitar duplicados) y al lado escribe un código para cada uno, por ejemplo con la fórmula =“CLIENTE_“&FILA()-1 arrastrada hacia abajo.
3. Reemplaza en la hoja principal. En una columna nueva, usa BUSCARV (o BUSCARX en las versiones nuevas) para traer el código de cada nombre desde la hoja de equivalencias, por ejemplo =BUSCARV(A2,Equivalencias!A:B,2,FALSO). En Perú lo habitual es que Windows use el punto como separador decimal y la coma entre los argumentos; si Excel te marca error, tu configuración usa punto y coma: cambia las comas de la fórmula por punto y coma. Después copia esa columna y pégala como valores (Pegado especial, Valores), para que no quede la fórmula apuntando a los nombres.
4. Borra las columnas originales de nombre, DNI, RUC, correo, celular y dirección.
5. Saca la hoja de equivalencias del libro. Muévela a otro archivo que no sale de tu computadora. Si queda en el mismo libro, aunque la ocultes, viaja con él.

Al final tienes lo mismo que hace la herramienta, con la diferencia de que tú guardas la tabla para volver a poner los nombres. Es más trabajo, y es fácil olvidarse de una columna de observaciones o de una hoja que nadie miraba, así que repasa la lista de lo oculto antes de enviar el archivo.

Si el libro está en Google Sheets

La herramienta trabaja con archivos .xlsx. Desde Google Sheets, en Archivo, Descargar, elige Microsoft Excel (.xlsx), y sube ese archivo. Lo que descargues ya tapado lo puedes volver a abrir en Sheets si prefieres. Ten en cuenta que una hoja compartida con «cualquier persona que tenga el vínculo» la puede abrir cualquiera que reciba ese enlace: para compartirla sin datos, comparte la copia tapada. Y si en tu cuenta de Google usas Gemini, mira qué guarda y por cuánto tiempo.

Boletas de pago en Excel y la planilla: lo que hay que mirar

Algunas cosas son propias de cómo se arman los Excel en Perú:

• El DNI y el RUC. Los sistemas de planillas y de facturación los exportan de mil formas: con el DNI como texto o como número, con el RUC del proveedor en una columna aparte. Si la IA no los necesita, elimina esas columnas o cámbialas por un código.
• Las columnas de AFP u ONP, de EsSalud o de la EPS. No identifican solas, pero dicen mucho de una persona, y la de la EPS puede llevar a la salud. Si la IA no las necesita, sácalas.
• La cuenta sueldo o el CCI de cada trabajador o proveedor. Es común en los Excel de pagos y en los que se suben al banco. Si la IA no la necesita, elimina esa columna.
• Los montos. En Perú se escriben con punto decimal y coma de miles: 1,850.00. La herramienta no toca los montos, así que salen igual que entraron.

El caso más delicado es el Excel de la planilla, del que salen las boletas de pago de cada trabajador. Para preguntarle a la IA cómo calcular una gratificación, una CTS o unas vacaciones truncas, no hacen falta ni el nombre ni el DNI: basta con las fechas, la remuneración y los conceptos. Si el libro trae descansos médicos, ten presente que la Ley 29733 cuenta la información relacionada con la salud entre los datos sensibles. Cómo usar IA en el área de personas sin exponer a nadie lo vemos en la guía de IA para recursos humanos.

Para qué se usa en la contabilidad, en recursos humanos o en la inmobiliaria

• Contadores que piden a la IA que concilie, clasifique o explique movimientos de varios clientes a la vez, o que arme el resumen mensual de vencimientos de SUNAT. Lo contamos en IA para contadores.
• Recursos humanos, con la planilla que lleva nombre, DNI, correo y celular de cada persona, y que se sube a un chat para calcular vacaciones, gratificaciones o una liquidación de beneficios sociales.
• Clínicas y consultorios con la agenda o los cobros de sus pacientes en un Excel, con nombre, correo y seguro.
• Inmobiliarias y administradoras de edificios con cobros de alquileres, cuotas de mantenimiento o seguimientos de interesados.
• Corredores de seguros con la cartera de renovaciones del mes, nombre, póliza y vencimiento de cada asegurado. Tienen su propia página: usar la IA en una corredora de seguros.
• Municipalidades con padrones de beneficiarios de un programa o listados de solicitudes de vecinos, que quieren analizarlos sin exponer a nadie.

Si lo que vas a compartir es el contrato o la carta que acompaña al Excel, usa la herramienta para tapar datos en Word.

Qué pedirle a la IA con el Excel anonimizado

El Excel tapado sirve para casi todo lo que se le pide a una IA con una hoja de cálculo, porque lo que importa son los números y la estructura, no quién es cada fila:

• Calcular: el total vencido, el promedio por cliente, los días de atraso de cada fila.
• Ordenar y agrupar: por saldo, por mes, por sede.
• Detectar: pagos duplicados, montos fuera de lo normal, filas incompletas.
• Escribir: un recordatorio de pago por fila, un resumen para el dueño, una explicación de una diferencia.
• Armar fórmulas: pedirle que te escriba la fórmula que necesitas, explicándole las columnas.

Para lo último ni siquiera hace falta subir el archivo: basta con describirle las columnas. Es la forma más segura de usar IA con Excel, porque no viaja ningún dato.

Una base de datos de clientes sin datos personales: qué columnas necesita la IA

La forma más segura de anonimizar datos en Excel es no subir lo que no hace falta. Antes de tapar, mira qué le vas a preguntar a la IA y quédate solo con las columnas que necesita para contestar:

la pregunta	lo que necesita	lo que sobra
¿Cuánto debe cada propietario?	un identificador por fila y el saldo	correo, celular, DNI, cuenta
¿Qué clientes pagan tarde?	identificador, fecha de vencimiento y fecha de pago	dirección, DNI, observaciones
¿Cuántos días de vacaciones le quedan a cada trabajador?	identificador, fecha de ingreso y días tomados	DNI, AFP, EPS, dirección
¿Qué productos se venden más por mes?	producto, fecha y monto	todo lo del cliente
Redacta un recordatorio de pago	identificador, monto y vencimiento	todo lo demás

El identificador puede ser la etiqueta que pone la herramienta, [PERSONA_1], o un código que armes tú. Lo que no hace falta casi nunca es el nombre real.

Los errores más comunes

• Ocultar en vez de borrar. La columna oculta viaja entera.
• Olvidarse de las otras hojas. El libro de cobranzas trae una hoja «Base» con todos los datos de los clientes.
• Dejar la columna de observaciones. Es donde aparecen el nombre del fiador, un celular escrito a mano o el motivo de un atraso.
• Subir el original en vez de la copia. Ponle a la copia un nombre que lo diga, como «cobranzas-tapado.xlsx».

Anonimizar no siempre basta: el problema de las filas

La palabra anonimizar promete más de lo que una herramienta puede dar sola. Tapar el nombre, el correo y el celular de una fila es cambiar un dato por otro: la persona sigue ahí, con otro nombre, y quien tenga el archivo original puede volver a unirla.

La Ley 29733 distingue las dos cosas en su artículo 2. El procedimiento de anonimización impide identificar al titular y es irreversible. El procedimiento de disociación también impide identificarlo, pero es reversible. Lo que hace la herramienta, con etiquetas que tú puedes volver a cambiar por los nombres, se parece a lo segundo. Para que un dato sea anónimo de verdad, nadie tiene que poder saber de quién es, ni siquiera cruzándolo con otra información. En un Excel, eso pide más que tapar las columnas de identidad: pide mirar las combinaciones, como cargo más sede más fecha de ingreso, o distrito más edad más profesión.

La diferencia y cómo se hace en la práctica la contamos en anonimización y disociación de datos.

Para el uso de todos los días, como pedirle a una IA que redacte recordatorios o sume saldos, tapar las columnas de identidad y sacar las que sobran es lo razonable. Para publicar una base o entregarla a un tercero que no tiene por qué saber nada, hace falta ir más allá. Qué más implica la ley para quien usa IA en el trabajo lo resumimos en inteligencia artificial y protección de datos.

Si el Excel ya llegó a la IA

Si ya subiste el libro con los datos a la vista, borra la conversación y revisa qué guarda el servicio. Si el archivo tenía datos de muchos clientes o trabajadores, puede tratarse de una filtración de datos personales: mira a quién llegó, por qué canal, y qué datos traía, antes de decidir a quién avisar.

Lo que hace la herramienta con tu libro

No guardamos tu archivo, y no necesitas cuenta.

La herramienta sirve para un libro suelto. Si trabajas con Excel todos los días, la app de Nonimo lo hace en tu computadora con una tecla, tapa también el DNI y el RUC y te devuelve tus datos reales en la respuesta de la IA.