Política de uso de IA en la empresa: modelo y pautas

Tu equipo ya usa inteligencia artificial, lo sepas o no. Alguien en administración le pide a ChatGPT que redacte un recordatorio de pago, alguien en ventas pega una cotización en Gemini para que suene mejor y alguien en recursos humanos resume un legajo con Copilot. Una política de uso de IA en la empresa no está para frenar eso. Está para que se haga rápido y sin que los datos de tus clientes terminen donde no deben.

Esta guía explica qué tiene que decir esa política, por qué cada punto, en qué se apoya en la ley peruana y cómo se pone en marcha. El modelo está más abajo, listo para copiar en un documento de tu empresa y adaptar. Al final encontrarás también qué contestar cuando un cliente grande te manda su cuestionario de seguridad y pregunta, entre otras cosas, cómo usas la IA.

Por qué tu empresa necesita una política de uso de IA

Ninguna ley peruana te pide una «política de IA» con ese nombre para una pyme. Lo que sí piden la Ley 29733 y su Reglamento son cosas que una política resuelve de una sola vez.

La primera es la seguridad. La Ley 29733, Ley de Protección de Datos Personales, pide a quien trata datos personales adoptar medidas técnicas, organizativas y legales que garanticen su seguridad (artículo 16). Una regla escrita sobre qué se pega en una IA y qué no es, a nuestro juicio, justamente una medida organizativa.

La segunda es la confidencialidad. El artículo 17 de la misma ley obliga a guardar confidencialidad no solo al dueño del banco de datos, sino a quien intervenga en cualquier parte del tratamiento, y esa obligación sigue después de terminada la relación. Alcanza a la asistente que contesta correos y al practicante que arma reportes. Una política firmada por cada persona es la manera más simple de dejar constancia de que ese deber se conoce.

La tercera viene del Reglamento vigente, el D.S. 016-2024-JUS, publicado en El Peruano el 30 de noviembre de 2024 y en vigencia desde el 30 de marzo de 2025. Entre las medidas de seguridad para los datos en medios digitales, su artículo 46 pide formar al personal y dice que la mensajería, el correo o las redes sociales que no son institucionales tienen que estar aprobados formalmente antes de usarse para tratar datos personales. Un chat de IA con la cuenta personal de un trabajador se parece mucho a eso. La lista de herramientas autorizadas del modelo de abajo es la forma de cumplirlo.

Y hay una cuarta pieza, más nueva. La Ley 31814, que promueve el uso de la inteligencia artificial, tiene reglamento desde el 9 de setiembre de 2025: el D.S. 115-2025-PCM, publicado ese día en El Peruano. El reglamento alcanza también a las organizaciones del sector privado (artículo 3), clasifica los usos de la IA por nivel de riesgo y considera de riesgo alto, entre otros, los sistemas usados para seleccionar, evaluar, contratar o cesar trabajadores, para la evaluación crediticia y para el diagnóstico o la evaluación de historias clínicas (artículo 24). A las empresas privadas que integran la IA en su trabajo les pide, entre otras cosas, políticas y protocolos de seguridad y privacidad y capacitar al personal (artículo 31), con plazos de adecuación graduales según el sector y el tamaño de la empresa: más largos para la pequeña y la microempresa. Lo que te toca depende de cómo uses la IA; para un uso de oficina como el de esta guía, una política escrita es el primer paso razonable.

El panorama completo de la ley frente a la IA lo contamos en inteligencia artificial y protección de datos.

Política de uso de IA: modelo para copiar

Está pensado para un estudio de abogados o un estudio contable, una agencia, una inmobiliaria o una empresa de menos de cincuenta personas. Cambia lo que va entre corchetes y borra lo que no aplique. Una regla que nadie va a cumplir es mejor no escribirla, porque le quita fuerza a las demás.

POLÍTICA DE USO DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
[Razón social] · versión [1] · [fecha]

1. HERRAMIENTAS AUTORIZADAS
Solo estas, con la cuenta de la empresa:
· [herramienta], aprobada el [fecha].
Ninguna cuenta personal para asuntos de trabajo.
Una herramienta nueva solo entra si la aprueba
[nombre y cargo], y se agrega a esta lista con
su fecha.

2. DATOS QUE NUNCA SE PEGAN
En ninguna herramienta de IA, esté o no en la lista:
· nombres, DNI, RUC, carné de extranjería, correos,
  celulares ni direcciones de clientes, proveedores
  o trabajadores;
· números de cuenta, CCI, datos de tarjetas ni
  estados de cuenta;
· datos de salud, afiliación sindical, religión u
  opiniones políticas, aunque no lleven nombre;
· contraseñas, Clave SOL ni claves de acceso a
  sistemas.

3. ANTES DE PEGAR
Todo texto con datos de personas se pega con esos
datos tapados, cambiados por etiquetas como
[PERSONA_1] o [CORREO_1]. Si no se pueden tapar,
el texto no se pega.

4. REVISIÓN HUMANA
Lo que escriba la IA lo lee completo y lo verifica
quien lo firme o lo envíe. La IA no decide sobre
contrataciones, despidos, sanciones, créditos ni
cobranzas.

5. SI ALGO SALE MAL
Responsable: [nombre y anexo].
Si un dato del punto 2 llega a una herramienta por
error, se le avisa el mismo día, antes de borrar nada.

6. REVISIÓN DE ESTA POLÍTICA
Cada [doce] meses y siempre que entre una herramienta
nueva, cambien las condiciones de una aprobada o
cambie la ley.

Leí esta política, la voy a cumplir y guardaré
reserva sobre los datos personales que trate en la
empresa, también después de dejar de trabajar en ella.
Nombre, fecha y firma: ___________________________

La última frase no es adorno. Repite la idea del artículo 17 de la Ley 29733: una confidencialidad que no termina cuando la persona deja de trabajar con esos datos. Y la firma con fecha es lo que después vas a poder mostrar si te lo preguntan una aseguradora, un cliente o la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales.

Lo de abajo explica cada punto, para que sepas qué cambiar y qué no al adaptarlo.

Herramientas autorizadas: una lista corta y la cuenta de la empresa

El punto 1 es una lista cerrada: lo que no está, no se usa. Parece rígido, pero te ahorra discutir todas las semanas si la extensión que encontró alguien sirve o no. Se decide una vez, se anota con su fecha y se revisa cuando algo cambia.

La cuenta importa tanto como la herramienta. Con una cuenta personal, las condiciones las acepta el trabajador, el historial se va con él y, según el plan, lo que escribe puede usarse para entrenar el modelo. Con la cuenta de la empresa sabes qué condiciones aceptaste y quién tiene acceso. Antes de aprobar una herramienta, revisa qué hace con los datos en el plan que vas a contratar y guarda la versión de las condiciones que aceptaste. Con Claude, ChatGPT o Gemini, por ejemplo, lo que pasa con tus conversaciones cambia bastante entre el plan gratuito y el de empresa; en el caso de Anthropic lo detallamos en qué hace Claude con tus datos.

Un detalle que pocos esperan: en los planes de empresa, el administrador del espacio de trabajo suele poder ver las conversaciones. No es malo, es control, pero tu equipo tiene que saberlo antes de empezar. Si la herramienta guarda un registro que alguien de la empresa puede leer, ponlo por escrito en la política. Hazlo con reglas generales, iguales para todos, y no revises a escondidas: la Ley 29733 dice que las comunicaciones privadas solo se intervienen con orden judicial o autorización de su titular (artículo 13), y dónde termina una herramienta de trabajo y empieza una comunicación privada se discute caso a caso. Si vas a revisar el uso de la herramienta, consúltalo antes con tu asesor laboral. En Copilot con cuenta de trabajo pasa algo parecido: la conservación de las conversaciones la fija tu organización.

Otra cosa que conviene definir es qué pasa con los archivos. Subir un PDF o un Excel entero a un chat es pegar todo lo que tiene dentro, incluidas las propiedades del archivo y los comentarios. Si tu equipo trabaja así, agrega una línea al punto 1 o al 3, y cuéntales qué pasa cuando suben documentos a ChatGPT. Con las fotos pasa lo mismo: ChatGPT guarda las fotos que le subes, aunque después se borre el chat.

Qué datos no se pegan nunca: una lista que se entienda sin pensar

El punto 2 nombra datos concretos y no categorías abstractas, porque «información confidencial» se interpreta y «DNI» no. En un cierre de mes nadie se detiene a clasificar campos: mira la lista y sabe.

La lista sigue la idea de la Ley 29733: dato personal es toda información sobre una persona natural que la identifica o la hace identificable. Esa última palabra importa. Un número de DNI sin nombre al lado sigue señalando a una persona.

El tercer renglón del punto 2 va aparte porque son datos sensibles: la ley les da la protección más alta. Por eso el modelo pide no pegarlos ni siquiera sin nombre: un diagnóstico con la edad, el distrito y la fecha de la consulta puede bastar para reconocer a alguien. Qué entra en esa categoría, con ejemplos, está en datos sensibles según la Ley 29733.

Ajusta la lista a tu rubro. En un estudio contable la encabezarían la Clave SOL, los estados de cuenta y los estados financieros de los clientes. En un área de recursos humanos, las boletas de pago, los descansos médicos y la afiliación sindical, como contamos en la guía de IA para recursos humanos. En una inmobiliaria, la copia del DNI de los inquilinos y de sus avales, y las boletas de pago que se piden para alquilar.

Si quieres una lista más larga, con el porqué de cada dato, la armamos en qué datos no compartir con ChatGPT.

Uso responsable de IA generativa: tapar antes de pegar

Una política que solo prohíbe invita a saltársela en silencio. El punto 3 da la salida: casi cualquier consulta funciona igual con los datos cambiados por etiquetas. Para redactar un recordatorio de pago, la IA necesita el mes de la factura y el tono, no el nombre del cliente. El Reglamento de la Ley 29733 llama a esto disociación y la define como un procedimiento que impide identificar al titular y que es reversible (artículo 41 del D.S. 016-2024-JUS). Lo explicamos en anonimización y disociación de datos.

Hacerlo a mano sirve para un correo, pero no para veinte al día. Para eso hicimos Nonimo, una app para Windows y Mac que trabaja en tu computadora antes de que el texto llegue al chat. Cambia por etiquetas los nombres, los correos, los celulares con +51 y las direcciones; el número de DNI y el RUC también pasan a ser una etiqueta. Seleccionas el texto, presionas una tecla y pegas en ChatGPT, Claude, Gemini o Copilot. Cuando copias la respuesta y presionas la misma tecla, los datos vuelven a su lugar. Tu texto se tapa en tu computadora; a Nonimo no le llega.

Así queda un pedido típico de administración. Antes:

Cliente: Lucía Fernanda Saldarriaga Pinedo
Correo: cliente@example.com
Celular: +51 900 000 000

Redacta un recordatorio cordial: la factura de setiembre venció el día 15 y sigue pendiente. Ofrece pagarla en dos partes.

Y lo que le llega al chat después de la tecla:

Cliente: [PERSONA_1]
Correo: [CORREO_1]
Celular: [TELEFONO_1]

Redacta un recordatorio cordial: la factura de setiembre venció el día 15 y sigue pendiente. Ofrece pagarla en dos partes.

Lo que no está en la lista de Nonimo, como un número de cuenta o un CCI, sigue en el texto: si tu consulta lo lleva, tápalo tú antes de pegar, y por eso el punto 2 del modelo lo nombra igual. Antes de pegar ves qué se tapó, y cualquier dato lo puedes devolver con un clic si hacía falta.

Con esto, el punto 3 deja de depender de la memoria de cada persona. Y si lo que hay que procesar es un archivo completo, nuestras herramientas en línea tapan los datos de un PDF, un Word o un Excel y te devuelven el documento listo.

Revisión humana: quien firma, revisa

El punto 4 tiene dos partes. La primera es de calidad: la IA se equivoca con aplomo, inventa artículos de leyes, redondea cifras y confunde fechas. Quien firma un documento responde por él, lo haya escrito una persona o un chat. La regla es simple: lo que sale con tu firma o con el logo de la empresa lo leyó entero alguien de la empresa.

La segunda es de trato a las personas. Una decisión sobre un despido, una sanción o un crédito afecta a alguien con nombre y apellido. Un sistema que ordena CV o evalúa desempeño puede arrastrar sesgos que nadie ve si nadie revisa. La Ley 26772 ya prohíbe que las ofertas de empleo tengan requisitos discriminatorios, y el reglamento de la Ley 31814 considera de riesgo alto los sistemas de IA usados para seleccionar, evaluar o cesar trabajadores y para la evaluación crediticia. Para esos usos, el reglamento pide informar con claridad a las personas (artículo 25) y, en sectores como salud, finanzas o justicia, que haya personas capacitadas que puedan detener, corregir o invalidar lo que decide el sistema (artículo 31). Por eso el modelo deja esas decisiones en manos de una persona: la IA puede ordenar información y proponer un borrador, pero no decide.

Si un dato sale por error

El punto 5 pide un nombre y un anexo, no un comité. En una empresa chica, el primer aviso tiene que ir a alguien que esté en la oficina ese día.

«Antes de borrar nada» está ahí a propósito. La reacción natural es borrar la conversación y hacer como si nada. Pero primero hay que anotar qué salió, en qué herramienta, a qué hora y a quién afecta, porque eso es lo que vas a necesitar si después tienes que explicarlo a un cliente o a tu aseguradora. Recién después se borra, sabiendo que borrar el historial de ChatGPT no siempre lo saca de inmediato de los servidores del proveedor. Qué guarda OpenAI y por cuánto tiempo lo contamos en ¿es seguro ChatGPT?.

Ese registro tiene además un destino legal. El artículo 34 del Reglamento pide notificar a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales los incidentes de seguridad graves en un plazo de 48 horas. Qué hacer paso a paso lo explicamos en qué hacer ante una filtración de datos personales.

La política y el reglamento interno de trabajo

Aquí hay un punto que conviene tener claro, porque es lo primero que va a preguntar quien lleva el área de recursos humanos: ¿puedo imponer esta política?

La forma natural de hacerlo, en las empresas que lo tienen, es el reglamento interno de trabajo, donde van las obligaciones de los trabajadores y las medidas disciplinarias. A nuestro juicio, la regla de qué se pega en una IA encaja ahí sin forzar nada. Si tu empresa no tiene reglamento interno, porque por su tamaño no está obligada, el camino es una directiva interna entregada y firmada, o un anexo al contrato de trabajo. Revisa con tu asesor laboral cuál te corresponde y cómo se comunica a los trabajadores.

Las sanciones tienen límites y procedimiento. Una amonestación por un descuido no es lo mismo que subir a sabiendas la base de clientes a una herramienta no autorizada: lo segundo podría llegar a ser una falta grave según la ley laboral, pero eso se analiza caso a caso y con el procedimiento que la ley exige. Para que una sanción se sostenga, ayuda mucho que la regla estuviera escrita, firmada y explicada antes. Y ante una sanción concreta, consulta a tu asesor laboral: esta guía no reemplaza ese consejo.

Recuerda también que la formación del personal es parte de las medidas de seguridad que pide el Reglamento de la Ley 29733 (artículo 46). Una reunión corta para explicar la política, con su hoja de asistencia, sirve para las dos cosas.

Qué responder al cuestionario de seguridad de un cliente

Si tu empresa presta servicios a una empresa grande, un banco o una compañía de seguros, tarde o temprano te llega un cuestionario de seguridad de la información. Desde hace un tiempo casi todos traen preguntas sobre inteligencia artificial. En el sector financiero y de seguros, además, la SBS exige a bancos, aseguradoras y AFP gestionar la seguridad de la información de sus proveedores: evaluar sus riesgos, firmar contratos que lo permitan y, cuando el proveedor procesa datos de forma significativa, verificarlo cada año (Resolución SBS 504-2021, artículos 22 y 24). Por eso sus cuestionarios son cada vez más detallados. No son preguntas de examen: lo que quieren saber es si los datos que te pasan pueden terminar en un chat sin control.

Las preguntas cambian de un cuestionario a otro, pero suelen girar alrededor de estas, y estas son las respuestas que puedes dar si aplicaste la política de esta guía. Adáptalas a lo que de verdad haces.

¿Su organización tiene una política sobre el uso de herramientas de IA generativa? Sí. Política de uso de inteligencia artificial, versión [1] del [fecha], firmada por todo el personal que trata datos de clientes [e incorporada al reglamento interno de trabajo]. Podemos enviarla junto con este cuestionario.

¿Qué herramientas de IA están autorizadas y con qué tipo de cuenta? Solo [herramienta], con cuenta de empresa administrada por [cargo]. Las cuentas personales están prohibidas para tareas de trabajo.

¿Se ingresan datos personales o confidenciales del cliente en herramientas de IA? No de forma identificable. Los nombres, números de documento, correos, celulares y direcciones se tapan en la computadora de cada persona antes de pegar, con una herramienta y, donde la herramienta no llega, a mano, y se reemplazan por etiquetas. Los datos sensibles y los bancarios no se pegan.

¿Cómo se asegura que eso se cumpla? Con una herramienta instalada en los equipos de quienes trabajan con datos de clientes, que tapa esos datos en el momento de pegar, y con la firma de la política por cada persona. [Si es el caso: la extensión del navegador la instala el área de TI por política.]

¿Quién revisa los resultados generados por IA? La persona que firma o envía el documento lo lee completo y lo verifica. La IA no toma decisiones sobre personas.

¿Tienen un procedimiento ante incidentes que involucren IA? Sí. Responsable designado [cargo], aviso interno el mismo día, registro de qué dato salió, en qué herramienta y a quién afecta, y comunicación al cliente en el plazo que fije nuestro contrato con él.

¿Los datos salen del Perú? Los proveedores de IA aprobados procesan la información fuera del Perú. Por eso los datos personales del cliente no se pegan en forma identificable: lo que llega al proveedor es el texto con etiquetas.

¿Con qué frecuencia se revisa la política? Una vez al año y cada vez que se incorpora una herramienta, cambian las condiciones de una aprobada o cambia la ley. Última revisión: [fecha].

Dos consejos que valen para todo el cuestionario. El primero: no contestes «sí» a algo que no puedes mostrar. Mejor un «todavía no, estará lista el [fecha]» que una afirmación que se cae al primer pedido de respaldo. El segundo: guarda la versión que enviaste. Si el próximo año te llega el mismo cuestionario, vas a querer contestar igual o explicar qué cambió.

Las solicitudes de seguro cibernético hacen preguntas parecidas, y lo que respondas ahí puede pesar el día que tengas un siniestro. Lo contamos en el seguro de ciberseguridad cuando la fuga es por IA.

Cómo ponerla en marcha en un mes

1. Elige las herramientas. Una o dos, con cuenta de empresa. Lee sus condiciones de privacidad antes de aprobarlas y anota la fecha en que lo hiciste.
2. Ajusta la lista del punto 2 a los documentos de tu rubro. Un corredor de seguros, por ejemplo, va a agregar la póliza y el aviso de siniestro.
3. Instala lo necesario para tapar en las computadoras de quienes trabajan con datos de clientes, para que el punto 3 se cumpla sin esfuerzo. Si son muchos, el área de TI puede instalar la extensión del navegador por política.
4. Decide dónde vive la política: en el reglamento interno de trabajo, en una directiva interna o en un anexo firmado al contrato.
5. Explícala en una reunión corta, con ejemplos reales de tu oficina y los datos ya tapados. Diez minutos con un caso concreto valen más que el documento entero leído en voz alta.
6. Junta las firmas y guárdalas con la versión y la fecha. Esa hoja es el respaldo que te piden en el cuestionario de un cliente o en la solicitud de un seguro.

Si tu empresa presta servicios profesionales, la política tiene una pieza gemela hacia afuera: la cláusula de IA en el contrato de locación de servicios, que le cuenta al cliente cómo trabajas con la IA. Si eres abogado, la política es también la forma de cuidar el secreto profesional al usar inteligencia artificial.

Si eres contador, el mismo criterio sirve para el estudio contable, con la Clave SOL y los estados de cuenta al tope de la lista. Y si trabajas en una municipalidad, el modelo te sirve de base, pero tu marco suma las reglas propias del sector público.

Lo que la política no hace sola

Una política es una hoja. Lo que la vuelve real es que la gente sepa cumplirla sin pensar. Por eso el punto 3 es el corazón del modelo: si tapar los datos cuesta una tecla, la regla se cumple; si cuesta cinco minutos de edición a mano, la regla se cumple el primer día y después no.

Tampoco reemplaza el criterio. Habrá textos que, aun sin nombres, cuentan demasiado: un conflicto único en un distrito chico, una cifra que salió en la prensa, una combinación de edad, cargo y fecha que basta para saber de quién se habla. Ahí la pregunta que tiene que hacerse cada persona es simple: ¿alguien que conozca el caso lo reconocería leyendo esto? Si la respuesta es sí, se cambian también esos detalles.

Y no reemplaza la revisión. Cada año, o cuando una herramienta cambie sus condiciones, siéntate media hora con la política, revisa qué se cumplió y qué no, y corrige lo que haga falta. Una política que se revisa es una política que se usa. Más en la página de seguridad.

Lo de arriba resume la ley peruana y no reemplaza la opinión de un abogado sobre tu caso concreto.