Anonymiser un document avant de l'envoyer à une IA
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Joaquín Trapero in Expert en intelligence artificielle et en protection des données, fondateur de Nonimo.
Vous avez un compte rendu ou un contrat à faire relire par une IA, et il parle de gens réels. La liste de ce qu’il faut enlever figure dans notre guide des données à retirer avant une IA.
Cette page traite de la méthode, document par document. Elle commence par un mot, parce que ce que presque tout le monde appelle « anonymiser » est, en droit, autre chose.
Travaillez sur une copie : videz d'abord les coulisses du fichier, remplacez ensuite chaque personne par une étiquette stable, retirez le contexte qui la désigne, puis vérifiez. Gardez la table de correspondance hors du document et de la conversation. Le résultat est une pseudonymisation au sens du RGPD, pas une anonymisation.
Anonymisation et pseudonymisation : ce que vous faites en remplaçant un nom
Pour la CNIL, anonymiser, c’est rendre toute identification impossible en pratique, et de manière irréversible. Remplacer un nom par une étiquette tout en sachant à qui elle correspond ne remplit pas cette condition : le chemin inverse existe.
Le RGPD a un mot pour ce geste. Son article 4, point 5, appelle pseudonymisation le traitement qui empêche d’attribuer des données à une personne « sans avoir recours à des informations supplémentaires », à condition que celles-ci soient conservées séparément et protégées.
« Anonymiser » s’est imposé parce que le mot rassure. Je préfère dire pseudonymiser dès qu’on garde la table : personne ne croit alors que le document est sorti du RGPD. Pour un dossier client, les suites sont dans notre guide RGPD et données clients.
Ce que devient votre document selon la méthode
La ligne surlignée est celle qui décide, en pratique, pour un dossier en cours.
| Pseudonymisé | Anonymisé | |
|---|---|---|
| Retour aux vrais noms | Possible, avec la table de correspondance | Impossible, pour quiconque |
| Le RGPD, chez vous | S'applique toujours | Ne s'applique plus |
| Dans le texte | [SALARIÉE_1], [ENTREPRISE_1] | « une salariée », « une entreprise industrielle », sans rien de rattachable |
| La réponse de l'IA | Vous y remettez les noms et elle sert au dossier | Elle reste générale |
| Usage qui s'y prête | Courrier à rédiger, dossier à résumer | Exemple de formation, statistique, publication |
RGPD, article 4, point 5, et considérant 26 ; CNIL, « L'anonymisation de données personnelles ». Étiquettes inventées ; la dernière ligne est notre lecture.
Données pseudonymisées et table de correspondance : ce qui reste chez vous
Le considérant 26 du RGPD tranche : des données pseudonymisées qu’on peut rattacher à quelqu’un grâce à des informations supplémentaires restent des informations sur une personne identifiable. La CNIL écrit qu’elles « conservent donc un caractère personnel ». Votre document étiqueté reste, chez vous, un traitement de données.
Côté destinataire, la Cour de justice a nuancé le 4 septembre 2025 (C-413/23 P, sur le règlement 2018/1725 des institutions de l’Union) : la personne peut ne plus être identifiable pour qui n’a pas de quoi la rattacher. Notre guide sur la clause IA de la lettre de mission en tire les conséquences.
Pour vous, qui gardez la table, rien ne change. Et la nuance tombe dès que la table voyage. Le CEPD veut qu’elle ne soit ni communiquée ni utilisée par ceux qui traitent les données pseudonymisées. Une table collée en bas du prompt « pour que l’IA s’y retrouve », c’est tout perdre.
Qui détient quoi quand le document part
La flèche ne transporte que le texte étiqueté.
Schéma, nom inventé. « Domaine de pseudonymisation » : notion des lignes directrices 01/2025 du CEPD (version soumise à consultation) pour désigner ceux qui ne doivent pas pouvoir attribuer les données à une personne.
Comment anonymiser un document, étape par étape
L’ordre compte plus que l’outil. Videz les coulisses en premier : commentaires, révisions et propriétés portent souvent les noms, et une fois purgés, il reste moins d’endroits à traiter. Sur un bulletin de paie, document quotidien des cabinets comptables, l’en-tête concentre presque tout.
Le contexte vient après les noms, pas avant. Une fois les personnes remplacées, ce qui les désigne encore saute aux yeux, comme un poste unique dans une petite structure. Pour les données de santé ou syndicales, demandez-vous si elles doivent partir tout court.
La copie de travail est l’étape qu’on saute, et c’est une erreur. L’original ne quitte pas son dossier, la copie porte un nom sans ambiguïté, du genre « POUR-IA ». Une fenêtre d’envoi propose volontiers le dernier fichier ouvert, et c’est souvent l’original.
Six étapes, trois temps
On ne passe à la colonne suivante qu'une fois la précédente finie.
Le fichier
1. Copie de travail, l'original reste rangé2. Commentaires, révisions, propriétés et éléments masqués vidésLe texte
3. Personnes, numéros et coordonnées remplacés par des étiquettes4. Contexte qui isole quelqu'un retiré ou généraliséL'envoi
5. Vérification sur le fichier qui part6. Coller l'extrait, ou joindre la copieOrdre que nous proposons. Les étapes 3 à 6 sont détaillées dans les sections suivantes.
Un exemple de pseudonymisation : la même étiquette d’un bout à l’autre
Une étiquette dit le rôle et ne change jamais : [SALARIÉE_1] dans tout le document, et dans les pièces suivantes du même dossier. Le CEPD parle de pseudonymisation cohérente, où une même personne reçoit toujours le même pseudonyme. Sans cela, l’IA prend une personne pour deux.
L’État demande un geste proche à ses agents : son guide d’usage de l’IA, publié en juin 2026, conseille « Madame X » ou « un usager », repris par le cadre de l’IA dans les collectivités. Détail qui m’amuse : le PDF standard dit « anonymiser », la version accessible « pseudonymisez ».
« Madame X » suffit pour une question isolée, plus dès que deux personnes se croisent. Les initiales sont pires : « Mme G. M. » plus le nom de l’employeur, et la personne est retrouvée. Les parties d’un acte se numérotent de la même façon, voyez l’IA au notariat.
Le même entretien, étiqueté deux fois
En surligné, ce qui identifie encore ou brouille la lecture de l'IA.
Entretien du 3 mars 2026 : Ghislaine Morvandiau, technicienne méthodes chez Fonderies Fictives de l'Aubrac, demande une formation. Loïc Tessandier, son responsable, propose de la reporter ; Mme Morvandiau conteste.
Entretien du 3 mars 2026 : X, technicienne méthodes chez [SOCIÉTÉ], demande une formation. Y, son responsable, propose de la reporter ; Mme M. conteste.
Entretien du [DATE_1] : [SALARIÉE_1], technicienne méthodes chez [ENTREPRISE_1], demande une formation. [RESPONSABLE_1], son responsable, propose de la reporter ; [SALARIÉE_1] conteste.
Entretien, personnes et entreprise inventés. Dans la version « au hasard », l'IA lit trois personnes au lieu de deux, et l'initiale laisse filer un indice. Les libellés d'étiquette sont des exemples.
Anonymiser un PDF, un Excel ou un PowerPoint : ce qui change selon le format
Les étapes ne bougent pas, les cachettes si : texte sous un rectangle noir dans un PDF, feuille masquée d’un classeur Excel, notes de l’orateur dans une présentation. Chaque format a son guide, et je ne les répète pas ici.
Deux cas demandent de la vigilance. Un scan est une image : les noms ne s’y remplacent pas au clavier, il faut d’abord les lire. Et un tableur peut reformater des numéros longs dès l’ouverture, ce que décrit notre guide du fichier CSV.
Pour une pièce d’identité, passez votre chemin sur l’IA : la copie destinée à un tiers se masque ou se filigrane, elle ne se fait pas relire.
Le geste qui trompe, le geste qui retire
À gauche, ce qui rend le fichier propre à l'écran ; au milieu, ce qui le rend propre pour de bon.
| Document | Le geste qui ne retire rien | Le geste qui retire | Le guide |
|---|---|---|---|
| Word | Surligner un nom en noir, masquer les marques de révision | Accepter ou refuser les révisions, supprimer les commentaires | Anonymiser un Word, retirer le suivi |
| Compte rendu médical | Retirer le seul nom du patient | Retirer aussi l'en-tête de l'établissement, les médecins, les dates de séjour | Compte rendu et IA |
| Dessiner un rectangle noir sur le texte | Caviarder avec un outil qui supprime le texte, puis vider les propriétés | Caviarder un PDF, métadonnées | |
| Scan | Envoyer l'image en demandant à l'IA d'ignorer les noms | Lire le texte, le remplacer, ou caviarder l'image elle-même | Caviarder un PDF |
| Excel | Masquer la colonne ou la feuille des noms | Supprimer la colonne ou l'étiqueter, puis chercher les feuilles masquées | Anonymiser un Excel |
| CSV | L'ouvrir et le réenregistrer dans le tableur | Retirer les colonnes inutiles sans laisser le tableur reformater les numéros | Anonymiser un CSV |
| PowerPoint | Masquer la diapositive gênante | Supprimer les diapositives masquées et vider les notes | Vider les notes |
| Carte d'identité, passeport | La confier à l'IA pour qu'elle n'en lise qu'une ligne | Masquer ou filigraner la copie, sans IA | Masquer la CNI, masquer le passeport |
| Permis, titre de séjour | Recadrer la photo et laisser les numéros | Masquer les rubriques ou poser un filigrane | Masquer le permis, filigrane du permis, filigrane du titre de séjour |
| Dossier de location | Faire résumer le dossier complet | N'envoyer que les montants dont la question a besoin | Agences immobilières |
Résumé de nos guides par format ; les manipulations détaillées sont dans chacun d'eux.
Vérifier qu’un document est bien anonymisé avant l’envoi
On vérifie le fichier qui va partir, pas celui qu’on a à l’écran. Rouvrez la copie et cherchez chaque vrai nom, prénom seul et initiales compris. Les numéros échappent encore plus à la lecture rapide, et le numéro de sécurité sociale en est l’exemple type.
Relisez ensuite avec les trois critères que la CNIL reprend des autorités européennes : isoler une personne, la relier à une autre source, en déduire quelque chose de quasi certain. Un seul oui, et le contexte parle encore.
Quand le nettoyage vide le document de son sens, arrêtez de nettoyer. Mieux vaut réécrire la question en quelques lignes, sous forme de cas fictif : l’IA répond mieux à une question nette qu’à douze pages dont elle doit deviner l’enjeu.
Le contrôle du fichier qui part
Sur la copie de travail, juste avant l'envoi. Cochez ce qui est fait.
0 sur 6
Pas encore : chaque case vide est un endroit par où un nom peut partir.
La copie peut partir. La table de correspondance, elle, reste chez vous.
Les trois dernières lignes reprennent les critères d'individualisation, de corrélation et d'inférence de la page de la CNIL sur l'anonymisation. Rien de ce que vous cochez n'est envoyé.
Coller le texte ou joindre le fichier à l’IA
Dans ses questions-réponses de juillet 2024 sur l’IA générative, la CNIL conseille d’éviter autant que possible la saisie de données personnelles. Elle recommande aussi de former les utilisateurs, ce que le règlement européen sur l’IA attend lui aussi des entreprises.
Coller un extrait réduit ce qui part ; joindre un fichier envoie tout ce qu’il contient. Et un fichier joint dure : chez ChatGPT, il peut rester dans la bibliothèque même quand vous supprimez l’historique.
Coller gagne presque toujours. Joindre se défend quand la mise en page porte le sens, un tableau de calcul ou un plan numéroté. Pour le reste, ce que chaque assistant conserve pèse plus que le format.
Coller ou joindre ce document ?
La réponse dépend-elle de la mise en page : tableau, colonnes, plan ?
Commentaires, révisions, propriétés et éléments masqués sont-ils vidés sur la copie ?
Votre organisation (cabinet, entreprise, collectivité) autorise-t-elle cet outil pour ce dossier ?
![Des initiales fictives remplacées par [DEMANDEUSE_1] : pour anonymiser un document avant une IA, les initiales ne suffisent pas](/guias/fr/pseudonymisation-initiales-demandeuse-etiquette.webp "Des initiales qui ne protègent pas")
Anonymiser un document sur votre poste, avant toute IA
À la main, ces étapes se ratent, surtout l’étiquette qui change de forme au milieu du texte. Nonimo fait ce remplacement sur votre Mac ou votre PC Windows : noms, NIR, SIRET et coordonnées deviennent des étiquettes stables, affichées pour que vous les relisiez.
Déposé dans l’application, le document s’ouvre en aperçu, déjà masqué. Vous copiez le texte, ou vous récupérez une copie : un Word, un Excel, un PowerPoint, un OpenDocument ou un RTF garde son format, un PDF revient en PDF neuf avec son seul texte. Les scans sont lus aussi, sur l’ordinateur.
Les vraies valeurs restent chez vous et reviennent dans la réponse. Au sens du RGPD, c’est donc une pseudonymisation, qui s’inscrit dans votre charte IA sans la remplacer.
La méthode, à la main ou avec Nonimo
La ligne surlignée reste votre affaire dans les deux cas.
| Étape | À la main | Avec Nonimo |
|---|---|---|
| Étiquettes cohérentes | Vous tenez la liste et repérez chaque forme du nom | Même étiquette à chaque occurrence, affichée à l'écran |
| Table de correspondance | Un fichier à part, que vous protégez | Reste sur le poste ; les valeurs reviennent dans la réponse |
| Scans | Lire, puis retaper | Lus sur l'ordinateur |
| Envois d'un logiciel par API | Une bibliothèque côté serveur, comme Presidio | Nonimo Gateway, un AI gateway installé sur votre serveur |
| Contexte qui isole quelqu'un | Votre relecture | Votre relecture |
Le détail technique est sur notre page sécurité.
Quand c’est un logiciel qui envoie du texte à l’API d’une IA, Nonimo Gateway pose les mêmes étiquettes sur votre serveur et remet les valeurs dans la réponse.
Si votre assureur demande comment vos équipes nettoient leurs documents, les questionnaires d’assurance cyber montrent comment y répondre.
Sources
- CNIL, L’anonymisation de données personnelles : anonymisation irréversible, pseudonymisation réversible, données qui « conservent donc un caractère personnel », trois critères.
- CNIL, questions-réponses sur l’utilisation d’un système d’IA générative : éviter la saisie de données personnelles, former les utilisateurs (18 juillet 2024).
- Règlement (UE) 2016/679, RGPD, sur EUR-Lex : article 4, point 5, et considérant 26.
- CEPD, lignes directrices 01/2025 sur la pseudonymisation, version soumise à consultation : tables de correspondance (point 20), domaine de pseudonymisation (point 35), pseudonymisation cohérente (point 115).
- Cour de justice de l’UE, communiqué n° 107/25 : affaire C-413/23 P, 4 septembre 2025, règlement 2018/1725 ; identifiabilité appréciée du point de vue du responsable, à la collecte.
- DINUM, DITP et DGAFP, guide d’usage de l’IA pour les agents publics de l’État : « Madame X », « un usager » ; « anonymiser » dans le PDF standard V2, « pseudonymisez » dans la version accessible.
Consulté le 8 novembre 2026.
Questions fréquentes
Comment anonymiser un document ?
Sur une copie, et dans l'ordre. Videz d'abord commentaires, révisions et propriétés, remplacez chaque personne par une étiquette stable, retirez le contexte qui la désigne, puis vérifiez le fichier qui partira.
Quelle est la différence entre l'anonymisation et la pseudonymisation ?
L'anonymisation est irréversible, la pseudonymisation ne l'est pas. Tant qu'une clé permet de retrouver la personne, les données restent personnelles et le RGPD continue de s'appliquer.
Les données pseudonymisées sont-elles des données personnelles ?
Oui, pour celui qui peut les rattacher à quelqu'un. Le considérant 26 du RGPD le dit, et la CNIL écrit qu'elles conservent un caractère personnel.
Quelle est la différence entre « anonymer » et « anonymiser » ?
Aucune différence de sens. La CNIL et les textes emploient « anonymiser » et « anonymisation » : c'est la forme à retenir dans une procédure écrite.
Pouvez-vous donner un exemple de pseudonymisation ?
Oui : remplacer un nom par [SALARIÉE_1] partout. La table qui dit qui est [SALARIÉE_1] reste chez vous, à part. Sans elle, le texte ne désigne plus personne pour son lecteur.
Comment rendre anonyme un fichier PDF ?
En supprimant le texte, pas en le recouvrant. Un rectangle noir laisse le nom dans la couche de texte. Il faut un outil qui retire le contenu, puis effacer les propriétés du fichier.
Que recommande la CNIL avant d'utiliser une IA générative ?
De former les utilisateurs et de contrôler leurs usages. Ses questions-réponses de juillet 2024 demandent aussi de ne jamais y partager d'informations confidentielles, données personnelles comprises.