Anonimiza tu Word: quita los datos antes de subirlo a la IA

Tapar los datos personales de un documento de Word antes de mandarlo, o antes de pegarlo en ChatGPT o en Copilot, es más que cambiar el nombre que ves en la primera hoja. Un contrato de arrendamiento, un poder especial o una hoja de vida repiten el mismo nombre en el encabezado, en las cláusulas y en la firma, y basta con que se te pase una vez para que el documento ya no sirva. Con la herramienta de esta página subes el .docx y en segundos lo tienes con los datos personales cambiados por etiquetas, listo para revisar.

Sirve para contratos, derechos de petición, conceptos, memoriales, cotizaciones y hojas de vida. No guardamos tu documento. Te lo devolvemos como un Word nuevo, en TXT o listo para copiar. Si lo que tienes es un RTF, un documento de LibreOffice o un texto suelto, usa la herramienta para texto, CSV, ODT y RTF.

Cómo anonimizar un Word, paso a paso

1. Prepara una copia

Antes de subirlo, abre una copia del documento, acepta todos los cambios y borra los comentarios. Un cambio sin aceptar guarda dentro del archivo el texto que se borró, y cada comentario lleva el nombre de quien lo escribió. Los botones exactos están en cómo quitar el control de cambios en Word.

Aprovecha para mirar el encabezado y el pie de página. Es donde muchas firmas de abogados ponen el nombre del cliente o el número del proceso, y donde muchas empresas dejan el correo de quien redactó. Es también lo que menos se revisa.

2. Sube el Word

Arrastra el .docx a la herramienta o elígelo con el botón. No guardamos ni el archivo ni su texto.

Si tu documento es un .doc antiguo, ábrelo en Word y guárdalo como .docx antes de subirlo.

3. Revisa lo que se tapó

La herramienta cambia cada dato personal del documento, como un nombre, un correo, un celular o una dirección, por una etiqueta que dice qué había, y te lo enseña marcado para que lo revises.

Cada persona conserva su número en todo el documento: si la arrendataria aparece en la primera cláusula y en la firma, las dos veces sale con la misma etiqueta. Así el texto se sigue entendiendo, y una IA puede revisar una cláusula sin saber de quién es.

En la lista de lo que se tapó puedes desmarcar un tipo de dato para dejarlo a la vista, o abrirlo y elegir uno por uno. También puedes hacer clic en el documento. Y si ves algo que debería ir tapado, selecciónalo y haz clic en Tapar.

4. Descarga o copia

Descarga un Word nuevo con el texto ya tapado, descárgalo en TXT o cópialo para pegarlo en tu IA. El Word que descargas no es el original retocado: está escrito a partir del texto con etiquetas, así que por debajo no queda nada que recuperar. No conserva el diseño, los estilos ni el membrete del encabezado.

Revísalo antes de compartirlo: cada dato tapado se marca en pantalla y se deshace con un clic. Quien conoce el caso sabe si algo más señala a alguien, como un cargo único en la empresa o el número de un proceso. Un diagnóstico o una afiliación sindical son datos sensibles y conviene taparlos a mano.

Así sale un contrato de arrendamiento

Un borrador de contrato de una inmobiliaria, con datos de ejemplo, tal como sale de la herramienta:

ANTES
Contrato de arrendamiento de vivienda urbana
Arrendador: Arnulfo Pinzón Becerra
Arrendataria: Mariana Builes Zapata
Dirección: Calle Inexistente 0, Medellín
Correo: cliente@example.com
Celular: +57 300 000 0000
El canon se paga dentro de los cinco primeros días de cada mes. El contrato dura 12 meses.
Firma: Mariana Builes Zapata

DESPUÉS
Contrato de arrendamiento de vivienda urbana
Arrendador: [PERSONA_1]
Arrendataria: [PERSONA_2]
Dirección: [DIRECCION_1]
Correo: [CORREO_1]
Celular: [TELEFONO_1]
El canon se paga dentro de los cinco primeros días de cada mes. El contrato dura 12 meses.
Firma: [PERSONA_2]

Datos de ejemplo: los nombres son inventados, el celular es de ceros, la calle no existe y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

Tres cosas para mirar. La firma sale con la misma etiqueta que la arrendataria, porque es la misma persona. El arrendador y la arrendataria tienen etiquetas distintas, así que la IA sabe que son dos personas. Y el plazo y la fecha de pago del canon quedan como estaban, porque no identifican a nadie y son justo lo que le vas a preguntar a la IA.

Lo que no está en el ejemplo importa tanto como lo que está. Un contrato real trae la cédula de cada parte, a veces el NIT de la inmobiliaria y casi siempre la cuenta bancaria donde se consigna el canon. Esos datos los revisas tú en el resultado: selecciónalos y tápalos con un clic, o bórralos de la copia si la IA no los necesita. El criterio, dato por dato, está en qué datos no compartir con ChatGPT y otras IA.

Anonimizar texto en Word: por qué los trucos de siempre fallan

Un .docx no es una hoja: es un paquete con varios archivos adentro. El cuerpo va en uno, los comentarios en otro, el encabezado, el pie y las notas al pie en otros. Word junta todo y te muestra una página, pero lo que decide no mostrar sigue en el archivo que mandas. Por eso conviene saber qué pasa cuando subes un documento a ChatGPT: la IA lee el archivo, no la pantalla.

truco	qué hace	¿tapa el dato?
Letra blanca o diminuta	cambia cómo se ve el texto	no: el texto sigue ahí
Recuadro negro encima	dibuja una forma sobre la página	no: se copia por debajo
Resaltado negro	pinta el fondo del texto	no: se copia igual
Texto oculto (formato de fuente)	deja de mostrarlo en pantalla	no: sigue en el archivo
Ocultar las marcas de revisión	deja de mostrar los cambios	no: siguen en el archivo
Cambiar el dato por una etiqueta	saca el dato y deja una etiqueta	sí

La herramienta hace lo último. Con un PDF tachado en negro pasa lo mismo, y lo contamos en cómo censurar un PDF de verdad.

Lo que guarda el archivo además del texto

Hay tres lugares que se olvidan con frecuencia:

• Las propiedades del documento. En Archivo, Información, Word guarda el autor, la empresa y a veces un título con el nombre del cliente. El Word que descargas de la herramienta es nuevo y no las lleva, pero si mandas el original, pasa antes el Inspector de documento (Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento). Cómo se hace en cada programa lo explicamos en cómo quitar los metadatos de un PDF, que también cubre Word.
• Los campos y la combinación de correspondencia. Un contrato armado desde una plantilla puede guardar vínculos a la hoja de Excel de donde salieron los datos de cada cliente.
• Los objetos incrustados. Una tabla de Excel pegada dentro del Word es un archivo aparte. Si lleva nombres o saldos de clientes, sácala y pásala por la herramienta para anonimizar datos en Excel, o bórrala del documento y escribe a mano la cifra que necesitas.

Buscar y reemplazar no basta

El atajo de siempre es Reemplazar (Ctrl+L en Word en español, Ctrl+H en Word en inglés): buscar el apellido y cambiarlo por «XXX». Sirve para un dato que conoces, pero falla por tres lados. Primero, sólo encuentra lo que buscas: si el contrato menciona a un codeudor que no tenías presente, sigue ahí. Segundo, no encuentra las variantes: «Builes», «BUILES», el nombre con una tilde de más o partido entre dos renglones. Y tercero, no siempre mira los comentarios, el encabezado ni los cuadros de texto.

La herramienta no busca un nombre que tú le das: revisa el documento entero y tapa los datos personales que encuentra. Igual conviene revisar el resultado, pero empiezas desde un documento ya tapado y no desde uno en blanco.

Anonimizar la cédula en un Word

En Colombia casi todo documento formal identifica a las partes por su nombre y su número de cédula: «Mariana Builes Zapata, mayor de edad, identificada con cédula de ciudadanía número…». Es la fórmula de los contratos, los poderes y las actas. Y es justo el dato que más conviene cuidar, porque con nombre y número se hacen consultas y trámites a nombre de otro. Lo explicamos en qué pueden hacer con tu número de cédula.

En el resultado de la herramienta, la cédula y el NIT los revisas tú. Antes de compartirlo:

1. Busca «cédula», «C.C.» y «NIT» en el texto descargado o en la vista previa. Te lleva a cada número.
2. Selecciona cada número y haz clic en Tapar. Queda cambiado por una etiqueta como cualquier otro dato.
3. Si la IA no lo necesita, bórralo de la copia antes de subirla. Para revisar la redacción de una cláusula, la cédula sobra.

La app de Nonimo, en tu computador, tapa también la cédula y el NIT de Colombia y te los enseña marcados para que los revises.

Qué pedirle a la IA con el Word ya tapado

Un documento tapado no pierde lo que importa para trabajar. La IA no necesita saber quién es [PERSONA_2] para decirte si una cláusula de terminación anticipada es clara, si falta el preaviso o si dos cláusulas se contradicen. Algunos pedidos que funcionan igual de bien con etiquetas:

• Revisar la redacción de una cláusula o de un escrito entero, con cambios sugeridos.
• Resumir un contrato largo en diez puntos para mandárselo al cliente.
• Comparar dos versiones de un mismo contrato y listar las diferencias.
• Redactar la respuesta a un derecho de petición o a un requerimiento, a partir de lo que dice el documento.
• Armar una lista de chequeo de lo que falta firmar o anexar.

La respuesta te llega con las mismas etiquetas. Si le pediste un correo para [PERSONA_2], el correo dice «Apreciada [PERSONA_2]». Volver a poner el nombre es cuestión de buscar y reemplazar en tu borrador final, que ya no sale de tu computador. La app de Nonimo hace ese paso sola: tapa al pegar y devuelve los datos al copiar la respuesta.

Un consejo práctico: si el documento tiene varias personas, dile a la IA quién es quién por su papel, sin nombres. «[PERSONA_1] es el arrendador y [PERSONA_2] la arrendataria» basta para que las respuestas tengan sentido.

Tapar datos en Word a mano, si no puedes subir el archivo

Hay documentos que, por política de la firma o por pedido del cliente, no pueden salir del computador ni para taparlos. En ese caso, Word mismo tiene lo necesario, aunque lleva más tiempo:

1. Trabaja en una copia y acepta los cambios, como en el paso 1.
2. Pasa el Inspector de documento (Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento) y quita los comentarios, las propiedades y el texto oculto.
3. Busca los datos con forma fija. Con Buscar (Ctrl+B en Word en español, Ctrl+F en Word en inglés), buscar «@» te lleva a cada correo; buscar «+57», a cada celular; y buscar «cédula» o «C.C.», a cada número.
4. Reemplaza cada nombre por una etiqueta propia, como «ARRENDADOR» o «ARRENDATARIA», y usa siempre la misma para la misma persona.
5. Mira el encabezado, el pie, las notas al pie y los cuadros de texto, que Buscar no siempre recorre.
6. Guarda con otro nombre y comprueba el resultado: selecciona todo, cópialo en un bloc de notas y busca cada apellido.

Guardar el Word como PDF al final no tapa nada por sí solo: si el dato estaba en el Word, va a estar en el PDF. Y si es algo que haces seguido, la app de Nonimo hace todo esto en tu computador.

Descargarlo en Word o en TXT: cuál conviene

La herramienta te da tres salidas, y cada una sirve para algo distinto:

• Word nuevo. Para seguir trabajando el texto en Word: corregirlo, agregar cláusulas, mandarlo como borrador. No trae el diseño del original, así que no es el documento para firmar.
• TXT. Para pegarlo en un chat de IA, en un correo o en otro sistema. Es texto plano, sin formato ni propiedades: lo más limpio que puedes compartir.
• Copiar. Para pegarlo directo en ChatGPT, Claude, Copilot o Gemini sin guardar nada en tu computador.

Si el documento va a terceros con su formato, por ejemplo un contrato que alguien tiene que firmar, lo correcto es tapar el original con la app o a mano, no mandar el Word nuevo.

Para qué se usa en la firma, la inmobiliaria o la IPS

• Firmas de abogados que quieren que una IA revise una cláusula, resuma una demanda o proponga una contestación sin mandarle los nombres de las partes. Para ellas hay una página propia: revisar demandas y cláusulas con IA en una firma de abogados.
• Contadores públicos que redactan con IA el correo al cliente sobre un requerimiento de la DIAN o un acuerdo de pago. Lo contamos en IA para contadores públicos.
• Recursos humanos, con cartas laborales, certificados y contratos que llevan nombre, cédula, dirección y salario de cada persona. Lo vemos en IA para recursos humanos.
• Médicos e IPS que piden a la IA la carta a la EPS o el resumen de un caso sin el nombre del paciente. Su página es IA para médicos e IPS.
• Inmobiliarias que comparten un contrato de arrendamiento como modelo sin los datos del arrendatario anterior.
• Notarías que trabajan un borrador de escritura pública o de poder con IA, como contamos en IA en la notaría.

Para una firma de abogados hay una razón más que la ley de datos: lo que el cliente le cuenta a su abogado está cubierto por el secreto profesional, que la Constitución declara inviolable. Pasarlo entero por una IA de terceros es una decisión que conviene pensar, y la explicamos en secreto profesional del abogado e IA.

Las personas que aparecen sin que las busques

En un Word casi nunca hay una sola persona. El titular es fácil de ver, porque está en el encabezado. Las demás aparecen en mitad del texto y son las que más se escapan cuando se tapa a mano:

• En un contrato de arrendamiento: el codeudor, el administrador de la copropiedad, el asesor de la inmobiliaria.
• En una demanda o una contestación: los testigos, el perito, el apoderado de la otra parte, los hijos menores que se nombran en un proceso de alimentos.
• En una hoja de vida o una carta laboral: las referencias personales y laborales, con su celular.
• En un correo reenviado y pegado en el Word: la firma de cada persona de la cadena, con su cargo y su teléfono.

A cada persona que reconoce, la herramienta le da su propia etiqueta: [PERSONA_1], [PERSONA_2], [PERSONA_3]. Al revisar el resultado, cuenta cuántas etiquetas distintas hay y pregúntate si coincide con las personas que sabes que aparecen. Si falta alguna, búscala y tápala con un clic.

Los datos de niños, niñas y adolescentes piden un cuidado extra. La Ley 1581 de 2012 prohíbe tratarlos salvo que sean de naturaleza pública, y un proceso de alimentos o un informe de colegio suele nombrar a menores con su edad y su colegio: esa combinación los identifica aunque se tape el apellido. Si la IA no los necesita para tu pregunta, sácalos.

Lo que pide la ley cuando el Word tiene datos de clientes

Si el documento es de un cliente o de un empleado, sus datos están protegidos por la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Su artículo 3 define el dato personal como «cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables», y eso incluye el nombre, la cédula, el correo y el celular de un contrato.

Dos principios del artículo 4 importan aquí. El de finalidad pide que el tratamiento obedezca a una finalidad legítima que se le informa al titular: si le pides a la IA que revise la redacción de una cláusula, el nombre de la arrendataria no hace falta para eso. Y el de confidencialidad obliga a todas las personas que intervienen en el tratamiento a garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada su relación.

Pegar el contrato completo en un chat de IA es, en los hechos, entregarle esos datos a un tercero que los procesa fuera de Colombia, y la Superintendencia de Industria y Comercio ya publicó lineamientos sobre datos personales en sistemas de IA. Tapar antes es la forma más sencilla de cumplir con todo eso a la vez. Lo que implica la ley para quien usa IA en el trabajo lo resumimos en inteligencia artificial y protección de datos en Colombia.

Si el Word ya llegó a la IA

Si ya pegaste el contrato completo en un chat, tapar los datos ahora no lo saca de ahí. Lo que sí puedes hacer es borrar esa conversación y revisar qué guarda el servicio, como explicamos en cómo borrar el historial de ChatGPT. Para la próxima, el orden es este: primero se tapan los datos, después se pega.

Si lo que salió fue un documento con datos de muchos clientes, revisa a dónde llegó, qué datos llevaba y quién lo puede ver. Con eso decides qué hacer y a quién avisar, como contamos en incidente de seguridad con datos personales.

Una regla para todo el equipo

Cuando en una firma o en una empresa varias personas usan IA con documentos de clientes, la herramienta ayuda, pero la costumbre pesa más: que nadie pegue un contrato sin taparlo antes. Esa regla conviene escribirla, con qué IA se puede usar, para qué y qué se tapa siempre. En la política de uso de IA en la empresa te dejamos un modelo, y en una firma de abogados conviene decirlo también en el contrato de servicios con el cliente.

Lo que hace la herramienta con tu documento

No guardamos tu documento, y no necesitas cuenta.

La herramienta sirve para un documento suelto. Si trabajas con Word todos los días, la app de Nonimo lo hace en tu computador con una tecla, conserva el formato del original, tapa también la cédula y el NIT y te devuelve tus datos reales en la respuesta de la IA. Las demás herramientas, para PDF, Excel, PowerPoint y texto, están en la página de herramientas.