Microsoft Copilot y tus datos: qué hace con ellos

Microsoft Copilot no es uno, son varios: la app gratuita que viene con Windows y con tu cuenta personal de Microsoft, y el Copilot que tu empresa activa dentro de Microsoft 365, en Word, Excel, Outlook y Teams. Lo que Microsoft hace con tus datos depende de cuál uses. Con la cuenta personal, guarda tus conversaciones y, desde la app nueva de agosto de 2026, dice que no entrena sus modelos base con ellas. Con la cuenta de trabajo, no entrena los modelos base y tu empresa decide cuánto se guarda y quién lo puede revisar. En los dos casos, el texto sale de tu computador.

Todo lo que sigue lo leímos el 22 de octubre de 2026 en las páginas oficiales de Microsoft: las preguntas frecuentes de privacidad de Copilot, la página de controles de privacidad y la documentación de privacidad de Copilot para empresas. Microsoft cambia los nombres y las condiciones de Copilot a menudo: si lees esto meses después, compruébalo allí.

Copilot y la protección de datos: cuál Copilot usas

	Copilot personal (app nueva)	Copilot personal (app anterior)	Copilot de trabajo (cuenta de Entra ID)
Cómo entras	cuenta personal de Microsoft	cuenta personal de Microsoft	correo de la empresa
¿Entrena modelos base?	Microsoft dice que no	sí, salvo que te excluyas	no
¿Cuánto guarda?	no lo detalla en su ayuda	18 meses por defecto	lo decide tu empresa
¿Quién más puede verlo?	Microsoft, según su política	Microsoft, según su política	también el administrador de tu empresa

Un detalle de nombres: Microsoft empezó a llamar «Microsoft Copilot» también a lo que antes era Microsoft 365 Copilot, el de las cuentas de trabajo. Para saber cuál usas, mira con qué cuenta entraste: si es el correo de tu empresa, es el de trabajo.

¿Copilot entrena con tus conversaciones?

La app nueva para cuentas personales

Desde el 18 de agosto de 2026 hay una versión nueva de la app de Copilot para la web, el computador y el celular. Microsoft dice que en ella los mensajes, las respuestas y el contenido de tus archivos no se usan para entrenar los modelos base. La retroalimentación que des voluntariamente, con el pulgar, sí puede usarse para mejorar Copilot, aunque no para entrenar esos modelos.

Lo que la ayuda de Microsoft no detalla para la app nueva es cuánto tiempo guarda tus conversaciones: remite al panel de privacidad de tu cuenta.

La app anterior

Si todavía usas la versión anterior, las reglas son otras. Microsoft dice que usa los datos de las conversaciones para entrenar sus modelos, excepto para ciertas categorías de usuarios o para quien se excluya. Las excepciones son los usuarios de algunos países (Brasil, China salvo Hong Kong, Israel, Nigeria, Corea del Sur y Vietnam), los menores de 18 años, quien usa Copilot sin iniciar sesión y las cuentas de trabajo. Colombia no está en la lista: si usas la app anterior con tu cuenta personal, entrena salvo que lo apagues.

Para excluirte:

• En copilot.microsoft.com: icono de tu perfil, tu nombre, Privacidad.
• En la app de Windows o de Mac: icono de tu perfil, Configuración, Privacidad.
• En el celular: menú, icono de tu perfil, Cuenta, Privacidad.

Ahí apagas el entrenamiento con la actividad de las conversaciones y con las conversaciones de voz. Microsoft aclara que excluirte afecta a tus conversaciones futuras, y que no cubre el uso para mejorar el producto, la publicidad, la seguridad o el cumplimiento de la ley.

Por defecto, la app anterior guarda la actividad de las conversaciones 18 meses. Puedes borrar una conversación o todo el historial cuando quieras.

Copilot con la cuenta de trabajo

Con una cuenta de trabajo o estudiante (Microsoft Entra ID), Microsoft dice que los mensajes, las respuestas y los datos a los que Copilot accede a través de Microsoft Graph, es decir, tus correos, documentos y chats de Teams, no se usan para entrenar los modelos base. Esa versión trae lo que Microsoft llama protección de datos empresariales, que se rige por el contrato de procesamiento de datos de tu empresa con Microsoft: Microsoft actúa como encargado del tratamiento y dice que no usará tus datos salvo como tu empresa le indique.

Qué ve el administrador de tu empresa

Esta es la parte que más gente desconoce. Con la cuenta de trabajo:

• El administrador puede buscar tus conversaciones con Copilot con la búsqueda de contenido de eDiscovery o con Microsoft Purview, las herramientas de cumplimiento de Microsoft 365. Las conversaciones con Copilot en Teams también se pueden exportar.
• La conservación la decide la empresa, con sus políticas de retención. Tú puedes borrar tu historial desde el portal Mi cuenta, pero si la empresa tiene una política que lo conserva, se conserva.
• Copilot ve lo que tú ves. Si tienes acceso a una carpeta de SharePoint con hojas de vida o a un buzón compartido con correos de clientes, Copilot también puede leerlos para contestarte. Un permiso mal puesto que nadie notaba se vuelve evidente cuando Copilot resume un documento que no debías ver.

La recomendación práctica: escribe en Copilot de trabajo lo mismo que escribirías en un correo de la empresa. Y si eres el administrador, revisa los permisos antes de activar Copilot para todo el mundo.

¿Copilot guarda o comparte datos?

Sí guarda: tus conversaciones quedan en tu historial, con los plazos de arriba según la versión. Sobre compartir:

• Publicidad. Si usas la app personal sin pagar Microsoft 365, Copilot muestra anuncios, y Microsoft dice que los anuncios personalizados pueden usar tu historial de chats y tus memorias guardadas. Puedes apagar la personalización de anuncios en los controles de privacidad.
• Búsquedas web. Cuando Copilot busca en internet para contestarte, la consulta va a Bing. En la versión de trabajo, Microsoft aclara que esas búsquedas web quedan fuera del contrato de procesamiento de datos de tu empresa.
• Memoria. La app personal puede recordar cosas de ti entre conversaciones. Si le contaste algo que no quieres que recuerde, revisa y borra la memoria en los controles de privacidad.

Borrar tus datos de Copilot

• App personal anterior: en Privacidad, desde tu perfil, puedes borrar una conversación o todo el historial.
• App personal nueva: Microsoft remite al panel de privacidad de tu cuenta de Microsoft para revisar y borrar la actividad.
• Cuenta de trabajo: desde el portal Mi cuenta de Microsoft 365, con la salvedad de que la empresa puede conservar copias según sus políticas.

Borrar sirve para lo que queda guardado. No deshace el envío, ni saca nada de un modelo ya entrenado.

Qué significa todo esto en Colombia

Si usas Copilot en el trabajo con datos de clientes, pacientes o empleados, te aplica la Ley 1581 de 2012. Lo esencial:

• La finalidad (artículo 4, literal b): el tratamiento «debe obedecer a una finalidad legítima» informada al titular.
• La seguridad (artículo 4, literal g): medidas «técnicas, humanas y administrativas» que eviten el acceso no autorizado.
• El encargado del tratamiento. Con la cuenta de trabajo, Microsoft actúa como encargado por cuenta de tu empresa, y el Decreto 1074 de 2015 permite esa transmisión sin pedir autorización al titular cuando hay un contrato que fija los alcances del tratamiento. Con la cuenta personal no hay ese contrato.

Por eso la diferencia entre la cuenta personal y la de trabajo no es un detalle técnico: es la diferencia entre un tratamiento con contrato y uno sin él. Lo explicamos con calma en inteligencia artificial y protección de datos en Colombia.

Esto resume la norma y no reemplaza la asesoría de un abogado.

Qué datos quitar antes de pegar un texto en Copilot

El riesgo con Copilot es que está en todas partes: en la barra de Windows, en el navegador Edge, en Word y en Outlook. Es muy fácil pedirle que resuma un correo sin pensar en lo que trae. Antes, quita lo que identifica a las personas: nombres, número de cédula y fecha de expedición, NIT, celulares, correos, direcciones, cuentas bancarias, placas y datos de salud.

Así queda una novedad de una inmobiliaria, con datos de ejemplo:

ANTES
Arrendatario: Arnulfo Pinzón Becerra
Dirección: Calle Inexistente 0, Tunja
Celular: +57 300 000 0000
Novedad: lleva dos meses de mora en el canon de arriendo.

DESPUÉS
Arrendatario: [PERSONA_1]
Dirección: [DIRECCION_1]
Celular: [TELEFONO_1]
Novedad: lleva dos meses de mora en el canon de arriendo.

Datos de ejemplo: el nombre es inventado, el celular es de ceros y la calle no existe.

Copilot puede redactar la carta de cobro, sugerir el tono o recordarte los pasos de un proceso de restitución sin saber quién es el arrendatario. La lista completa de lo que conviene quitar, y lo que no hace falta, está en qué datos no compartir con ChatGPT y otras IA.

Copilot dentro de Word, Excel y Outlook

Cuando usas Copilot dentro de un documento, no hace falta pegar nada: ya lo está leyendo. Eso cambia el cuidado: antes de abrirle un PowerPoint, por ejemplo, conviene quitarle las notas del orador. Y además:

• En Word, Copilot lee el documento abierto, comentarios incluidos. Si el contrato tiene la cédula del arrendatario y la cuenta del propietario, Copilot los ve.
• En Excel, lee la hoja, incluidas columnas que no estás mirando. Una base de cartera con celulares y correos va entera.
• En Outlook, lee el hilo completo, con las firmas de todos los que escribieron.

Con la cuenta de trabajo esto puede estar cubierto por el contrato de tu empresa; con la personal, no. Si el documento tiene datos que no hacen falta para lo que le pides, trabaja sobre una copia tapada. Las guías de cada formato están en herramientas.

Copilot frente a los demás asistentes

• ChatGPT entrena con cuentas personales salvo que lo desactives. Lo contamos en ¿es seguro ChatGPT?.
• Claude también entrena con cuentas personales salvo que lo apagues, y conserva hasta 5 años lo que usa para entrenar. Lo contamos en qué hace Claude con tus datos.
• Gemini guarda 18 meses por defecto y una parte de los chats la leen personas. Lo contamos en Google Gemini y tus datos.

Una regla para el equipo

En una empresa con Microsoft 365, Copilot suele llegar activado sin que nadie lo decida. Por eso conviene decir por escrito con qué cuenta se usa, para qué tareas y qué se tapa siempre antes. Te dejamos un modelo en política de uso de IA en la empresa.

Y si alguien ya pegó en Copilot personal una base de clientes, es momento de evaluar si se trata de un incidente de seguridad: el paso a paso está en incidente de seguridad con datos personales.

La forma más simple: que el dato no llegue

Los ajustes de Copilot deciden qué hace Microsoft con tus datos una vez que los tiene. La app de Nonimo hace que no los tenga: al pegar un texto en Copilot, o en cualquier otra IA, cambia en tu computador los nombres, la cédula, el NIT, los celulares, los correos y las direcciones por etiquetas como [PERSONA_1]. Copilot contesta con las etiquetas, y al copiar la respuesta la app te devuelve los datos reales. A Nonimo tampoco le llega el texto. Funciona en Windows y Mac; los planes están en precios.