IA en la notaría: cómo usarla sin exponer datos

La inteligencia artificial ya entró a las notarías colombianas por la puerta de atrás: el abogado que trae una minuta redactada con ChatGPT, el auxiliar que le pide a una IA que compare dos versiones de una escritura, el usuario que llega con una lista de requisitos que le dio un chat. Usarla tiene sentido para tareas de apoyo. El problema es que una escritura pública es, por definición, un documento lleno de datos personales: nombres, números de cédula, estado civil, domicilio, la matrícula del inmueble, el precio y la forma de pago.

Esta guía explica para qué sirve la IA en una notaría, qué datos de una escritura no deben llegar a un servicio externo, cómo prepararlos antes y qué dice la ley colombiana. Lo que sigue resume normas leídas en fuente oficial y no reemplaza el criterio del notario ni la opinión de un abogado.

IA y notariado: para qué sirve y para qué no

La función notarial no cambia con la IA. El Decreto 960 de 1970, el estatuto del notariado, dice en su artículo 6 que corresponde al notario la redacción de los instrumentos en que se consignen las declaraciones emitidas ante él, sin perjuicio de que los interesados las presenten redactadas por ellos o sus asesores, y que en todo caso el notario velará por la legalidad de esas declaraciones. Eso es criterio jurídico y fe pública, y no se delega en una herramienta.

Donde la IA sí ahorra tiempo es en el trabajo alrededor:

• Revisar la redacción de una minuta que trae un abogado: claridad, repeticiones, cláusulas que se contradicen.
• Comparar dos versiones de un documento y listar las diferencias, algo que Word ya hace sin IA si sabes manejar el control de cambios.
• Resumir un documento largo, como un reglamento de propiedad horizontal o un poder extenso, para ubicar lo relevante.
• Preparar textos para los usuarios: la lista de documentos para una sucesión, la explicación en palabras sencillas de qué es una afectación a vivienda familiar.
• Redactar comunicaciones internas y respuestas a solicitudes generales.

Y hay cosas para las que no sirve, o sirve mal: verificar la identidad de un compareciente, comprobar la tradición de un inmueble, confirmar que un poder está vigente o decidir si un acto es válido. Las IA inventan con seguridad: un artículo que no existe, una norma derogada, un requisito de otra ciudad. Todo lo que produzcan se revisa.

Escritura pública con ChatGPT: qué quitar

El Decreto 960 de 1970 explica por qué una escritura es un concentrado de datos personales. Según su artículo 13, la escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el notario, que se incorpora al protocolo. Y el decreto dice qué lleva:

• Artículo 24. La identificación de los comparecientes se hace con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son.
• Artículo 25. En la escritura se consignan el nombre, apellido, estado civil, edad y domicilio de los comparecientes, y si hay representación, los datos de los representados.
• Artículo 31. Los inmuebles se identifican por su cédula o registro catastral si lo tienen, por su nomenclatura, por el paraje o localidad donde están y por sus linderos.
• Artículo 34. El precio o la estimación del valor se expresan en moneda colombiana.

Si pegas una escritura entera en ChatGPT, todo eso viaja. Antes de pegar, esto es lo que conviene quitar o cambiar por una etiqueta:

dato	ejemplo de dónde aparece	qué hacer
nombres y apellidos de los otorgantes	comparecencia, firmas	etiqueta: [PERSONA_1]
número de cédula	comparecencia	quitar o etiqueta
estado civil y sociedad conyugal	comparecencia, declaraciones	generalizar si la IA no lo necesita
domicilio	comparecencia	etiqueta
dirección del inmueble	objeto, linderos	etiqueta
matrícula inmobiliaria y cédula catastral	objeto	quitar o cambiar por «[MATRÍCULA]»
linderos	objeto	resumir: «linderos según el título»
precio y forma de pago	cláusula de precio	dejar si es lo que se revisa; si no, quitar
datos del crédito hipotecario	forma de pago	quitar el número del crédito y la cuenta
correo y celular	datos de notificación	etiqueta

La regla práctica: la IA necesita la estructura de la cláusula, no los datos. Para revisar si una cláusula de precio está bien redactada, «el precio de [valor] se paga así: [parte] a la firma y [parte] con un crédito del banco» basta.

Un ejemplo: la minuta de una compraventa

Un abogado trae la minuta de una compraventa y alguien en la notaría quiere que una IA revise la redacción. Con datos de ejemplo, esta es la salida real de Nonimo:

ANTES
Minuta de compraventa
Vendedor: Arnulfo Pinzón Becerra
Compradora: Mariana Builes Zapata
Dirección del inmueble: Calle Inexistente 0, Tunja
Correo de la compradora: cliente@example.com
Celular del vendedor: +57 300 000 0000
Precio: el que acuerden las partes, pagadero a la firma de la escritura pública.

DESPUÉS
Minuta de compraventa
Vendedor: [PERSONA_1]
Compradora: [PERSONA_2]
Dirección del inmueble: [DIRECCION_1]
Correo de la compradora: [CORREO_1]
Celular del vendedor: [TELEFONO_1]
Precio: el que acuerden las partes, pagadero a la firma de la escritura pública.

Datos de ejemplo: los nombres son inventados, la calle no existe, el celular es de ceros y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

Cada persona tiene su etiqueta, así que la IA sabe quién vende y quién compra sin saber quiénes son. La cláusula de precio queda como estaba, porque es lo que se revisa.

En una escritura real hay más: el número de cédula de cada compareciente, la matrícula inmobiliaria, la cédula catastral, los linderos. La app de Nonimo tapa el número de cédula, y la foto de la cédula, si tiene que pasar por una IA, se tapa aparte. La matrícula inmobiliaria, la cédula catastral y los linderos se revisan a mano antes de pegar, o se cambian por una marca como «[MATRÍCULA]».

Escrituras de sucesión y de divorcio

Las búsquedas de «escritura pública de sucesión» y «escritura pública de divorcio» crecen, y son los dos documentos notariales con más información delicada. Una sucesión trae a todos los herederos con sus datos, el inventario de bienes con sus matrículas y sus valores, las deudas del causante y, a veces, conflictos familiares en las declaraciones. Un divorcio ante notario trae los acuerdos sobre bienes, alimentos y, si hay hijos, custodia y visitas.

Dos cuidados adicionales en estos casos:

• Datos de menores. Si hay hijos menores de edad, el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 proscribe el tratamiento de sus datos personales, salvo los de naturaleza pública. Su nombre, su edad y los acuerdos sobre ellos no deben llegar a una IA externa.
• Datos sensibles. Una declaración que menciona una enfermedad, una discapacidad o un hecho de violencia trae datos sensibles. Lo explicamos en la guía de datos sensibles.

Los demás documentos que pasan por la notaría

No todo es escritura pública. El artículo 3 del Decreto 960 de 1970 enumera las funciones de los notarios, y casi todas generan documentos con datos personales:

• Reconocimiento de documentos privados y autenticación de firmas: el documento que se reconoce puede ser un contrato de arrendamiento, una carta de instrucciones, una promesa de compraventa. Si alguien quiere que la IA revise su redacción, valen las mismas reglas que para una minuta.
• Copias y certificaciones: dar fe de que una copia corresponde a un documento que se tiene a la vista.
• Fe de vida: acreditar que una persona natural existe, algo que piden con frecuencia los fondos de pensiones a los pensionados.
• Testamentos: los solemnes que se otorgan ante notario y la apertura de los cerrados. Un testamento revela la familia, los bienes y, a veces, los conflictos de una persona.
• Registro civil de nacimientos, matrimonios y defunciones, donde la notaría lo lleva.
• Declaraciones con fines probatorios, las que muchos usuarios llaman declaraciones extrajuicio: convivencia, dependencia económica, pérdida de documentos. Son textos cortos, pero cuentan la vida privada de quien declara.

Para todos ellos vale la misma pregunta antes de pegar algo en una IA: ¿necesita la IA saber quién es esta persona para hacer lo que le pido? Casi nunca.

Atender al usuario con ayuda de la IA

Una parte del día en una notaría es explicar requisitos: qué documentos hacen falta para una sucesión, para una venta con crédito, para un matrimonio civil. La IA puede ayudar a redactar esas explicaciones en un lenguaje claro, y ahí no hace falta ningún dato personal: «escribe la lista de documentos para una sucesión notarial con dos herederos y un inmueble» funciona igual de bien que con los nombres.

Lo que no conviene es pegar el correo del usuario con su caso completo para que la IA conteste. Si hace falta usar el correo, tapa antes los datos del remitente y de las personas que menciona.

La notaría y la protección de datos personales

La Ley 1581 de 2012 se aplica al tratamiento de datos personales por entidades públicas o privadas, y una notaría trata datos de miles de personas: comparecientes, representados, testigos de testamentos, personas que autentican firmas, registros civiles.

Algunos puntos de la ley que pesan en una notaría:

• Datos del registro civil. El artículo 10 dice que la autorización del titular no es necesaria para los datos relacionados con el registro civil de las personas. Pero el mismo artículo agrega que quien accede a datos sin autorización debe cumplir igual las demás disposiciones de la ley. Eso incluye la finalidad y la seguridad.
• Seguridad. El principio del artículo 4, literal g), pide manejar la información con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su consulta o uso no autorizado. Pegar una escritura en un chat externo es exactamente lo contrario.
• Confidencialidad. El literal h) del mismo artículo obliga a quienes intervienen en el tratamiento de datos no públicos a garantizar su reserva, incluso después de terminar esa labor. Vale para el notario y para cada auxiliar.
• Transferencia a otros países. Las IA más usadas procesan los datos fuera de Colombia, y el artículo 26 regula la transferencia internacional de datos personales.

La Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de datos, publicó en 2024 la Circular Externa 002 con lineamientos sobre datos personales en sistemas de IA. Lo resumimos en inteligencia artificial y protección de datos.

Que un dato esté en una escritura no lo hace de libre uso

Un argumento que se oye: «la escritura es un documento público». Es cierto que la Ley 1266 de 2008 cuenta entre los datos públicos los contenidos en documentos públicos. Pero la Ley 1581 sigue exigiendo que todo tratamiento obedezca a una finalidad legítima, y la Circular 002 de 2024 de la SIC recuerda, para la IA, que la información accesible al público no es, por eso solo, de libre uso. Copiar una escritura en un chat de IA no es «consultar un documento público»: es enviar los datos de los otorgantes a un tercero.

Firma electrónica y notaría

La firma electrónica aparece cada vez más en el trabajo notarial y en lo que llega a la notaría: poderes firmados digitalmente, documentos privados con firma electrónica que se presentan para reconocimiento, contratos de promesa firmados en plataformas.

La base es la Ley 527 de 1999, que reconoce los mensajes de datos y dice en su artículo 7 cuándo una firma en un mensaje de datos satisface la exigencia legal de firma. Ojo con un detalle: la modificación que el Decreto Ley 2106 de 2019 hizo al artículo 18 del Decreto 960, la que permitía extender la escritura en documento electrónico, fue declarada inexequible por la Corte Constitucional en la sentencia C-159 de 2021, con efectos diferidos a partir del 20 de junio de 2023, y así lo marca hoy la página oficial del decreto. Por eso, qué actos se pueden otorgar o autorizar por medios electrónicos en una notaría depende de la regulación notarial vigente y de las instrucciones de la Superintendencia de Notariado y Registro; conviene consultarlas antes de cambiar un procedimiento.

Para lo que interesa en esta guía, la firma electrónica tiene una consecuencia práctica: un PDF firmado digitalmente que se pega o se sube a una IA lleva, además del contenido, los datos del certificado de firma. Y una vez que se modifica para tapar datos, ya no es el documento firmado. Si lo que necesitas es compartir una copia sin datos personales, guarda siempre el original y trabaja sobre una copia. Cómo sacar los datos de un PDF de verdad, y no con un recuadro negro, lo contamos en censurar un PDF.

Cómo organizar el uso de IA en una notaría

Una notaría tiene ventaja sobre otras oficinas: ya trabaja con procedimientos estrictos. Sumar la IA es cuestión de escribir unas reglas cortas y que todos las conozcan.

Las reglas mínimas

1. Qué se puede pedir a una IA: revisar redacción, comparar versiones, resumir, preparar textos para usuarios.
2. Qué no se le pide: verificar identidad, tradición o vigencia; decidir la legalidad de un acto.
3. Qué nunca se pega: nombres, números de cédula, domicilios, matrículas, cédulas catastrales, linderos, datos de menores, datos de salud, firmas escaneadas.
4. Con qué cuenta se trabaja: una cuenta de la notaría, no la personal de cada auxiliar, y con el entrenamiento desactivado.
5. Quién revisa: el abogado o el notario, antes de que algo producido con IA se use.

Un modelo de política, con estos puntos y otros, está en la política de uso de IA en la empresa.

Las minutas que llegan hechas con IA

Cada vez más minutas llegan redactadas con IA por los abogados o por los propios usuarios. No hay nada de malo en eso, pero vale la pena revisar con más atención:

• Citas de normas: que existan y estén vigentes.
• Términos de otros países: nombres de documentos de identidad, de oficinas o de trámites que no existen en Colombia, o fórmulas propias de otros sistemas notariales que se cuelan en un texto generado.
• Cláusulas genéricas que no corresponden al acto: un régimen de propiedad horizontal en un lote, una afectación a vivienda familiar que nadie pidió.
• Datos inventados: la IA llena los huecos. Una cifra o una fecha que nadie le dio puede aparecer en el texto.

Si un dato ya salió

Si alguien en la notaría pegó una escritura con datos en un chat externo, lo razonable es borrar la conversación y los archivos subidos, dejar constancia interna y valorar si es un incidente de seguridad que haya que informar a la Superintendencia de Industria y Comercio. Qué hacer paso a paso está en incidente de seguridad con datos personales.

Y cómo borrar de verdad en ChatGPT, con los archivos y lo que recuerda, en cómo borrar el historial de ChatGPT.

Lo que hace Nonimo en una notaría

Nonimo es una app para Mac y Windows que, en el computador de la notaría, cambia por etiquetas los datos personales, como nombres, correos, celulares, cédulas o NIT, antes de que el texto llegue a ChatGPT, Claude, Copilot o Gemini, y los devuelve a su lugar cuando se copia la respuesta. A Nonimo no le llega el texto.

Cada persona conserva su etiqueta en todo el documento: el vendedor es [PERSONA_1] en la comparecencia y en las firmas, y la IA puede revisar la coherencia de la minuta sin saber de quién se trata. La matrícula inmobiliaria o los linderos se revisan a mano.

Para documentos sueltos, en las herramientas puedes tapar los datos de un PDF o de un Word sin instalar nada.

Las firmas de abogados que preparan minutas tienen además su propia página: usar la IA en una firma de abogados.

Fuentes

• Decreto 960 de 1970, estatuto del notariado, arts. 3, 6, 13, 18 (con la nota de la sentencia C-159 de 2021), 24, 25, 31 y 34. Secretaría del Senado, leído el 22 de octubre de 2026.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, arts. 4, 7, 10 y 26. Secretaría del Senado, leída el 22 de octubre de 2026.
• Ley 527 de 1999, art. 7.
• Circular Externa 002 de 2024 de la SIC.