RR. HH. en Panamá: usa la IA sin exponer a tus colaboradores

En un departamento de Recursos Humanos de Panamá, la IA ya redacta anuncios, ordena hojas de vida y pone en limpio amonestaciones. Casi todo lo que toca lleva una cédula, un celular, un salario o, peor, el diagnóstico de una policlínica.

Aquí repaso, tarea por tarea, lo que dicen el Código de Trabajo, la Ley 11 de 2005 y la Ley 81 de 2019 de protección de datos, y cómo pedirle ayuda a la IA sin que el nombre del colaborador llegue al chat.

Inteligencia artificial en Recursos Humanos: quién la usa y con qué papeles

La misma herramienta se usa distinto según quién esté frente a la computadora. La analista de una pyme lidia con la hoja de vida y la quincena; la firma de contadores, con la planilla de varias empresas a la vez.

Lo que todos comparten es la tentación de pegar el documento entero. A la IA casi nunca le hace falta: le basta el caso. Y hay papeles con datos sensibles, como un diagnóstico o la cuota sindical, que no deberían viajar ni tapados.

De los cuatro perfiles, la agencia de reclutamiento carga el riesgo más grande: en poco tiempo junta hojas de vida de gente que nunca firmó nada con la empresa cliente. Elige el tuyo.

Anuncio de vacante con IA: la edad que prohíbe la Ley 11 de 2005

Pedirle a la IA un anuncio parece lo más inocente del área. Pero un modelo aprende de anuncios viejos, y es fácil que te devuelva un rango de edad o un «buena presencia» que nadie le pidió.

La Ley 11 de 22 de abril de 2005 prohíbe publicar o difundir, por cualquier medio, ofertas de empleo que exijan una determinada edad (art. 2), y discriminar por raza, nacimiento, discapacidad, clase social, sexo, religión o ideas políticas (art. 1). Multa el MITRADEL: de B/.500.00 a B/.1,000.00 (arts. 3 y 4).

Ningún borrador de la IA va directo a la bolsa de empleo. Una línea en tu política de uso de IA que diga que ningún anuncio sale sin revisión humana te ahorra el susto.

Filtrar hojas de vida con IA y el artículo 19 de la Ley 81

Esa norma protege a la persona frente a una decisión que la perjudica cuando sale sólo de un tratamiento automatizado y mide, entre otras cosas, el rendimiento laboral, la conducta o la personalidad. Admite tres excepciones: consentimiento, contrato o ley especial.

El reglamento agrega un deber fácil de olvidar: si usas decisiones automatizadas, el aviso al postulante tiene que decirlo y explicar la lógica aplicada (Decreto Ejecutivo 285, art. 14, num. 8). Lo amplía la guía panameña sobre algoritmos y datos personales.

En vacantes y ascensos, a igual eficiencia e idoneidad, el Código de Trabajo manda preferir al de mayor antigüedad, al panameño y al sindicalizado (art. 128, num. 13). Un ranking armado por la IA no sabe nada de eso: que ordene la pila, pero que no saque a nadie de ella.

Guardar hojas de vida «para otra vacante» también tiene regla: los datos se usan para el fin con que se recogieron (Ley 81, art. 11) y, cumplido ese fin, se borran o se anonimizan (Decreto Ejecutivo 285, art. 7). En un concurso público pesa más: IA para municipios.

Las copias que pide el puesto siguen la misma regla. La licencia de conducir del futuro chofer pídela cuando ya haya oferta, no junto con la hoja de vida, y guárdala sólo mientras sirva para eso.

Amonestación o suspensión redactada con IA: manda el reglamento interno

La IA escribe bien una amonestación. Lo que no sabe es si tu reglamento interno de trabajo tipifica esa falta, y en Panamá toda sanción tiene que corresponder a una falta previamente tipificada y ser proporcional (Código de Trabajo, art. 185, num. 4).

Ese mismo numeral prohíbe suspender más de tres días y las sanciones de dinero; sólo deja descontar el tiempo real de la tardanza o la ausencia. Antes de sancionar, el trabajador tiene derecho a ser oído, y nadie recibe dos sanciones por la misma falta (art. 188).

La sanción no se le pide a la IA: si sugiere cinco días de suspensión, sugiere algo prohibido. Si un abogado externo te revisa las cartas, acuerda cómo usa él la IA con una cláusula en el contrato de servicios.

¿Todavía sin reglamento interno? Con diez o más trabajadores es obligatorio (Código de Trabajo, art. 191). Desde febrero de 2026 el MITRADEL ofrece un formato estandarizado que se llena en línea y devuelve el proyecto en PDF (Resolución DM-290-2025). Es opcional, igual lo presenta un abogado y la aprobación en el ministerio no cuesta nada.

Certificado de incapacidad y IA: los días sí, el diagnóstico no

El artículo 200 del Código de Trabajo dice qué tiene que traer un certificado de incapacidad para valer: médico idóneo, numeración previa, el registro que le da la Dirección General de Salud, su nombre, dirección y teléfono, y la institución: CSS, MINSA o clínica privada.

El diagnóstico no está en esa lista. Para la planilla basta saber cuántos días y de qué fecha a qué fecha. Por qué la Ley 81 trata aparte ese dato lo explica la guía del expediente y los chatbots.

El mismo artículo crea un fondo de licencia por incapacidad: doce horas por cada veintiséis jornadas servidas, o 144 horas al año, con salario completo y acumulable hasta dos años seguidos. Esa cuenta no necesita ningún chat.

Si el certificado llega por correo con el motivo escrito, reenvía sólo las fechas, nunca el adjunto. Hasta la CSS, para homologar un certificado de incapacidad, pide el resumen clínico en sobre cerrado. El criterio de los médicos y las clínicas con IA vale en una oficina: quien tramita no lee el diagnóstico.

Talonario de pago y planilla: lo que la IA no necesita ver

El Código de Trabajo obliga a llevar un registro con nombre, edad, sexo, nacionalidad, salario, horas extra y vacaciones de cada trabajador, que el MITRADEL puede inspeccionar en cualquier momento (art. 128, num. 11). Esa es la planilla, y su lugar no es un chat.

La cuenta sí se la pediría a la IA, con datos de ejemplo. Vacaciones proporcionales: un día por cada once de trabajo (art. 54). Prima de antigüedad: una semana de salario por año laborado (art. 224). Si la planilla vive en Excel, tapa las columnas antes.

Pega en el cuadro una línea de tu talonario: la cédula y el celular salen marcados; el nombre, la cuenta bancaria y el certificado de la póliza colectiva que administra tu corredor de seguros, no. Esos los tapas tú.

Esa misma planilla viaja cada mes a la CSS por el SIPE, con los salarios de los que salen las cuotas y el impuesto sobre la renta. Si te la prepara una firma de contadores, la ANTAI la cuenta como custodio de tu base de datos, igual que al proveedor de un sistema con IA.

Encuesta de clima laboral con IA: comentarios que delatan

Para encuestas y estudios, la Ley 81 no exige el consentimiento del titular si los datos se anonimizan, y los resultados tienen que omitir las señas que permitan identificar a quien respondió (art. 12).

Una encuesta sin nombre no siempre cumple eso. «El supervisor del turno de noche en la bodega de David me grita» señala a dos personas. Antes de pedirle a la IA que agrupe comentarios, conviene generalizar lo que delata, porque tapar no siempre es anonimizar.

Una encuesta vive de la confianza: si prometiste anonimato y alguien se reconoce en el informe, ya perdiste la próxima. Revisa también la presentación de resultados: un comentario textual puede quedarse en las notas del orador.

Herramientas de IA para Recursos Humanos: cuenta personal o de empresa

Antes que la herramienta, decide la cuenta. Con una cuenta profesional de Microsoft 365, Copilot trabaja bajo el anexo de protección de datos de Microsoft, que dice no usar las indicaciones para entrenar sus modelos base. El detalle está en qué hace Copilot con tus datos.

Con los demás asistentes la lógica es parecida: la versión gratuita personal y la de empresa no se rigen por las mismas condiciones. Para el área, la de empresa, sin discusión; antes de abrirla, mira qué hace Gemini con tus datos y el equivalente de la que elijas.

El reglamento de la Ley 81 pide limitar el acceso a los empleados que lo necesitan, en cantidad y en tiempo (Decreto Ejecutivo 285, art. 8), y que quien trata datos se comprometa a la confidencialidad, también después de irse (art. 34). Talonarios en el historial de una cuenta personal chocan con las dos cosas.

Un talonario pegado por error: aviso de 72 horas y derecho de acceso

Si alguien pegó la planilla completa en un chat personal, puede ser una violación de seguridad: obliga a avisar en 72 horas, contadas desde que se conoce, tanto a la ANTAI como a cada persona afectada (Decreto Ejecutivo 285, art. 37). Qué hacer primero lo resume la guía para una fuga de datos.

Aparte, cada colaborador y cada postulante puede pedirte sus datos: tienes diez días hábiles para entregarlos y cinco para corregirlos, gratis (Ley 81, arts. 16 y 17). Sin respuesta, acude a la ANTAI (art. 18). Los demás derechos, en lo que pide la Ley 81.

Lo que hagas ese día también cuenta al renovar el seguro de ciberseguridad, si la póliza pregunta por incidentes. En esa primera hora, antes de borrar la conversación, apunta qué se pegó y de quién: sin esa lista no hay aviso que redactar.

Recursos Humanos con IA y sin el nombre del colaborador

A la IA va el caso; la persona se queda en la empresa. Cada sección de esta guía es una forma distinta de cumplir con eso.

Para la parte mecánica está Nonimo: marcas la petición, usas el atajo de teclado y el nombre, la cédula, el celular y hasta el correo del área pasan a ser etiquetas. Al copiar lo que respondió la IA, vuelven los datos. Ese cambio lo hace tu computadora; el texto no se manda a Nonimo.

Un diagnóstico o una nota de entrevista en medio de un párrafo no los adivina nadie por ti: se borran antes. Para un PDF o un Word completo, las herramientas web tapan nombres y cédulas y te devuelven el archivo.

Cómo trata Nonimo lo que procesa está en su página de seguridad.

Fuentes

• MITRADEL, Código de Trabajo (Decreto de Gabinete 252 de 1971). Vacaciones (art. 54), obligaciones y prohibiciones del empleador (arts. 128 y 138), reglamento interno y sanciones (arts. 185 a 188 y 191), fondo de incapacidad y certificados (art. 200), despido (art. 214) y prima de antigüedad (art. 224).
• MITRADEL, aprobación de reglamentos internos. Requisitos, entre ellos la planilla del seguro social al día, y trámite gratuito.
• Resolución DM-290-2025 del MITRADEL, en la Gaceta Oficial 30440-C de 8 de enero de 2026 (Legispan). Formato Estandarizado de Reglamento Interno de Trabajo: formulario en línea, opcional, para empresas con diez o más trabajadores, que se presenta por apoderado y rige un mes después de publicada (arts. 1, 4, 5 y 7).
• CSS, homologación de certificados de incapacidad. Original del certificado y resumen clínico en sobre cerrado.
• CSS, módulo de planillas del SIPE. Planilla mensual con los salarios para cuotas, aportes e impuesto sobre la renta.
• ANTAI, guía de protección de datos para el sector privado. Expedientes de Recursos Humanos y custodios de la base de datos, como quien lleva la planilla de otras empresas o el proveedor de un sistema con inteligencia artificial.
• Ley 81 de 26 de marzo de 2019, Gaceta Oficial 28743-A. Finalidad (art. 11), encuestas anonimizadas (art. 12), plazos de acceso y corrección (arts. 16 a 18) y decisiones automatizadas (art. 19).
• Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021, Gaceta Oficial 29296-A. Conservación (art. 7), acceso mínimo (art. 8), aviso sobre decisiones automatizadas (art. 14), confidencialidad (art. 34) y notificación en 72 horas (art. 37).
• Ley 11 de 22 de abril de 2005, que prohíbe la discriminación laboral (Legispan, Asamblea Nacional). Motivos prohibidos, ofertas con edad, multas y MITRADEL (arts. 1 a 4).
• Microsoft Learn, protección de datos empresariales en Copilot. Anexo de protección de datos y que las indicaciones no entrenan los modelos base.
• Google Workspace, centro de privacidad de la IA generativa. En la cuenta de empresa, las instrucciones son datos del cliente y no entrenan modelos sin permiso.

Consultado el 10 de noviembre de 2026.