Cómo quitar los metadatos de un PDF

Quitar los metadatos de un PDF antes de mandarlo es un paso de dos minutos que casi nadie hace, hasta el día en que un cliente pregunta por qué el contrato dice, en sus propiedades, el nombre de otra empresa. Un PDF lleva, además de lo que se lee en las páginas, una ficha con el autor, el título, el programa que lo creó y las fechas. A veces trae también comentarios, capas escondidas y fotos con la ubicación de donde se tomaron. Nada de eso se ve al abrirlo, y todo llega a quien lo recibe.

En esta guía tienes cómo ver los metadatos de un PDF, cómo quitarlos con Acrobat y sin Acrobat (en Word, LibreOffice y Mac), qué pasa con las fotos y con las imágenes hechas con IA, y por qué quitar los metadatos no es lo mismo que tapar los datos del documento.

Qué son los metadatos de un PDF

Son datos sobre el documento que van guardados dentro del archivo, separados del texto de las páginas. Hay dos grupos. Por un lado, las propiedades del documento: título, autor, asunto y palabras clave, más el programa que lo creó y las propiedades personalizadas que alguien haya agregado. Por otro, los metadatos más detallados: la fecha de creación y la de modificación, y esquemas como XMP, que algunos programas llenan solos.

Casi nadie escribe esos datos a mano. Un PDF sale de un Word, de un LibreOffice, de un escáner o de un software contable, y cada uno deja su marca. Word toma el autor del nombre de usuario de Office, así que un contrato que nadie tocó a propósito ya lleva el nombre de quien lo creó. Si el documento salió de una plantilla que armó otra persona, lleva también ese nombre. Y si alguien escribió en el título el nombre del cliente para encontrarlo después en la carpeta, ese título viaja con el PDF.

Piensa en un caso de todos los días. Un contador público de Barranquilla prepara en Word el informe de nómina de un cliente, lo exporta a PDF y lo manda a la empresa y al banco. En las propiedades del PDF pueden ir su nombre, el nombre de su oficina y un título con el nombre del cliente y el mes. Nada de eso está en la página, y todo llega a destino. Si el PDF termina reenviado a un proveedor o subido a un chat de IA, llega también allí.

Además de los metadatos, un PDF puede llevar escondidos archivos adjuntos, marcadores, comentarios, datos de formularios, texto oculto (transparente o del mismo color del fondo), capas ocultas y contenido recortado. Esta guía se centra en los metadatos, pero la función de Acrobat Pro que explicamos más abajo limpia todo eso junto.

Cómo ver los metadatos de un PDF

Antes de quitar algo, conviene saber qué hay. No hace falta ningún programa especial.

Con Acrobat o Acrobat Reader. Abre Propiedades del documento: en Windows con Ctrl+D o desde el menú, en Mac con Cmd+D o desde Archivo. La pestaña Descripción muestra el título, el autor, el asunto y las palabras clave, además del programa que creó el archivo y las fechas. El botón Metadatos adicionales abre los esquemas detallados. Reader te deja verlos; para borrarlos necesitas Acrobat.

Con Vista Previa, en Mac. Con el PDF abierto, en Herramientas, Mostrar inspector (Cmd+I), la ventana muestra el autor, el programa creador, las fechas y las palabras clave.

Con el navegador. Chrome y Edge muestran el título del PDF en la pestaña. Si en lugar del nombre del archivo ves algo como «Contrato Builes Zapata versión final», ese título va en los metadatos.

Mira con atención tres campos: el autor, el título y las palabras clave. Son los que más a menudo llevan el nombre de una persona o de un cliente. Las fechas pueden contar cuándo se trabajó el documento, y en una negociación eso también puede importar.

Quitar metadatos de un PDF con Acrobat

Si tienes Acrobat, hay dos caminos. El primero, vaciar las propiedades del documento, sirve en cualquier versión que permita editarlas. El segundo es de Acrobat Pro y limpia mucho más.

1. Abre Propiedades del documento

Con el PDF abierto en Acrobat, ve a Propiedades del documento (Ctrl+D en Windows, Cmd+D en Mac). Trabaja sobre una copia del archivo.

2. Vacía la pestaña Descripción

En Descripción, borra el contenido de Título, Autor, Asunto y Palabras clave. Si el título tiene que quedar, cámbialo por algo neutro, como «Contrato de arrendamiento».

3. Borra las propiedades personalizadas

En la pestaña Personalizado, elimina las propiedades que hayan agregado otros programas o personas: a veces traen el número de un proceso, el código de un cliente o el usuario de un sistema.

4. Revisa los metadatos adicionales

En Descripción, abre Metadatos adicionales y revisa los esquemas que aparecen en el panel de la izquierda. Si alguno repite el autor o el título que ya borraste, bórralo también.

5. Guarda con otro nombre

Guarda el archivo con Guardar como, con un nombre nuevo, y vuelve a abrir sus propiedades para comprobar que los campos quedaron vacíos.

Sanear el documento con Acrobat Pro

El segundo camino es una función de Acrobat Pro que aquí llamamos Sanear documento (en la versión en inglés, Sanitize document; en español el nombre del menú puede cambiar un poco según la versión). Quita de una vez los metadatos, los comentarios, los archivos adjuntos, las capas ocultas y el resto de la información escondida. Los pasos:

1. Selecciona Todas las herramientas y después Censurar un PDF.
2. En el panel izquierdo, elige Sanear documento.
3. En el cuadro que se abre, elige Eliminar todo.
4. Indica un nombre y una ubicación para el PDF saneado.
5. Selecciona Guardar.

Si no quieres borrarlo todo, en el paso 3 puedes elegir Eliminar selectivamente y marcar sólo lo que quieres quitar. Es lo que conviene si el PDF tiene marcadores o vínculos que el destinatario necesita, como el índice navegable de un concepto largo.

Dos advertencias. Sanear no revisa el contenido: un PDF saneado puede seguir diciendo en la primera página el nombre, la cédula y la dirección del cliente. Y sanear modifica el archivo, así que si el PDF tiene una firma digital, la firma deja de ser válida. No lo hagas con el original de un documento firmado ni con la representación gráfica de una factura electrónica que tengas que conservar tal cual: sanea una copia.

Sin Acrobat: quitar metadatos de Word y de LibreOffice

Si no tienes Acrobat, lo práctico es limpiar el documento de origen antes de exportarlo. Lo que no está en el Word no puede pasar al PDF.

En Word para Windows: el Inspector de documento

1. En una copia del documento, ve a Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento.
2. Deja marcadas Comentarios, revisiones y versiones; Propiedades del documento e información personal; y Contenido oculto.
3. Haz clic en Inspeccionar y luego en Quitar todo en cada grupo que quieras limpiar.
4. Guarda y exporta a PDF (Archivo, Exportar, Crear documento PDF/XPS). En Opciones, desmarca Propiedades del documento si aparece.

Si quieres que Word no vuelva a guardar tu nombre en ese archivo, en Archivo, Opciones, Centro de confianza, Configuración del Centro de confianza, Opciones de privacidad, marca «Quitar información personal de las propiedades del archivo al guardar». La opción se activa por documento, después de pasar el Inspector.

Antes de inspeccionar, acepta o rechaza los cambios pendientes: un cambio sin aceptar guarda el texto borrado. Lo explicamos en cómo quitar el control de cambios en Word.

En Word para Mac y en Word para la web

En Word para Mac, según la versión, la opción está en Herramientas, Proteger documento, o en las preferencias de Seguridad: «Quitar la información personal de este archivo al guardar». En Word para la web no hay Inspector: revisa a mano los comentarios y las propiedades (Archivo, Información, Propiedades), o descarga el documento y límpialo en la versión de escritorio.

En LibreOffice

1. Ve a Archivo, Propiedades, pestaña General.
2. Desmarca Aplicar datos de usuario y haz clic en Restablecer propiedades.
3. En la pestaña Descripción, vacía Título, Asunto y Palabras clave.
4. Para que no vuelva a pasar, en Herramientas, Opciones, LibreOffice, Seguridad, Opciones, marca Eliminar información personal al guardar.
5. Exporta a PDF (Archivo, Exportar a PDF).

En Mac, con Vista Previa

Vista Previa es muy útil para revisar, pero no tiene un botón para borrar el autor y las palabras clave que muestra el Inspector. En un Mac sin Acrobat, lo práctico es limpiar el archivo de origen en Word o en LibreOffice y volver a exportar. Imprimir a PDF desde Vista Previa crea un archivo nuevo, pero no garantiza que las propiedades queden vacías: revísalas siempre después.

Con exiftool, si trabajas con muchos archivos

Para limpiar muchos PDF de una vez existe exiftool, un programa gratuito de línea de comandos. Tiene una trampa: en los PDF, exiftool no borra los metadatos viejos, sólo los marca como reemplazados, y quedan recuperables dentro del archivo. Para eliminarlos de verdad, hay que pasar después el archivo por otro programa que lo reescriba, como qpdf. Si no te sientes cómodo con la terminal, quédate con los caminos de arriba.

PDF escaneados y PDF que se radican

Dos situaciones muy colombianas merecen un párrafo aparte.

El escáner de la oficina. Un documento escaneado en la multifuncional suele salir como PDF con el nombre del equipo, del usuario que escaneó o de la carpeta de red en las propiedades, y con la fecha y la hora exactas. Si escaneas la cédula o el desprendible de nómina de un cliente, el PDF puede decir además quién lo escaneó y cuándo. Antes de reenviarlo, abre sus propiedades: suele bastar con vaciar el título y el autor.

Lo que se radica ante una entidad. Un memorial que se manda por correo a un juzgado, una respuesta a un requerimiento o los anexos de una propuesta en un proceso de contratación pública terminan en un expediente o en una plataforma que pueden consultar otras personas: la contraparte, otros oferentes, a veces cualquiera. El PDF llega con sus propiedades. Si el título dice «borrador 3 revisado por el socio» o el autor es un practicante que ya no está en la firma, eso queda en el expediente. Revísalo antes de radicar, como revisarías la ortografía.

Las fotos dentro del PDF: cámara, hora y ubicación

Las fotos tienen sus propios metadatos, los EXIF: la marca y el modelo del celular, la fecha y la hora exactas y, si estaba activada, la ubicación. Cuando una foto se pega en un Word (o se sube a ChatGPT) y el Word se exporta a PDF, esos datos a veces viajan con ella.

Es el caso típico del informe de un siniestro, de un avalúo o de la visita de obra: fotos tomadas con el celular, en la casa del cliente, con la ubicación activada. Quien reciba el PDF puede sacar la foto y ver dónde se tomó.

Para evitarlo desde el origen:

• En iPhone, al compartir una foto, toca Opciones arriba y desactiva Ubicación.
• En Android, depende de la marca: en la app de la cámara busca la opción de guardar la ubicación y desactívala, o en la galería busca la de quitar la ubicación al compartir.
• En el computador, en Windows, clic derecho en la foto, Propiedades, Detalles, «Quitar propiedades e información personal».

Y si la foto es de un documento, como una cédula, el problema no son los EXIF: es lo que se ve en la foto. Eso lo explicamos en qué pueden hacer con una foto de tu cédula.

Quitar metadatos de imágenes hechas con IA

Cada vez más gente busca cómo quitar los metadatos de una imagen hecha con IA. Conviene saber qué hay ahí antes de decidir. Las imágenes que generan ChatGPT, Gemini o las herramientas de Adobe suelen llevar credenciales de contenido (el estándar C2PA) y marcas en los metadatos que dicen que la imagen la creó una IA y con qué herramienta. Esos datos no dicen quién eres tú: dicen de dónde salió la imagen.

Por eso, la pregunta útil no es cómo quitarlos sino para qué. Si la imagen va en una presentación o en un PDF de trabajo, esos metadatos no exponen datos personales y no hace falta tocarlos. Lo que sí conviene revisar son los metadatos que agrega tu equipo al guardarla o editarla, como el autor del archivo. Y si la idea es hacer pasar una imagen generada como si fuera una foto real, eso ya no es un tema de privacidad: muchas plataformas piden etiquetar ese contenido y quitar las marcas no cambia lo que es.

Por qué el autor de un PDF es un dato personal

La Ley Estatutaria 1581 de 2012 define, en su artículo 3, el dato personal como «cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables». El nombre del autor de un PDF lo es, y también el nombre del cliente escrito en el título.

Eso no quiere decir que mandar un PDF con tu nombre en las propiedades sea un problema legal: muchas veces es lo normal. Quiere decir que, cuando el nombre es de un cliente o de un tercero, o cuando el PDF sale de la empresa o va a un chat de IA, esos datos merecen el mismo cuidado que los de la página. La ley pide manejar los datos personales con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su consulta o uso no autorizado, y limpiar las propiedades antes de mandar es una de las más sencillas. Qué más implica para quien usa IA en el trabajo lo resumimos en inteligencia artificial y protección de datos en Colombia.

Quitar los metadatos no tapa lo que está escrito

Este es el error más común: limpiar las propiedades y creer que el PDF ya está listo para mandarlo a cualquiera. El cuerpo del informe sigue llevando el nombre del cliente, su correo y su celular hasta que alguien los cambie.

Si el documento va a salir de la empresa, o lo vas a subir a un chat de IA para que lo revise o lo resuma, hay que tapar también esos datos. Para eso está la herramienta de censurar un PDF de Nonimo. Subes el PDF, no lo guardamos, y descargas un archivo nuevo con los datos cambiados por etiquetas. Un ejemplo, con el texto de la primera página de un informe:

ANTES
Informe de nómina, septiembre

Empleada: Camila Rincón Vanegas
Correo: cliente@example.com
Celular: +57 300 000 0000

Revisa si la liquidación de las vacaciones está bien calculada y explica la diferencia con agosto.

DESPUÉS
Informe de nómina, septiembre

Empleada: [PERSONA_1]
Correo: [CORREO_1]
Celular: [TELEFONO_1]

Revisa si la liquidación de las vacaciones está bien calculada y explica la diferencia con agosto.

Datos de ejemplo: el nombre es inventado, el celular es de ceros y example.com es un dominio reservado para ejemplos.

La pregunta sigue teniendo sentido para quien la lea, sea una persona o una IA, sin saber de quién se trata. Si lo que tienes es un Word, puedes subirlo tal cual y tapar sus datos en lugar de exportarlo primero. En los dos casos, lo que descargas es un archivo nuevo; revisa sus propiedades como con cualquier otro antes de mandarlo.

Qué datos conviene tapar y cuáles dejar lo contamos en qué datos no compartir con ChatGPT y otras IA.

Antes de mandarlo: la revisión de dos minutos

Antes de mandar un PDF fuera de la empresa, o de subirlo a un chat, repasa esta lista:

1. Propiedades. Abre Propiedades del documento y mira el autor, el título y las palabras clave.
2. Comentarios y anotaciones. Abre el panel de comentarios: si hay notas internas, quítalas.
3. Adjuntos. Revisa el panel de archivos adjuntos: un PDF puede llevar dentro el Excel de donde salió.
4. Capas. Si el PDF viene de un programa de diseño o de planos, revisa el panel de capas.
5. Fotos. Si tiene fotos tomadas con el celular, piensa si llevan la ubicación.
6. Contenido. Lee la primera y la última página buscando nombres, cédulas, correos y celulares.
7. Nombre del archivo. «Contrato-Builes-Zapata.pdf» dice lo mismo que el título. Cámbialo por algo neutro.
8. Para quién es. Si es la copia para un trámite, ponle una marca de agua al PDF con el destinatario y la fecha.

Lo último se olvida mucho: el nombre del archivo viaja con él y queda en la bandeja del correo de quien lo recibe, aunque los metadatos estén limpios.

Cuando el PDF va a una IA

Subir un PDF a ChatGPT, Claude, Copilot o Gemini es mandarlo entero: la IA lee el texto, a veces las imágenes, y puede leer también los metadatos. Si el autor o el título llevan el nombre de un cliente, la IA lo recibe aunque no se vea en la página. Qué pasa con el archivo una vez subido, cuánto tiempo se guarda y cómo borrarlo lo explicamos en subir documentos a ChatGPT sin exponer datos de clientes.

La regla práctica es la misma para todo: primero se limpian las propiedades, después se tapan los datos del contenido y, al final, se sube. Si lo haces seguido, la app de Nonimo tapa en tu computador los datos del texto que pegas en la IA, con una tecla, y te los devuelve en la respuesta.

Más sobre cómo cuidamos tus archivos, en nuestra página de seguridad.