Marca de agua en un PDF: cómo ponerla

Una marca de agua en un PDF es un texto, o una imagen, que se pone sobre las páginas para que se vea a simple vista de quién es el documento, para quién era la copia o en qué estado está: borrador, confidencial, copia para un trámite. Las páginas que aparecen primero en Google cuando buscas «marca de agua PDF gratis» lo hacen en un par de clics, pero te piden subir el documento a un servidor ajeno. Si el PDF lleva datos de clientes, de trabajadores o tuyos, hay una alternativa: hacerlo con los programas que ya tienes en el computador.

Esta guía explica cómo poner una marca de agua en un PDF con Word, LibreOffice, Google Docs, Vista Previa del Mac y Acrobat, con los pasos de la ayuda oficial de cada uno, en su versión en español. También qué conviene escribir, dónde ponerla y por qué una marca de agua no reemplaza tapar los datos que el destinatario no necesita.

Cómo poner una marca de agua en un PDF, paso a paso

1. Decide qué va a decir

Para quién es la copia, para qué y cuándo, por ejemplo «Copia para la corredora, solo para el arriendo · octubre 2026». Ningún dato tuyo en la marca: ni RUT, ni celular, ni dirección.

2. Elige el programa

Si el documento todavía está en Word, LibreOffice o Google Docs, pon la marca ahí y exporta a PDF. Si ya es un PDF, usa Vista Previa en el Mac o Acrobat, si lo tienes. Los pasos de cada programa están más abajo.

3. Ponla sobre el contenido

Grande, semitransparente y cruzando el centro de cada página, no en una esquina donde se recorta en un segundo.

4. Guarda un PDF nuevo

Guarda o exporta la copia marcada con otro nombre y conserva aparte el original sin marca. En Vista Previa, fija el texto con Archivo, Imprimir, Guardar como PDF, para que no quede editable.

5. Revísalo antes de mandarlo

Abre el PDF que sale y comprueba que la marca esté en todas las páginas, que deje leer lo que el destinatario necesita y que el texto sea el de este envío, no el de uno anterior.

Para qué sirve una marca de agua en un PDF

Adobe la define como un texto o una imagen que se agrega a un PDF para indicar la propiedad, promocionar una marca o señalar que el contenido es confidencial. En el día a día de una oficina se usa para tres cosas.

Marcar el estado de un documento. BORRADOR en un contrato que todavía se negocia, para que nadie lo firme por error; CONFIDENCIAL en un informe interno. Es el uso clásico, y Word trae esas marcas listas para elegir.

Dejar constancia de para quién era la copia. La copia de un contrato de trabajo, de tres liquidaciones de sueldo o de una escritura que mandas a una corredora de propiedades, a un banco o a una automotora va a quedar años en un correo, en una carpeta compartida o en un chat de WhatsApp. Una marca que diga «Copia para la corredora, solo para el arriendo · octubre 2026» deja escrito en la misma página para qué la entregaste. Si un día esa copia aparece en otro trámite, el texto muestra que no era para eso. Y si trabajas en una notaría, revisa también cómo usar la IA con escrituras y minutas.

Identificar a quién se le mandó. Cuando un mismo documento va a varios destinatarios, por ejemplo una propuesta de servicios a tres clientes potenciales o un informe a varios socios, una marca distinta para cada uno permite saber de qué copia salió una filtración. Si la propuesta nació en PowerPoint, quítale las notas del orador antes de exportarla.

Lo que una marca de agua no hace es impedir que alguien lea, copie o use los datos del documento. Los nombres, los números y los domicilios siguen legibles debajo. Y, como veremos, quien tenga las herramientas adecuadas la puede quitar. Es una etiqueta, no un candado.

Qué escribir en la marca de agua

Antes de abrir cualquier programa, decide el texto. Es lo que más cambia la utilidad de la marca, y casi nadie le dedica un minuto.

Una buena marca de agua responde tres preguntas: para quién es la copia, para qué y cuándo. Algunos textos que funcionan:

• «Copia para la corredora, solo para el arriendo · octubre 2026»
• «Copia para el banco, solo para el crédito hipotecario · octubre 2026»
• «Borrador para revisión del cliente · no firmar»
• «Copia para la compañía de seguros, siniestro de octubre de 2026»

Si puedes, nombra a la corredora, al banco o a la empresa. No hace falta poner ningún dato tuyo: lo que protege es el destinatario y el motivo, no tu nombre.

Un error que se ve seguido es el contrario: meter datos personales en la propia marca. Hay quien escribe su RUT o su celular en la marca de agua «para que se sepa que es suya». Eso suma datos a la copia en vez de restarlos, y los repite en cada página. La marca tiene que hablar del destinatario y del motivo, nunca de ti. Y al revés: si la copia es de un cliente, no pongas su nombre en la marca; pon el del trámite.

Tampoco hace falta un texto largo. Si no cabe en una línea legible, acórtalo: el nombre del destinatario, una palabra para el motivo y el mes bastan. Un texto demasiado largo obliga a achicar la letra, y una marca chica vuelve a ser fácil de ignorar o de recortar.

Escribir solo «COPIA» o «CONFIDENCIAL» es mejor que nada, pero sirve para cualquier trámite. Si la copia reaparece en una solicitud de crédito que no hiciste, la palabra sola no dice de dónde salió. Una frase concreta hace lo contrario: «solo para el arriendo» en una copia que llega a una financiera muestra a simple vista que no era para ahí.

Esto conecta con una regla de la ley chilena de datos personales. La Ley 21.719, que reemplaza buena parte de la Ley 19.628, recoge en el nuevo artículo 3 el principio de finalidad: los datos se recolectan «con fines específicos, explícitos y lícitos», y no se pueden tratar con fines distintos a los informados al recolectarlos, salvo las excepciones que la propia ley indica. Según su artículo primero transitorio, entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026, salvo que se apruebe la prórroga en trámite en el Senado, que la movería al 1 de diciembre de 2027. La marca de agua no tiene valor legal propio, pero escribe esa finalidad sobre el documento, a la vista de todos los que lo reciban.

Dónde ponerla: cruzando el contenido

La ubicación importa tanto como el texto. Una marca chica en una esquina se recorta en un segundo y el documento queda como si nunca la hubiera tenido. Una marca grande, en diagonal, que cruza el centro de la página y pasa por encima del contenido importante, obliga a retocar la página entera para sacarla, y el retoque suele notarse.

Algunas pautas prácticas:

• En diagonal y al centro. Es la posición que trae por defecto la mayoría de los programas, y la que más cuesta recortar.
• Semitransparente. Tiene que dejar leer lo que hay debajo. Si tapa una cifra o un número que el destinatario necesita, el documento deja de servir. Una opacidad baja, con un gris o un color suave, suele funcionar bien.
• En todas las páginas. Una marca solo en la primera página deja limpias las demás. Word la pone en el encabezado, que se repite en todas; Google Docs la repite en cada página; LibreOffice, en las páginas del estilo de página actual; en Acrobat se marca el intervalo de páginas.
• Repetida, si la copia va a alguien que no conoces. Para un destinatario de confianza basta con una marca por página. Para alguien que recién aparece, conviene repetirla en más de un lugar.

Marca de agua en un PDF con Word

Si el documento nació en Word, lo más simple es poner la marca de agua en Word y después guardarlo como PDF. Microsoft lo explica para las versiones de escritorio.

En Word para Windows:

1. En la pestaña Diseño, selecciona Marca de agua. Ahí aparecen marcas listas, como BORRADOR, CONFIDENCIAL o NO COPIAR.
2. Para escribir tu propio texto, elige Marca de agua personalizada en el mismo menú.
3. Selecciona Marca de agua de texto y escribe el texto en el cuadro Texto.
4. Haz clic en Aceptar.

En Word para Mac:

1. En la pestaña Diseño, selecciona Marca de agua.
2. En el cuadro Insertar marca de agua, selecciona Texto y escribe tu propio texto, o elige uno de la lista.
3. Ajusta la fuente, el diseño, el tamaño, los colores y la orientación.
4. Selecciona Aceptar. Si no ves la marca, Microsoft indica que hay que ir a Ver, Diseño de impresión.

En Word para la web, según Microsoft, se pueden ver las marcas de agua que ya tiene un documento, pero no cambiarlas ni insertar nuevas. Para eso hay que abrir el archivo en la aplicación de escritorio.

La marca de agua de Word vive en el encabezado del documento: Microsoft explica que, para ajustar su ubicación, se abre el encabezado. Eso tiene una consecuencia práctica. Si después pasas el Inspector de documento para limpiar el archivo, la categoría Encabezados, pies de página y marcas de agua la puede borrar. Si quieres limpiar los metadatos y conservar la marca, en esa fila no elijas Quitar todo. Lo explicamos con detalle en cómo quitar los metadatos de un PDF.

Con la marca puesta, Archivo, Guardar como, y elige PDF como tipo de archivo. Guarda también el Word sin marca, por si necesitas otra copia para otro destinatario.

Marca de agua en un PDF con LibreOffice

LibreOffice es gratuito, funciona en Windows, Mac y Linux, y ofrece dos formas de poner una marca de agua.

En el documento: Formato, Marca de agua

En Writer, la ayuda de LibreOffice indica que se va a Formato, Marca de agua (con la interfaz en pestañas, Disposición, Marca de agua). En el cuadro se completan:

• Texto: lo que va a decir la marca.
• Tipo de letra: la fuente, de una lista.
• Ángulo: la rotación, en sentido contrario a las agujas del reloj.
• Transparencia: 0 % es totalmente opaca y 100 % es invisible.
• Color: de una lista desplegable.

La ayuda advierte dos cosas. No se puede elegir el tamaño ni el estilo del texto: el programa lo ajusta para que quepa en una línea. Y los valores se aplican al estilo de página actual, así que, si tu documento usa más de un estilo de página, revisa que la marca salga en todas. Para cambiarla después, se vuelve a abrir el mismo cuadro.

Con la marca puesta, Archivo, Exportar a, Exportar a PDF.

Al exportar: Firmar con marca de agua

El cuadro de exportación a PDF de LibreOffice tiene, en la pestaña Generales, una sección Marca de agua con la casilla Firmar con marca de agua y un campo Texto. Según la ayuda, agrega un texto vertical, en verde claro y centrado en el fondo de cada página del PDF, y la marca no se guarda en el documento original.

Es cómodo cuando necesitas varias copias con marcas distintas del mismo documento: exportas una vez por destinatario y cambias el texto cada vez. El problema es que, según la ayuda, no se puede ajustar la posición, la orientación ni el tamaño de la marca. Si quieres una diagonal grande que cruce el contenido, usa Formato, Marca de agua.

Marca de agua en un PDF con Google Docs

Si el documento está en Documentos de Google, la marca se pone ahí y después se descarga el PDF. La ayuda de Google lo describe así, para el computador:

1. Abre el documento.
2. Ve a Insertar, Elementos de página, Marca de agua.
3. En el panel de la derecha, haz clic en Texto y escribe el texto. Si prefieres una imagen, elige Imagen.
4. Si quieres, ajusta el formato desde el mismo panel.
5. Haz clic en Listo.

Después, Archivo, Descargar, Documento PDF. Dos advertencias de la ayuda de Google: la función no está disponible en documentos con formato sin páginas, y si el texto tiene un color de fondo, la marca puede verse con huecos. Para editarla o quitarla, haz clic con el botón derecho sobre la marca, Seleccionar marca de agua y Editar marca de agua; abajo en el panel está Quitar marca de agua.

Antes de descargar, resuelve las sugerencias y los comentarios: si el documento termina en Word, la ayuda de Google explica que las sugerencias se convierten en control de cambios, y eso es otro problema, que tratamos en cómo quitar el control de cambios en Word.

Marca de agua en un PDF con Vista Previa, en el Mac

Vista Previa no tiene una función llamada marca de agua, pero permite agregar texto encima de un PDF, y eso basta para la mayoría de los usos. La ayuda de Apple lo describe así:

1. Abre el PDF en Vista Previa. Si no ves la barra de marcado, haz clic en el botón Mostrar barra de herramientas de marcado.
2. Selecciona la herramienta Texto, escribe el texto y arrastra el cuadro hasta donde quieras.
3. Con la herramienta Estilo de texto, cambia la fuente y el color.
4. Repite en cada página que necesite la marca.

El paso clave es cómo guardas. Apple explica que, si guardas con Archivo, Guardar, o con Archivo, Exportar, las anotaciones quedan editables, y cualquiera que abra el PDF puede mover o borrar tu texto. Para fijarlas de modo que no se puedan editar, la ayuda indica elegir Archivo, Imprimir, y después Guardar como PDF. Hazlo siempre con la copia que va a salir, y guarda aparte el PDF original sin marca.

Ten en cuenta que con Vista Previa hay que poner el texto página por página. Para un documento de dos o tres páginas no es problema; para uno de cuarenta, Word, LibreOffice, Google Docs o Acrobat son más prácticos.

Marca de agua en un PDF con Acrobat

Si tienes Acrobat, su función de marca de agua es la más completa. Adobe aclara que, a diferencia de los sellos, las marcas de agua se incrustan en la página. Los pasos, según la ayuda de Adobe:

1. Abre el PDF y selecciona Editar.
2. En el panel izquierdo, elige Marca de agua y después Añadir.
3. En el cuadro Añadir marca de agua, en Fuente, elige Texto para una marca de texto o Archivo para usar una imagen.
4. En Apariencia, ajusta la opacidad, la rotación y el tamaño.
5. En Posición, fija la ubicación vertical y horizontal.
6. Selecciona Aceptar.

Desde el panel de ajustes de la marca de agua se pueden retocar la fuente, el tamaño, la rotación, la opacidad y el intervalo de páginas, ver una vista previa y aplicar la marca. Si tienes que marcar muchos documentos, la opción Aplicar a varios archivos agrega la misma marca a un lote de PDF y te pregunta dónde guardarlos.

Actualizar o quitar una marca de agua en Acrobat

Acrobat también permite actualizar o quitar marcas de agua. Para quitarla, Adobe indica ir a la vista Inicio, Ver todas las herramientas, Editar un PDF, y en el panel Editar elegir Marca de agua, Eliminar. Se pueden agregar varios archivos y quitarles la marca a todos juntos.

Es útil cuando la copia era para ti y ahora la necesitas limpia. Pero también muestra el límite de cualquier marca de agua: si existe un botón para sacarla, alguien más lo puede usar. Una marca grande, que cruza el contenido, sigue siendo más difícil de borrar sin dejar rastro que una chica en una esquina, sobre todo si el PDF se convirtió en imagen o se imprimió y se volvió a escanear. Pero no hay marca imposible de quitar.

La marca de agua no tapa los datos

Este es el punto que más se confunde. Una copia con marca de agua sigue mostrando todo: el nombre, el RUT, el domicilio, el correo. Si el PDF tiene texto, se puede seleccionar y copiar como si la marca no estuviera. La marca dice para quién era la copia; no decide qué datos van en ella.

Por eso el orden correcto es:

1. Decidir qué necesita el destinatario. Un banco que tiene que verificar tu identidad necesita leer el documento entero. Una corredora que pide liquidaciones de sueldo para evaluar a un codeudor necesita ver el líquido a pagar, pero quizás no el detalle de los descuentos de salud ni el nombre de la Isapre.
2. Tapar lo que no necesita. Antes de poner la marca, no después.
3. Poner la marca con el destinatario, el motivo y la fecha.
4. Mandar la copia nueva, no el original.

Es la otra mitad del mismo artículo 3 de la ley: el principio de proporcionalidad pide que los datos que se traten se limiten «estrictamente a aquéllos que resulten necesarios, adecuados y pertinentes» para los fines del tratamiento. La marca escribe la finalidad; tapar se ocupa de que no viaje nada de más. Lo esencial de la ley chilena está en la guía sobre la Ley 19.628 de protección de datos.

Nonimo no pone marcas de agua: tapa los datos del texto. Para un PDF está la herramienta para censurar un PDF. Subes el PDF, no lo guardamos, y descargas un archivo nuevo con los nombres, los correos, los teléfonos y las direcciones cambiados por etiquetas. Un ejemplo con la primera página de un contrato:

Contrato de arriendo: copia para la corredora

Arrendataria: Fernanda Quezada Llanquileo
Domicilio: Calle Inexistente 0, La Serena
Correo: cliente@example.com
Celular: +56 9 0000 0000

Resume las obligaciones de la arrendataria y los plazos de aviso.

Así queda después de pasar por Nonimo:

Contrato de arriendo: copia para la corredora

Arrendataria: [PERSONA_1]
Domicilio: [DIRECCION_1]
Correo: [CORREO_1]
Celular: [TELEFONO_1]

Resume las obligaciones de la arrendataria y los plazos de aviso.

A ese PDF nuevo le pones después la marca de agua con cualquiera de los programas de arriba. Si el documento todavía está en Word, también puedes tapar los datos del Word directamente y exportarlo después. Si el contrato lleva el RUT de las partes, revísalo a mano antes de la marca: es justo el dato que más conviene tapar cuando el destinatario no lo necesita.

La copia del carnet: una guía aparte

La consulta más común sobre marcas de agua en Chile no es un contrato: es la copia del carnet que piden una corredora, un empleador, una automotora o un banco. Los pasos para poner la marca en un PDF son los de esta guía, pero el carnet tiene sus propias preguntas: qué escribir, cómo ubicar la marca sin tapar el RUN que el trámite necesita, qué otros datos conviene tapar, como el número de documento, y qué hacer si alguien la rechaza. Todo eso está en la guía de marca de agua en el carnet.

Si además quieres saber qué datos del carnet conviene tapar antes de mandar la copia, hay una guía para tapar datos del carnet.

Antes de mandarlo: revisa la copia

Abre el PDF que vas a mandar, no el que tenías en pantalla, y revisa cinco cosas:

1. La marca se ve en todas las páginas. Recorre todas, no solo la primera.
2. Deja leer lo que hace falta. El monto, la fecha o el número que el destinatario necesita tienen que seguir legibles.
3. Cruza el contenido. Si quedó en un margen, muévela al centro.
4. El texto es el correcto. Si estás reutilizando un documento, fíjate en que la marca no diga el nombre del destinatario anterior. Es un error más común de lo que parece.
5. Las propiedades están limpias. Un PDF con una marca de agua impecable puede seguir llevando en sus propiedades el nombre de quien lo armó o el del cliente en el título.

Para el último punto, la guía para quitar los metadatos de un PDF explica cómo revisarlas en Acrobat, Word, LibreOffice, Google Docs y el Mac.

Cuándo conviene en una oficina

En una corredora de propiedades circulan muchos documentos con datos de terceros: liquidaciones de sueldo de arrendatarios y codeudores, certificados de dominio vigente, contratos de arriendo en borrador. Una marca de agua con la propiedad y la fecha ayuda a que cada copia quede atada a su trámite.

En una oficina contable o en un estudio jurídico, el uso típico es el borrador: un balance, un informe en derecho o un contrato que todavía no está aprobado y que no debería circular como si fuera la versión final. Una marca BORRADOR en diagonal evita confusiones con el cliente y con terceros. Cuando el escrito está listo para presentarse en la Oficina Judicial Virtual, la marca de borrador se quita y la versión final sale limpia.

Para un corredor de seguros, las copias de pólizas, denuncias de siniestro y antecedentes del asegurado van a la compañía, al liquidador y, a veces, al taller. Marcar cada copia con su destino permite saber cuál salió de dónde.

En todos los casos la regla es la misma: la marca va sobre una copia, el original se guarda limpio y, si el destinatario no necesita un dato, ese dato se tapa antes.

Preguntas que suelen aparecer

¿Las páginas que ponen marcas de agua gratis son seguras? Depende de cada una. Antes de subir un documento con datos de clientes, lee qué hace el servicio con el archivo, dónde lo procesa y cuánto tiempo lo guarda. Con Word, LibreOffice o Vista Previa, el archivo no sale de tu computador.

¿Puedo poner una imagen, como el logo de la oficina? Sí. En Word, la marca de agua personalizada tiene la opción Marca de agua de imagen; Google Docs y Acrobat aceptan una imagen como fuente. Pero un logo dice de quién es el documento, no para quién era la copia. Para lo segundo, el texto funciona mejor.

¿La marca de agua le da validez legal a la copia? No. Ni se la da ni se la quita. Es una práctica de cuidado, no un requisito. Si alguien rechaza una copia con marca, pregunta por qué y qué texto le serviría: quien recibe es quien decide.

¿Puedo poner la marca en un PDF escaneado? Sí, con cualquiera de los métodos. En un escaneo las páginas son imágenes, y la marca se agrega encima igual que en un PDF con texto. Si el escaneo es de un documento de identidad, como la hoja de datos del pasaporte, tapa primero lo que el destinatario no necesita.

Fuentes consultadas

• Adobe, «Añadir marcas de agua a documentos PDF» y «Quitar marcas de agua» (consultadas en octubre de 2026): definición, diferencia con los sellos, Editar, Marca de agua, Añadir y Eliminar. Añadir · Quitar.
• Microsoft, «Insertar una marca de agua», «Usar una marca de agua personalizada» y «Ajustar la colocación de una marca de agua» (consultadas en octubre de 2026). Insertar · Personalizada · Colocación.
• Microsoft, «Quitar datos ocultos e información personal mediante la inspección de documentos» (consultada en octubre de 2026): la categoría Encabezados, pies de página y marcas de agua. support.microsoft.com.
• LibreOffice, «Marca de agua» y «Generales» (exportar a PDF) (ayuda en español, consultadas en octubre de 2026). Marca de agua · Exportar a PDF.
• Google, «Inserta, edita o borra marcas de agua» y «Sugerir ediciones en Documentos de Google» (consultadas el 21 de octubre de 2026). Marcas de agua · Sugerencias.
• Apple, «Anotar un archivo PDF en Vista Previa en la Mac» (consultada en octubre de 2026): la herramienta Texto, Estilo de texto y cómo fijar las anotaciones con Archivo, Imprimir, Guardar como PDF. support.apple.com.
• Ley 21.719, nuevo art. 3 de la Ley 19.628, letras b) (finalidad) y c) (proporcionalidad), y artículo primero transitorio, en LeyChile (consultada el 21 de octubre de 2026). bcn.cl/leychile.

Este resumen no reemplaza la asesoría de un abogado.